Как организовать деловое мероприятие и ничего не упустить: гайд для новичков

«Ивентология» на мероприятиях продает курсы, amoCRM на «АМОКОНФ» продвигает свою CRM, IT-компании организуют митапы и конференции, чтобы привлечь разработчиков в команду, а один наш партнер, владелец айти-аутсорсингового агентства, пиарит на мероприятиях не только себя как работодателя, но и закрытый клуб по подписке, где проводит обучение. Список можно продолжать.

Особенность организации деловых мероприятий в том, что их проводят не для быстрого заработка — деньги от продажи билетов чаще всего едва покрывают затраты. Тут другие задачи: презентация и продажа своих продуктов или услуг, повышение узнаваемости бренда, знакомство с остальными игроками рынка и поиск партнеров, привлечение квалифицированных специалистов.

Несмотря на популярность таких мероприятий и их распространенность, организация конференций и других деловых мероприятий остается непростой задачей с множеством переменных. Особенно для тех, кто сталкивается с ними впервые. В этой статье мы собрали самую важную информацию для новичков — она поможет учесть особенности деловых мероприятий и провести свой первый ивент на пятерку.

Вы узнаете:

• Какие форматы деловых мероприятий существуют и чем они отличаются друг от друга
• Как организовать первое деловое мероприятие
• Где искать и по каким критериям отбирать спикеров
• Как выбрать площадку и где взять оборудование для конференции или другого делового мероприятия
• Как организовать питание для участников
• Что сделать для удобства гостей
• Как рассчитать бюджет с учетом особенностей делового мероприятия
• Как продвигать деловые мероприятия разных типов и продавать билеты
• Как заработать на конференции или другом деловом мероприятии
• Как собирать обратную связь после мероприятия

Форматы деловых мероприятий

Формат — первое, с чем нужно определиться. Выбор зависит от ваших целей, так как одни типы деловых мероприятий предполагают тесное общение участников друг с другом и с экспертами, другие — скорее, пассивное потребление информации.

Деловые мероприятия большинства форматов можно провести не только офлайн, но и онлайн. Это позволит вам расширить географию участников и избежать отмены ивента, если собираться большими группами снова запретят.

Бизнес-завтраки

Такие ивенты проводят в начале рабочего дня в ресторане или в другом помещении, где можно полноценно позавтракать или, как минимум, организовать кофе с закусками. Продолжительность встречи — около полутора часов.

Каждый бизнес-завтрак посвящен одной теме. Она может быть любой — от продвижения экспертного блога до юридических изменений в строительной сфере. Программа бизнес-завтрака обычно включает в себя несколько докладов от участников мероприятия или приглашенных экспертов и обмен опытом. Этот формат подходит для небольшого количества участников.

Бизнес-завтрак для инхаус-юристов, организованный редакцией журнала Legal Insight.

Источник

Бизнес-завтраки организуют как частные эксперты, так и компании. Во втором случае экспертами выступают сотрудники организации.

Митапы

Митапы — самые неформальные бизнес-мероприятия. Больше всего они распространены в IT-сфере. Средняя продолжительность встречи — от полутора до двух с половиной часов.

Каждый митап так же, как и бизнес-завтрак, посвящен конкретной теме. Спикерами могут выступать как эксперты с именем, так и начинающие специалисты. Для участников митап — это и возможность получить новые знания, и профессиональный нетворкинг, и разновидность досуга.

Митап российской платформы роботизации PIX RPA посетило около 70 человек.

Источник

Организатором митапа может стать и профессиональный ивент-менеджер, и энтузиаст.

Тренинги (мастер-классы)

Основная задача тренингов или мастер-классов — дать участникам новые навыки. Этот тип деловых мероприятий подразумевает наличие хорошо проработанной программы, одного или нескольких тренеров и требований к участникам. Продолжительность зависит от целей и программы мероприятия, она может составлять от нескольких часов до нескольких дней.

