Что входит в стоимость билета: как заработать на мероприятии и не уйти в минус

Некоторые организаторы не понимают экономику ивентов: могут только примерно рассчитать стоимость организации и проведения мероприятия, а затем назначить цену «с потолка». Это приводит к тому, что суммы не хватает, приходится доплачивать из своего кармана и о прибыли речь уже не идет.

Мы подготовили подробную статью, в которой рассказали, из чего складывается стоимость билета, какие расходы ждут организаторов мероприятий, как минимизировать затраты и увеличить прибыль.

• Как еще кроме реализации билетов на концерты может зарабатывать организатор
• Какие расходы на организацию и проведение ивента обязательно будут и что часто забывают включить в смету
• Из чего складывается стоимость билета и как ее назначить, чтобы точно заработать
• Какие 5 приемов помогут увеличить прибыль с мероприятия

На чём может заработать организатор мероприятий

Ваша главная задача — заработать максимум на продаже билетов, это основной доход организатора. Его можно увеличить, например, продавая мерч, рекламу, места на разогреве или привлекая спонсоров.

Рассмотрим каждый вариант.

Мерч. ЭЭто могут быть футболки, толстовки, кепки, сувенирная продукция с символикой исполнителя или музыкального коллектива. Это то, что может как входить в стоимость билета повешенной категории, например, VIP-места, так и продаваться отдельно на сайте. Зачастую артисты не привозят их по разным причинам: занимает много места, нужен транспорт, боятся проблем с таможней. Организатор может взять изготовление сувениров на себя — согласовать с менеджером артиста дизайн, заказать печать и нанять людей для работы на торговых точках во время концерта. А вот от продажи дисков лучше отказаться — для этого нужно получить разрешение лейбла, с которым работает музыкант.

Также стоит предусмотреть реализацию сувенирной продукции и инфопродуктов одновременно с билетами (в сервисе Qtickets такая возможность есть). К билету на бизнес-тренинг можно предлагать книги или курсы спикера, к билету на концерт — футболку с фотографией артиста или пивной бокал с логотипом группы. У такого подхода есть два плюса:

• Человек в приподнятом настроении, он радуется скорой встрече с кумиром, поэтому может купить даже то, что на месте счел бы ненужным.
• Вы заказываете партию сувениров или книг по факту, понимая, сколько их нужно, поэтому не тратите лишнего.

Реклама. Вы можете продавать места для размещения рекламы товаров и услуг, которые потенциально интересны посетителям мероприятия. В зависимости от целевой аудитории это могут быть как массовые продукты, так и эксклюзивные предложения. Например, на бизнес-саммите с именитыми спикерами можно продвигать дорогие машины, престижные жилые комплексы, брендовую одежду, часы и так далее.

Вариантов рекламы множество: от раздачи пакетов с брендированными сувенирами и полиграфией участникам на входе до баннеров на площадке. Выбирайте то, что органично впишется в формат мероприятия.

Спонсоры. Для них мероприятие — возможность поддержать положительную репутацию, напомнить о своем бренде. Компании, готовые вложить крупную сумму, даже получают упоминание в названии фестиваля: Alfa Future People, Jager Music Awards и т. п.

Разогрев. Малоизвестные артисты и коллективы зачастую готовы заплатить за право выступить перед аудиторией популярного исполнителя. Зрителей может привлечь тот факт, что дополнительное выступление местной группы входит в стоимость билета.

Примерно так могут распределяться доходы организатора.

Источник

Какой вариант использовать, зависит от конкретного мероприятия. Важно быть гибким, подключать разные способы получения прибыли и тестировать, чтобы понять, что сработало лучше всего.

На что придется потратиться организатору

Расходы на организацию и проведение мероприятия зависят от его особенностей. Где-то придется заплатить большой гонорар, но удастся сэкономить на аренде, где-то наоборот.

Вот статьи расходов, которые будут практически в любом случае:

1. Гонорар артиста или спикера. Чтобы рассчитать стоимость, нужно учитывать формата мероприятия, места, популярности артиста, сроков подготовки. Если вы захотите пригласить известного человека выступить на частной вечеринке в выходной день, вам придется потратиться больше, чем если бы это происходило в будни.
2. Аренда площадки. Если своей площадки у вас нет, аренда может «съесть» львиную долю бюджета. Вы оплачиваете не только четыре стены, но и электричество, воду, свет, звук, охрану, кассу, уборку, туалеты, гардероб и бар.
3. Райдер артиста / спикера. Это перечень того, что организатор должен обеспечить, чтобы мероприятие состоялось. Обычно райдер разделен на две части: технический и бытовой. В первом перечислено всё, что нужно для выступления, — гитарные и басовые стеки, барабаны, микрофоны, стол и мониторы, звук, свет. Во втором содержатся требования к отелю, перелету, гримерке, питанию. Масштабность требований и затраты на их удовлетворение зависят от уровня приглашенной знаменитости.
4. Реклама. Придется оплатить печать афиш и их расклейку по городу, размещение постов в тематических сообществах, таргет, интеграции с блогерами и т. д. Если вы хотите собрать как можно больше людей, важно охватить максимум площадок.
5. Логистика. В эту статью попадают траты на визы, перелеты, поезда, трансферы и такси.

