Где взять деньги на проведение мероприятия: пять хороших и один плохой способ

Получить прибыль от мероприятия — цель любого организатора. Но чтобы ее достичь, нужно решить одну задачу — понять, где взять деньги на подготовку. В этой статье разбираемся, какие траты ждут ивент-менеджеров и где взять деньги на проведение мероприятия.

• Для чего организаторам мероприятий нужны деньги
• Шесть вариантов найти деньги на проведение мероприятия
• Самый беспроигрышный способ найти деньги на проведение мероприятия

Для чего организаторам мероприятий нужны деньги

Точный список статей расходов зависит от формата мероприятия. На что могут понадобиться деньги:

• аренда помещения — концертного зала, площадки для конференции и так далее;
• аренда звукового оборудования — микрофоны, колонки;
• аренда светового оборудования;
• большие экраны — для трансляции того, что происходит на сцене, в зал;
• организация встречи гостей — ресепшн, проверка билетов и так далее;
• съемочная команда и оборудование;
• услуги переводчиков для международных конференций;
• оплата интернета на площадке;
• организация кейтеринга;
• рекламный бюджет на продвижение мероприятия и другое.

Если вы планируете провести бизнес-ивент, прочитайте статью «Как организовать деловое мероприятие и ничего не упустить: гайд для новичков». Она поможет вам не упустить главное при разработке программы ивента и составлении сметы.

Шесть вариантов найти деньги на проведение мероприятия

Даже если вы ни разу не проводили мероприятия, у вас всё равно есть возможность придумать свой ивент и найти на него деньги. Делимся основными способами — их используют уже многие организаторы.

Вложить свои средства

Этот способ подходит в том случае, если у вас есть необходимая сумма и вы готовы ею рисковать. В случае с ивентами не бывает стопроцентной гарантии, что всё пройдет так, как вы задумали. Последние два года доказали нам, что мероприятия могут отмениться буквально за ночь до проведения без какой-либо вины со стороны организатора.

В то же время этот вариант идеален, если вы придумали небольшой ивент и хотите протестировать идею без дополнительных обязательств перед кем бы то ни было. За исключением участников мероприятия, конечно.

Также этот способ нередко используют компании для проведения бизнес-ивентов. В этом случае у них даже может не быть целей по монетизации события.

Взять кредит

Вариант для самых дерзких. Он точно не подходит для начинающих организаторов. Не факт, что удастся провести, например, концерт и сразу же получить прибыль, которая позволит избавиться от долгов. Хотя шансы выйти в плюс довольно высоки. Особенно если воспользоваться советами из нашей статьи «Как стать организатором концертов с нуля и дорасти до организации туров».

Но мы всё же не рекомендуем брать кредиты на организацию ивентов. Лучше рассмотреть другие варианты привлечения денег на проведение мероприятия или пересмотреть статьи расходов. Возможно, получится убрать какие-то пункты из программы и существенно сократить бюджет ивента, не потеряв при этом в качестве.

Найти спонсоров

Этот способ делится еще на два.

В первом случае организаторы анонсируют ивент и предлагают бизнесу купить партнерские пакеты. Таким образом, бизнес дает организаторам деньги на проведение мероприятия, а сам получает упоминание на сайте ивента, размещение логотипа на площадке и тому подобное.

Во втором случае компания, которая спонсирует ивент, по сути, заказывает его проведение и напрямую влияет на программу, список участников и другие атрибуты мероприятия.

Этот способ рабочий, но если вы планируете продавать спонсорские пакеты, он не должен быть единственным источником финансирования ивента. В противном случае рискуете остаться и без мероприятия, и без денег, и с испорченной репутацией.

Запустить краудфандинг

Этот способ немного похож на спонсорство — ваше мероприятие также поддерживают разные люди. Но при краудфандинге они делают это чаще всего не за упоминание на сайте или размещение логотипа на баннерах, а просто так или за какие-то бонусы.

Рассчитывать только на краудфандинг при организации мероприятия точно нельзя — крайне сложно просчитать заранее, сколько людей будут готовы вас поддержать.

Объединиться с другим организатором

Чтобы воспользоваться этим вариантом, нужно найти организатора, который в такой же мере заинтересован в организации и проведении ивента, как и вы. Второе немаловажное условие — вы дополняете друг друга в плане компетенций или оба знаете об организации мероприятий всё от и до.

По уровню риска этот вариант можно расположить между вариантами «вложить свои деньги» и «найти спонсоров». Деньги вкладывать всё равно придется, но вероятность, что что-то пойдет не так, всё же ниже.

Важно: подпишите соглашение о том, как распределяются обязанности, кто сколько денег вкладывает и как вы поделите прибыль от мероприятия.

Использовать деньги от монетизации события

Один из лучших способов получить деньги на проведение мероприятия — запустить продажу билетов. Если вы всё сделали правильно, использование оборотных денег поможет покрыть все остальные расходы. Главное — не забирать на организацию все деньги, которые поступили от продажи билетов. Часть выручки нужно оставить на непредвиденные расходы — возвраты и форс-мажорные траты.

Недостаток этого способа кроется даже не в самом варианте использования денег. А в том, что не все сервисы для продажи билетов позволяют быстро вывести деньги. В этом случае Qtickets выгодно отличается от всех конкурентов. У нас можно вывести деньги в любой момент.

Самый беспроигрышный способ найти деньги на проведение мероприятия

Самый неблагонадежный вариант мы с вами вычислили сразу — брать кредит. А вот однозначно назвать самым лучшим только один из вариантов нельзя. Каждый способ по-своему хорош.

А лучше всего и вовсе не полагаться только на один источник денег, комбинировать их. Например, так:

• начать подготовку к мероприятию на свои деньги;
• разработать несколько вариантов партнерских пакетов и начать переговоры с компаниями, которые могут вас поддержать;
• начать продавать билеты и пускать часть вырученных денег (напомним, что в Qtickets это возможно) на покрытие расходов.

Это не единственный вариант использовать сразу несколько способов. Можно сочетать разные источники и отдавать им разный приоритет. Главное, чтобы в итоге вы не только собрали нужную сумму, но и качественно провели ивент и получили прибыль от мероприятия.