Тренинг консультанта по системному развитию бизнеса, психолога, лайф- и бизнес-коуча Андрея Евдокимова.

Источник

Каждый тренинг охватывает одну тему, а участники заранее знают, что будут изучать и к какому результату придут. Тренеры должны быть экспертами в теме обучения, а также уметь работать с обучающимися — создавать комфортную атмосферу, работать с сопротивлением, грамотно пресекать перетягивание внимания на себя одним из участников. Если в вашей компании есть первоклассные специалисты, которые пока неизвестны профессиональному сообществу, прочтите кейс нашего партнера по организации тренинга начинающего спикера.

Также на тренингах хорошо развит нетворкинг: люди не только знакомятся друг с другом, но и нередко работают в командах.

Организаторами тренингов могут быть и частные эксперты, и обучающие центры, и компании, в которых есть эксперты, готовые быть тренерами.

Семинары

Семинары совмещают в себе черты обучающих и имиджевых мероприятий, поэтому отлично подходят для рекламы продуктов или услуг организатора. Чаще всего семинары состоят из серии экспертных докладов и их обсуждений, а вся программа рассчитана на несколько часов.

Семинар «Формула сайта: всё, что нужно знать о продажах в интернете» с участием экспертов Яндекс, МойСклад и 1С-Битрикс.

Источник

Открытые семинары обычно собирают людей одной профессии или заинтересованных конкретной темой. Доклады готовят эксперты компании-организатора или приглашенные специалисты.

Семинары — более формальные ивенты, чем бизнес-завтраки или митапы.

Презентации

Презентации собирают людей, заинтересованных в продуктах вашей компании. Вспомните презентации Apple — люди смотрят их, чтобы узнать, какие устройства появятся в продаже в ближайшее время.

Чтобы проводить успешные презентации, не обязательно быть компанией мировой величины. Важно уметь за один-два часа рассказать о себе, своих продуктах и услугах так, чтобы люди поняли, что они получат от сотрудничества с вами.

Презентацию новых бутс Puma Future на московской площадке TESLA PLACE посетило 3,5 тысячи гостей.

Источник

Для проведения презентаций нужно научиться разрабатывать сценарии таких мероприятий или привлечь опытного подрядчика.

Форумы

Форумы — это тип деловых мероприятий, который часто объединяет несколько других. Например, в программу форума могут входить бизнес-завтрак, серия семинаров и выставка. Также в форумах нередко принимают участие представители министерств.

Российско-Китайский деловой форум, в рамках которого решаются глобальные вопросы сотрудничества России и Китая.

Источник

Тема форума может быть шире, чем темы других деловых мероприятий. Для участия в качестве спикеров приглашают признанных экспертов.

Организацией форумов чаще всего занимается крупный бизнес. Форумы могут длиться несколько дней.

Конференции

Конференции — это крупные тематические встречи экспертов или представителей бизнеса. Их проводят для обмена опытом, нетворкинга и презентаций продуктов или услуг одной или нескольких компаний.

Конференции часто сопровождаются небольшими выставками и бизнес-завтраками. Состав экспертов определяется организатором — это могут быть как сотрудники одной компании, так и специалисты разных организаций и даже частные эксперты. Например, Марк Ланговой из Краснодара, который сотрудничает с Qtickets, организовал конференцию для коллег-разработчиков и собрал на ней 700 человек.

Конференция Krasnodar Dev Days 2019, которую организовал Марк Ланговой с командой.

Источник

Продолжительность конференций может быть разной — от нескольких часов до нескольких дней.

Выставки

Бизнес-выставки объединяют компании, работающие с одной тематикой или в одной сфере. Например, на выставках, посвященных продуктам питания, среди участников могут быть и производители продуктов, и поставщики сырья и оборудования.

Международная выставка «Спорт», организованная Министерством спорта Российской Федерации.

Источник

Выставки могут длиться один или несколько дней. На них часто проводятся бизнес-завтраки, семинары, презентации.