Есть минимум 12 пунктов, на которые придется потратиться, организуя мероприятие. Суммарные расходы на них — точка безубыточности, сумма, которую вы должны заработать на продаже билетов, рекламы и прочего, чтобы не уйти в минус.

Источник

Кроме очевидных расходов, есть те, о которых организаторы часто забывают. К ним относятся:

• налоги;
• страховые и пенсионные взносы за себя и сотрудников;
• комиссия банка за переводы и снятие денег — от 1,5 до 5% и более;
• комиссия билетного сервиса;
• комиссия промоутеров или касс, которые помогают продавать билеты.

На последних двух пунктах можно сэкономить. Например, выбрав билетный сервис с оптимальными условиями и отказавшись от посредников. Как показывает практика, без посредника давно можно обойтись. К тому же бывалые агенты часто берут комиссию и с покупателя, и с организатора, получая двойную выгоду, суммарная комиссия может достигать 15% от стоимости билета.

В Qtickets отсутствует обязательный сервисный сбор, как у других сервисов, но вы можете установить его самостоятельно и целиком забирать себе. Это позволит покрыть комиссию за счет покупателей или заработать больше, не повышая стоимость билетов.

Важно отложить от 3 до 10% планируемых затрат на непредвиденные ситуации! Деньги могут пригодиться, если у вас появятся новые идеи или дополнения, которые могут возникнуть после формирования первоначального бюджета, либо если что-то пойдет не по плану.

Сумма всех запланированных расходов — это минимум, который нужно заработать, чтобы выйти в ноль. Заработать больше можно, если делать что-то своими силами или привлекать специалистов по бартеру / за портфолио.

Что входит в стоимость билета

Чтобы работать без убытков, важно правильно рассчитать стоимость билета на мероприятие. Для этого можно использовать такую формулу: точка безубыточности (сумма всех обязательных расходов + запас на непредвиденные ситуации) + желаемая прибыль организатора / вместимость зала.

Обычно стоимость билета распределяется следующим образом:

• 10-15% организатору;
• 70% артисту;
• 5% на аренду помещения;
• 10-15% на рекламу.

Чтобы продать как можно больше билетов, применяйте проверенные приемы:

1. Не используйте статичную цену. Дело в том, что люди склонны откладывать покупку билетов на последний момент, если понимают, что цена не изменится. Они могут забыть, передумать, потратиться на что-то другое и в конечном итоге не прийти. Если же постепенно повышать цену, для многих это будет стимулом оплатить сейчас, чтобы сэкономить.
2. Повышайте цену правильно. В день старта продаж она должна быть минимальной, на входе — максимальной. Назначьте несколько этапов и повышайте цену равномерно, на такую сумму, чтобы разница была очевидна. Только так вы сможете заставить людей решать быстрее.
3. Проводите акции и давайте скидки. Но не забывайте их аргументировать, иначе покупатели могут подумать, что цена изначально завышена, — приурочьте к празднику или дню рождения артиста. Акционная цена не должна быть ниже цены предыдущего этапа продаж, а также ее следует ограничить по времени проведения .
4. Не повышайте цены без предварительного информирования зрителей. Если не рассказывать покупателям о выгодных предложениях, они не будут знать о том, что цена на билеты повышается с определенной периодичностью. Это может негативно повлиять не только на продажи, но и на имидж мероприятия.
5. Не сотрудничайте с купонаторами, скидочными сайтами и т. д. Если зрители поймут, что могут где-то купить билет дешевле официальной цены, то будут до последнего искать самый выгодный вариант. В результате могут и вовсе не прийти, решив, что дорого.
6. Не сбрасывайте резко цены на последние билеты. Потом будет сложно продать билеты за полную цену, т. к. люди до последнего будут ждать больших скидок.

Зная и применяя эти простые принципы, вы сможете увеличить прибыль с каждого мероприятия.

Заключение

Решив провести мероприятие, первым делом поработайте над стоимостью билетов. Это основной доход организатора, поэтому к пониманию, что входит в стоимость билета, нужно подходить ответственно — учитывайте все расходы, которые могут появиться при организации ивента, а также заложите от 3% до 10% на непредвиденные расходы.

Рассчитать стоимость билета на мероприятие — это полдела. Не менее важно организовать их продажу, чтобы заработать как можно больше. Следуйте пяти основным правилам:

1. Поднимайте цену постепенно и предупреждайте потенциальных покупателей о следующем повышении.
2. Проводите акции и давайте скидки, но всегда их аргументируйте, чтобы не вызвать у зрителей подозрение, что цена изначально была непомерно большой.
3. Позаботьтесь о дополнительном заработке: продавайте мерч и рекламные места, привлекайте спонсоров.
4. Не отдавайте последние билеты по бросовой цене, иначе на следующих мероприятиях продать их за полную стоимость будет сложно.
5. Не сотрудничайте со скидочными сайтами.

Так вы сможете увеличить прибыль и не будете оплачивать расходы из своего кармана.