Как минимизировать очереди и повысить лояльность участников мероприятия: готовая система контроля билетов от Qtickets
Очереди на входе, сдвиги по времени, раздраженные гости и усталые сотрудники — всё это убивает атмосферу мероприятия и портит впечатление от самого ивента. Если система контроля билетов не работает, страдает не только настроение, но и лояльность вашей аудитории.
Как сделать так, чтобы гости проходили на мероприятие быстро, без толкучки и нервов? Решает грамотная система контроля билетов — особенно если вы используете регистрацию на мероприятие по QR-коду и хотите, чтобы процесс не тормозил поток. В этом материале — как организовать процесс так, чтобы все были довольны и никто не застревал у входа.
В статье вы найдете:
- Как подготовиться к регистрации на мероприятие и избежать хаоса за 3 шага
- Система контроля билетов: как ускорить проход на мероприятие
- Заключение
Как подготовиться к регистрации на мероприятие и избежать хаоса: три главных шага
Очереди на входе — это всегда результат ошибок в подготовке. Когда сотни или тысячи гостей пытаются войти через одни и те же турникеты и пункты пропуска, где осуществляется проверка наличия и валидация входных билетов, малейший сбой превращается в затор. Чтобы такого не происходило, важно заранее продумать организацию входа с помощью современной системы контроля билетов.
Пять причин, почему появляются очереди:
- Недостаточно персонала на входе. Если организатор экономит на сотрудниках или не оценивает реальное число гостей, проверка билетов превращается в затяжной процесс.
- Медленное сканирование или регистрация. Люди достают билеты в последний момент или долго ищут их в телефоне — в итоге гость задерживает поток, что увеличивает время ожидания каждого следующего.
- Ограниченная инфраструктура. Узкие двери, плохая навигации и неясная разметка мешают гостям своевременно и быстро находить стойку регистрации.
- Медлительная охрана на «рамках». Ваши сканировщики могут быстро работать, но они не спасут, если досмотр на «рамках» тормозит движение. Чем больше охраны — тем лучше для скорости и безопасности.
- Сбой в управлении потоком. Если у одного из гостей в процессе входа возникла ситуация, при которой он тормозит проход других гостей.
Дальше — три шага, которые помогут сократить очереди и не дать хаосу разрушить вашу работу.
Шаг 1. Проверить и настроить площадку заранее
Приезжайте на площадку за несколько дней до ивента, как можно ближе к дате, — оцените реальное расположение входов, ширину проходов, зоны досмотра, места ожидания.
— Отметьте, где образуются узкие места.
— Проверьте, сколько реально времени уходит на проход группы людей.
— Подумайте, хватит ли текущих входов и выходов для вашего потока. Если нет — ищите запасные маршруты, временные ворота, увеличивайте зоны досмотра.
— Продумайте навигацию: развесьте яркие таблички, обозначьте очереди, сделайте зону ожидания с сиденьями, wi-fi и элементарным развлечением (фото-зона, музыка, welcome-бар).
Шаг 2. Разделите потоки и настройте систему входа
Разделяйте гостей по категориям: отдельный вход для VIP, отдельный для обычных зрителей, отдельный — для персонала и артистов. Каждый вход оборудуйте: пронумеруйте, поставьте стойки. Далее можно выбрать один из способов:
- Вариант 1: На каждый вход ставьте отдельного сотрудника для сканирования билетов. Подходит для больших ивентов (1000+ гостей): несколько входов, каждый работает на свою категорию, очереди рассасываются быстрее.
- Вариант 2: Одна общая очередь, после которой гостей направляют к своему входу в зависимости от типа билета. Хорошо для мероприятий с меньшим числом участников — так персонал эффективнее контролирует поток и исключает столпотворение.
В любом случае, заранее расскажите гостям, каким входом им пользоваться: отправьте схему входов вместе с билетом, продублируйте в письме и по возможности в SMS в день мероприятия. Такой подход экономит всем время, снижает напряжение и уменьшает количество вопросов на входе.
Шаг 3. Обучить сканировщиков, хелперов, стюардов, охрану
Ваша команда на входе — это лицо вашего мероприятия. Они не только обрабатывают билеты на входе и помогают сориентироваться, но и создают приятную и безопасную среду для гостей. Перед мероприятием проведите мини-брифинг:
— Обучите персонал работе со сканерами, приложением и всей программой контроля билетов: дайте чек-листы, покажите, как проверять статус билета, что делать при сбоях и как быстро решать типовые ситуации;
— Проговорите типовые ситуации: у кого не проходит билет, кто потерял телефон, кто пришел не в тот сектор;
— Дайте всем контакт ответственного за нестандартные ситуации — чтобы каждый знал, кому звонить при проблемах;
— Методички и памятки, в которых вы опишете все стандартные и заранее известные ситуации, подготовьте в электронном и бумажном виде, пришлите в чат для персонала;
— Проверьте хватает ли людей на входе. Не экономьте — дополнительный человек для обработки входящих гостей может существенно ускорить процесс прохождения;
— Определите самые слабые места в цепочке захода гостей (сканирование, досмотр, рамки, гардероб, ширина проходов) и найдите решение как от них избавиться.