Как организовать первое деловое мероприятие: нюансы, которые нужно учесть

Опытные организаторы мероприятий говорят, что самая большая загвоздка в их деле — верить в то, что до ивента еще много времени.

Поэтому первое правило организатора — всё, что можно сделать сразу, делаем сразу. Звонки и письма партнерам, обсуждение темы со спикером и любые задачи лучше решать заранее.

Второе правило — всё должно быть записано. Составьте для себя тематические чек-листы или общую ментальную карту, в которых вы сможете отмечать, что уже сделано, а что еще нет. Выбирайте и используйте сервисы для планирования мероприятий — так ваша жизнь станет проще, а ивент — качественнее.

Давайте пройдемся по основным этапам подготовки бизнес-ивента.

Как искать спикеров

Прежде чем отправляться на поиски спикеров, составьте портрет эксперта, который вам нужен. Отталкивайтесь от темы и формата мероприятия, точечных вопросов, которые хотите осветить, и ожиданий участников.

Выбирая спикера, постарайтесь избежать распространенных ошибок:

• приглашать эксперта «вслепую»;
• основываться только на личных симпатиях;
• переоценивать докладчика.

Искать экспертов можно по-разному:

• среди участников других мероприятий;
• в социальных сетях — в профильных сообществах или замечая, кого отмечают в постах и комментариях другие эксперты;
• среди коллег и их контактов.

Как только вы заметили интересного эксперта, проведите небольшое исследование: посмотрите, что и как он говорит и пишет в соцсетях, попробуйте найти записи выступлений и отзывы участников других мероприятий.

Чтобы пригласить спикера на ваше мероприятие, свяжитесь с ним любым доступным способом. Главное — заранее продумайте, что вы ему напишете или скажете. Из вашего сообщения должно быть понятно:

• кто вы;
• где предлагаете выступить;
• что это за мероприятие и когда оно пройдет;
• для кого это мероприятие;
• условия участия: платите ли вы эксперту за выступление, может ли он рекламировать свои услуги и в каком формате и т. п.;
• как спикер должен будет участвовать в продвижении мероприятия: опубликовать у себя в соцсетях анонс, сделать рассылку по базе и т. д.;
• что нужно сделать, если ваше предложение заинтересовало собеседника.

После того, как согласие спикера получено, обсудите с ним формат выступления, продолжительность, сроки предоставления вам презентации и другие нюансы.

Как выбрать площадку и где взять оборудование

Выбор площадки зависит от формата мероприятия. Но если раньше большинство деловых мероприятий проходило офлайн, то сейчас популярны и онлайн-ивенты.

Площадки для офлайн-мероприятий

При организации делового мероприятия офлайн выбирайте локацию, учитывая количество людей и программу ивента.

От ожидаемого числа участников зависит площадь помещения — на каждого посетителя должно приходиться не менее 2 м². По статистике на бесплатные мероприятия приходит в среднем 20-30% зарегистрировавшихся, на платные — около 70% купивших билеты.

От формата и программы ивента зависит конфигурация помещения. Например, для семинара подойдет конференц-зал, а для тренинга может потребоваться помещение, в котором команды смогут работать над заданиями, не мешая друг другу.

Для проведения конференций и других деловых мероприятий можно рассматривать:

• отели;
• коворкинги;
• бизнес-центры и торгово-развлекательные центры;
• спортивные комплексы;
• учебные заведения.

Помимо выбора площадки нужно позаботиться об оборудовании. Сориентироваться помогут ответы на вопросы:

• Нужны ли вашим спикерам микрофоны, проекторы и ноутбуки?
• Нужны ли микрофоны для зала, чтобы участники могли задавать вопросы?
• Нужно ли устанавливать дополнительное освещение?
• Будут ли на мероприятии участники, которые говорят на других языках и нуждаются в переводе?
• Нужно ли дополнительно выводить выступление спикера на большой экран?

Чтобы ничего не упустить, пропишите подробно программу мероприятия и отметьте всё нужное оборудование. Рекомендуем проконсультироваться с тем, кто уже проводил подобные ивенты, или специалистами компании, которая занимается прокатом оборудования. Совет опытного человека поможет вам ничего не упустить.

Площадки для онлайн-мероприятий

Процесс организации делового мероприятия онлайн зависит от того, планируете ли вы собрать всех спикеров в одном месте.

Если да, нужно выбирать локацию, исходя из формата и деталей программы. Например, если вы хотите провести масштабное онлайн-мероприятие, на котором спикеры выступают со сцены, смотрите локации для офлайн-конференций. Если хотите получить единую картинку, но без размаха, подойдет офис или переговорная комната в коворкинге.

Требования к оборудованию также могут быть разными. Для онлайн-мероприятия с офлайн-участием экспертов нужно будет то же оборудование, что и для офлайн-мероприятия. Дополнительно придется настроить трансляцию в Zoom, Facecast или на другой платформе.

Если же спикеры будут подключаться к онлайн-мероприятию из своих локаций, обсудите с ними основные требования:

• Минимально допустимую скорость интернета, чтобы видеосвязь была качественной и не прерывалась.
• Фон для выступления.
• Освещение.
• Дресс-код.

Как организовать питание участников

При организации деловых мероприятий часто прибегают к услугам кейтеринга и заказывают как кофе-брейки, так и полноценные обеды. Но если локация ивента не располагает столовой, от обеда лучше отказаться и предложить участникам поесть в ближайших кафе (не забудьте составить список рекомендованных, чтобы людям не пришлось тратить время на поиски).

Для кофе-брейков отдайте предпочтение закускам без ярко выраженного запаха, которые удобно брать без риска испачкаться. Это могут быть, например, фрукты, сухофрукты, орешки, печенье, злаковые батончики. Позаботьтесь о том, чтобы кроме кофе был доступен качественный чай нескольких видов.

Продолжительность и тип перерывов зависят от тайминга мероприятия. Если вы проводите семинар, который длится четыре часа, достаточно одного короткого кофе-брейка, если конференцию на целый день — несколько кофе-брейков и обед.

Совместный ужин после мероприятия не обязателен, но вы можете его провести, если у вас много иногородних участников или вы хотите организовать более тесный нетворкинг.

О чём еще нужно подумать организатору

Есть еще несколько важных моментов, которые нужно продумать при организации конференции или другого делового мероприятия:

• Транспортная доступность. Проверьте, есть ли рядом с площадкой бесплатные парковки и остановки общественного транспорта. Если нет, подумайте, сможете ли вы организовать трансфер для участников от ближайшего транспортного узла.
• Встреча гостей. Кто будет ждать участников на входе, какие вопросы могут задавать люди, оказавшись на площадке, где они оставят верхнюю одежду и лишние вещи.
• Удобство гостей. Подумайте, какие указатели расставить на площадке (нужно показать, как минимум, расположение туалетов, гардеробных, кулеров с водой), сколько розеток может быть нужно (если в помещении их недостаточно, помогут удлинители), как организовать стабильный wi-fi и нужны ли места, где участники смогут спокойно пообщаться друг с другом.

Чтобы ничего не упустить, можно попросить зарегистрировавшихся участников пройти небольшой опрос и рассказать, что для них важно при посещении делового ивента.

Как правильно рассчитать бюджет

Составляя бюджет мероприятия, важно учесть все, даже самые незначительные затраты. В противном случае вы не сможете правильно рассчитать стоимость билетов, чтобы покрыть расходы.