Система контроля билетов: как ускорить проход на мероприятие
Главная цель — избежать «бутылочного горлышка» на входе. Чем быстрее проходят гости, тем спокойнее атмосфера и меньше риска сорвать тайминг.
Что делать, чтобы ускорить поток:
- Планируйте пиковую нагрузку. Большинство гостей приходит за 15–30 минут до начала. Проанализируйте продажи и заранее подготовьте максимальное количество сканировщиков и стюардов именно к этому периоду времени.
- Стимулируйте ранний приход. Дайте гостям повод приехать заранее — разыграйте бонусы, предложите welcome-дринк или сувенир тем, кто входит первым.
- Ясно информируйте. Поясните, что быстрее пройти можно через определенный вход. Дублируйте информацию в билетах, email-рассылках, SMS и на площадке.
- Работайте с очередями гибко. Если видите, что где-то начинает скапливаться очередь — перекиньте туда свободных сотрудников или откройте дополнительный вход.
Так вы распределите поток гостей во времени и избежите стрессовых очередей благодаря правильной системе контроля билетов. Большинство участников спокойно попадут на площадку за час до начала, остальные войдут вовремя, а вы сохраните позитивный настрой всей команды и зрителей.
Регистрация на мероприятие по штрих- или QR-коду
Забудьте про длинные проверки и бумажные списки. Электронные билеты с QR-кодом ускоряют регистрацию на мероприятие и помогают гостям пройти быстрее. Регистрация на мероприятие по QR-коду занимает не больше пяти секунд.
Гости получают билеты на почту. Не нужно распечатывать — достаточно показать код на экране телефона. Сканировщик подносит смартфон или сканер — и гость уже внутри. Все данные о билете и его статусе — в вашей базе, риски подделки или потери сведены к минимуму.
Такой подход не только ускоряет регистрацию, но и формирует современный, технологичный имидж мероприятия. Быстро, удобно, без нервов и очередей. Используйте регистрацию на мероприятие по QR-коду не только для ускорения прохода, но и для сбора статистики по входу.
Пример регистрации на мероприятие по QR-коду
Сканер или мобильное приложение
Старые добрые сканеры — это отдельные устройства, которые нужно подключать к ноутбуку или телефону. За ними надо следить, они могут ломаться, шуметь и часто оказываются неудобными, особенно на морозе или в потоке гостей. К тому же аренда и обслуживание обходятся недешево. И не забудьте об ответственности за их сохранность.
Сегодня есть простой вариант — программы контроля билетов. Например, мобильное приложение Qtickets работает на любом смартфоне (iOS, Android) и не требует сложных настроек.
Что умеет приложение Qtickets для контроля билетов:
- Сканировать QR- и штрих-коды прямо с экрана телефона или распечатанных А4;
- Назначать сканировщикам разные типы билетов, чтобы каждый знал, кого пускать;
- Показывать статус билета и время прохода — полезно при спорах и возвратах;
- Отмечать выход гостей и учитывать повторные проходы (важно для безопасности);
- Работать в офлайн-режиме — интернет не обязателен, всё зафиксируется автоматически;
- Давать гостям возможность самостоятельного сканирования: поставьте телефон на стойку.
Преимущество мобильного приложения — мобильность, простота и скорость. Программа контроля билетов помогает организаторам экономить на оборудовании и персонале, а гостям проходить без задержек и бумажной волокиты. Просто скачайте приложение, авторизуйтесь и начинайте сканировать. Всё остальное — уже внутри.
Как работает сканер Qtickets:
- Скачайте приложение ( App Store , Google Play , Huawei AppGallery ) и авторизуйтесь;
- Наведите камеру на QR- или штрих-код билета (с экрана или бумаги);
- Приложение сразу покажет, что билет валидный — появляется зеленая галочка. Если что-то не так — уведомит об ошибке со звуком.
- Пример сканирования:
Пример отсканированного билета с помощью приложения Qtickets
В чём выгода:
- Не нужно закупать или арендовать оборудование;
- Можно использовать любое место как площадку для событий, даже в чистом поле без связи;
- Легко увеличивать количество входов — просто установите приложение сотрудникам на телефон;
- Меньше расходов и человеческого фактора — всё автоматизировано.
Приложение для сканирования билетов от Qtickets открывает для организаторов большие возможности и убирает ограничения.
Заключение
Если вы не хотите видеть очереди и нервных гостей, начинайте с простого: выстраивайте процесс контроля билетов заранее. Используйте электронные билеты, QR-коды и мобильные приложения — это ускоряет проход, снижает нагрузку на персонал и делает ваш ивент современным.
Чем меньше люди ждут на входе, тем больше у них удовольствия от самого мероприятия. А организатор — спокоен и уверен: всё работает, гости довольны, деньги поступают вовремя.
Управляйте процессом, внедряйте новые инструменты, программы контроля билетов, экономьте на оборудовании и выводите свой сервис на новый уровень. Тогда о вашем мероприятии будут помнить не только из-за программы, а ценить за внимание к деталям и заботу о гостях, которые с удовольствием придут к вам снова.