Давайте рассмотрим основные статьи расхода, в том числе те, о которых часто забывают:

• Аренда площадки. Перед подписанием договора убедитесь, что в стоимость включена мебель. Если нет — добавляйте в смету расходы на ее аренду. Поскольку именно на аренду уходит немалая часть бюджета, можно попробовать сэкономить: выбрать онлайн-формат, провести мероприятие за городом, где цены ниже, сократить продолжительность ивента или поторговаться с владельцем (в условиях кризиса многие готовы идти навстречу и давать скидки).
• Аренда оборудования. На некоторых площадках есть всё необходимое или часть, где-то нет ничего. Узнайте, что вам предоставят и на каких условиях, обсуждая аренду помещения.
• Лендинг мероприятия. Если вы впервые организуете мероприятие, этот пункт может попасть в категорию «неочевидное».
• Разработка визуального стиля, который будет использоваться и на сайте, и в рекламе, и во время мероприятия. Если у вас в компании есть дизайнер, который может взять вопрос на себя, эту статью можно убирать из бюджета.
• Продвижение. Заранее продумайте, как будете рекламировать мероприятие: таргет, наружная реклама, посты и сториз у блогеров и в профильных сообществах и т. д. Если не можете прикинуть бюджет самостоятельно, проконсультируйтесь со специалистами.
• Кофе-брейки и вода для участников.
• Съемка во время мероприятия, организация трансляции. Заранее узнайте, сколько стоят фотографы и видеографы и какова у них продолжительность смены. То же самое относится к персоналу, который занимается настройкой трансляции.
• Затраты на спикеров. Они зависят от ваших договоренностей: если вы оплачиваете такси, перелеты и проживание экспертов, заранее посчитайте их стоимость и зарезервируйте деньги в бюджете.
• Раздаточные материалы для участников: бейджи, блокноты, ручки, брендированные сувениры.
• Полиграфия. Помимо памяток, сюда можно отнести пресс-воллы и ролл-апы. Заранее посчитайте всё, что вам придется печатать к этому мероприятию.
• Затраты на организацию мероприятия. Сюда включите все расходные материалы, которые вам нужны для подготовки — от маркеров до бумаги, а также крупные затраты, например, на грузоперевозки. Этот пункт тоже может оказаться неочевидным, если не продумать его заранее.
• Комиссия билетного сервиса, налоги. Посчитайте, какой будет комиссия с продажи билетов и какую часть заработка придется перечислить в бюджет после мероприятия.
• Юридическое сопровождение. Помощь юриста может понадобиться, чтобы составить грамотный договор со спикерами и оферту для участников. Если штатный юрист компании готов взяться за эти документы, статью расхода можно вычеркнуть из бюджета мероприятия.

Это неисчерпывающий список расходов. Вы можете ориентироваться на него, чтобы не забыть про основные траты. Но лучше составьте еще и собственный список по схеме «задача → что для этого нужно» и укажите всё, включая мелочи.

В Qtickets комиссия составляет 4-6%, в зависимости от вашего оборота. Платите только когда зарабатываете, никаких абонплат и скрытых платежей! Можете включить использование сервисного сбора и оплачивать наши услуги за счет покупателей.

Регистрируйтесь и запускайте продажи!

Как продвигать мероприятие и продавать билеты

Продвижение мероприятия начинается задолго до того, как вы запустите первую рекламу.

Начните с главного — опишите людей, которые придут на ваш ивент. Чтобы составить портрет целевой аудитории, ответьте на вопросы:

• Где и кем работают эти люди?
• Зачем они ходят на бизнес-мероприятия, подобные вашим?
• Какие задачи перед ними стоят, как вы можете помочь их решить?
• Что им даст знакомство с другими представителями индустрии.

Ответы можете искать в личном общении с людьми, в профессиональных сообществах и на сайтах конкурентов. В результате изучения целевой аудитории у вас получится один или несколько портретов клиентов.

Чтобы понять, по какой цене продавать билеты, ориентируйтесь на платежеспособность аудитории, стоимость билетов у других организаторов мероприятий и собственные затраты на ивент. Также продумайте, в какой момент и на сколько вы будете повышать цену — с динамическим ценообразованием билеты продаются лучше.

Следующий шаг — выбрать билетный сервис, который снимет с вас часть организационных вопросов:

• Если продаете билеты физическим лицам, сервис должен обеспечивать прием оплат (в том числе — в других валютах, если у вас есть участники из-за рубежа) и отправку чеков клиентам в соответствии с 54-ФЗ. Вы в таком случае можете не использовать онлайн-кассу.
• Если ваша аудитория — юрлица и ИП, выбирайте сервис, который поддерживает оплату по счетам и отправляет гостям закрывающие документы после мероприятия.
• В любом случае важна служба поддержки покупателей, сотрудники которой без вашего участия помогут клиентам найти билеты, расскажут, как очистить почтовый ящик, если они не приходят, и так далее.

Следующий шаг — подготовить лендинг и рекламные сообщения. Выбирайте короткие и емкие формулировки, отвечайте на вопросы, которые важны вашей аудитории, рассказывайте о пользе ивента и используйте призывы зарегистрироваться на мероприятие. Чтобы не мешать на лендинге информацию для разных сегментов целевой аудитории, можно добавить кнопки: «я разработчик», «я тимлид в IT» и так далее, тогда люди сразу будут переходить на нужные блоки. После того, как лендинг и тексты для рекламы готовы, проверьте, что они не противоречат друг другу по смыслу, а также, что вы используете в рекламе правильные ссылки. Рекламные тексты вы будете использовать в таргетированной рекламе.

Еще один способ продвигать мероприятие — просить спикеров разместить у себя анонс ивента. Подготовьте для экспертов примеры картинок для соцсетей (для постов и сторис) и шаблоны текста. Дополнительно проговорите, какую информацию и какие ссылки вы обязательно просите указать в публикации, если человек решит написать пост самостоятельно, а не использовать ваши заготовки.

Как монетизировать мероприятие

В начале статьи мы писали о том, что особенность деловых мероприятий в том, что их проводят не ради денег. Но предлагаем всё же поговорить о монетизации — есть несколько способов заработать во время ивента, и все они связаны с хорошей презентацией вашего продукта.

Правильно прорекламируйте продукт

Расскажите посетителям о преимуществах продукта и покажите им его. Если люди могут увидеть и «потрогать» товар, они купят его гораздо быстрее.

Предложите участникам демо-версию

Бесплатная демо-версия, розыгрыш доступов или пробный период за символическую сумму позволят вам привлечь «холодных клиентов» — тех, кто не планировал ничего покупать.

Покажите участникам экспертов, которые работают над продуктом

Люди покупают у людей. Если ваши эксперты расскажут и покажут, как они работают над продуктом и почему он вышел на рынок именно таким, это положительно скажется на имидже компании и увеличит доверие к вам и вашим экспертам.

Попросите у участников их контакты

Во время регистрации на мероприятие просите участников оставить вам их емейл-адреса и прописывайте в политике конфиденциальности, что вы можете писать им и после мероприятия. Это даст вам возможность добавить участников в свою базу контактов и делиться с ними полезным контентом.

Как собирать обратную связь после мероприятия

Обратная связь важна, потому что она позволяет вам увидеть «слабые места» и следующее мероприятие провести на более высоком уровне. Организатору сложно заметить все недочеты, а вот гости расскажут, что мыло в туалете закончилось через час, кофе был ужасным, розеток на всех не хватило и под доклад одного из экспертов все прекрасно выспались.

После мероприятия отправьте участникам опрос (проще всего создать его на базе гугл-форм). В письме сразу предупредите, сколько вопросов вы хотите задать и сколько примерно времени уйдет на ответы. Постарайтесь минимизировать количество вопросов и сосредоточиться только на том, что действительно важно для дальнейшей работы.

Если у вас есть живые сообщества в соцсетях, можно собрать отзывы там — создайте пост с благодарностью участникам и попросите их рассказать о своем опыте посещения мероприятия в комментариях. Так стоит делать при условии, что в целом ивент прошел на должном уровне, серьезных накладок не было и вы уверены, что не получите шквал негатива публично. Если понимаете, что без косяков не обошлось, лучше просить об отзывах приватно.