Как стать первоклассным организатором мероприятий

Если вы решили получить профессию организатора мероприятий, эта статья поможет вам выстроить правильный карьерный маршрут. В ней мы расскажем:

• что нужно знать, чтобы стать организатором мероприятий
• какие документы нужны event-менеджеру с нуля
• как выбрать свою нишу и стать в ней организатором мероприятий
• как ставить цели в профессии организатор мероприятий
• каких сотрудников нужно нанимать в свою команду

Что нужно, чтобы стать организатором мероприятий

Профессия организатора мероприятий не требует специального образования. Это плюс. Но учиться всё равно придется. Кроме того, организатор должен обладать набором определенных скиллов, чтобы добиться успеха. Он должен уметь:

• планировать, организовывать и координировать процессы;
• договариваться, предотвращать и решать возможные конфликты;
• работать в команде — делегировать обязанности, распределять нагрузку и координировать работу своих сотрудников и партнеров;
• быстро адаптироваться к изменениям и неожиданным ситуациям, справляться со стрессом и не терять работоспособность;
• генерировать креативные идеи.

Что еще нужно, чтобы стать организатором, так это много времени и постоянная вовлеченность в процесс. Подготовка мероприятия — это не три звонка и одни переговоры. Нужно круглосуточно быть включенным в работу и мониторить все процессы.

Хорошим стартом может стать ваш бэкграунд. Например, вы разбираетесь в маркетинге, менеджменте, работали в PR-сфере, были директором клуба или концертной площадки. Чаще всего у вас будут необходимые навыки для старта и вам не нужно будет штудировать азы профессии. Но даже если такого опыта нет, это не означает, что вы не сможете стать event-менеджером с нуля. Есть несколько вариантов научиться, которые можно как использовать по отдельности, так и комбинировать:

Пройти специальные курсы. Программы рассчитаны на то, что вы изучите все этапы организации события, от разработки концепции до работы на площадке. Курсы хороши еще тем, что вы попадаете в круг заинтересованных людей, с которыми вместе набираетесь опыта. На некоторых курсах даже предлагается стажировка для отработки скиллов, ее потом можно использовать в портфолио. Такое обучение предлагают, например, опытные организаторы из Event MBA , Skillbox или бизнес-школы RMA . 

Работать ассистентом. Вы устраиваетесь на работу к уже опытному организатору или в event-агентство, чтобы получить нужные знания и опыт изнутри. Также можно стать стажером на крупном фестивале.

Изучать материалы самостоятельно. В интернете можно найти бесплатные материалы и видео по различным темам и попробовать освоить их самостоятельно. Этот путь опаснее и длится дольше, но зато не требует вложений.

Набивать шишки в работе. Практика — лучший учитель. Попробуйте организовать низкобюджетный или благотворительный проект. Вы получите не деньги, а бесценный опыт.

А лучше всего объединять практику с теорией. Сначала теория, после сразу пробуем.

Как стать организатором мероприятий. Оформляем документы

Согласно Федеральному закону о лицензировании отдельных видов деятельности для организации мероприятий не требуется лицензия. Более того, пока вы только учитесь и организовываете бесплатные мероприятия или небольшие на нерегулярной основе, вы можете оставаться в статусе физлица. Но для того, чтобы получать регулярную прибыль, нужно выбрать иной статус: самозанятый, ИП или юрлицо. 

Как стать самозанятым. Зарегистрироваться можно тремя способами:

• через мобильное приложение «Мой налог»;
• через личный кабинет самозанятого на сайте ФНС ;
• через мобильное приложение одного из уполномоченных банков .

Далее, как только вы получили деньги, вы самостоятельно проводите эту выручку через ваш кабинет «Мой налог». Вам нужно будет внести наименование услуг, стоимость и данные компании, если вы работаете с юрлицом или ИП. При получении денег с продаж билетов после вывода из Qtickets указывать ИНН не нужно. Квитанция на уплату налога формируется автоматически и направляется вам в конце отчетного периода. Когда вы продаете билеты физлицам, то налог составит 4%, а если юрлицам или ИП — 6%. Однако юрлица и ИП крайне редко будут покупать билеты у самозанятого

Как стать ИП.  Вам нужно выбрать коды по ОКВЭД, систему налогообложения , заполнить заявление Р21001 , оплатить госпошлину 800 рублей и обратиться с заявлением, квитанцией об оплате госпошлины и копией паспорта в налоговую инспекцию по адресу регистрации.  

Как стать юрлицом. Вам нужно подготовить следующие документы: заявление на регистрацию по форме Р11001, решение о создании организации, устав учреждаемого общества, банковскую квитанцию об оплате государственной пошлины за регистрацию юридического лица. С этими документами вы обращаетесь в районную инспекцию ФНС.

Мы уже писали статью о законах, которые должен знать организатор мероприятий. Советуем ознакомиться.

Выбираем нишу

Правильный выбор ниши — успешный старт в любом бизнесе, и организация мероприятий не исключение. Не пытайтесь стать разноплановым специалистом — есть большой шанс так ничему и не научиться. У каждого мероприятия своя специфика, поэтому лучше сосредоточиться на одном формате  и стать настоящим профи. Подумайте, какие мероприятия вы хотите организовывать. В профессии организатора мероприятий существуют такие ниши:

• Культурно-развлекательные мероприятия: концерты, фестивали, театральные представления, выставки и другие события, связанные с искусством и культурой. Помимо формата, организаторы специализируются и в определенных жанрах, таких как классическая музыка, рок, джаз, театральные постановки и т. д. 
• Спортивные мероприятия: матчи, соревнования, забеги, турниры. Организаторы спортивных мероприятий работают с командами, спортивными объединениями и федерациями для подготовки проведения соревнований на различных уровнях.
• Деловые: конференции, саммиты, форумы.
• Корпоративные мероприятия: семинары, тренинги, конференции, презентации, корпоративные вечеринки и т. д. Эти мероприятия нужны компаниям для обучения, продвижения продуктов или празднования достижений. 
• Социальные мероприятия: свадьбы, юбилеи, вечеринки, выпускные вечера, дни рождения и другие события, связанные с персональными праздниками и памятными датами. Организаторы создают мероприятия для клиентов, учитывая их предпочтения и потребности. 
• Благотворительные мероприятия: гала-ужины, аукционы, благотворительные вечера и другие события для сбора средств и поддержки добрый денл. 
• Праздничные мероприятия: новогодние гала-концерты, карнавальные шествия, балы, карнавалы, фейерверки и другие события для празднования особых дат и сезонов.

Чтобы правильно выбрать нишу, нужно сделать несколько шагов:

Шаг 1. Рассмотрите свои интересы и определите, чем вы хотите заниматься. Какие мероприятия вызывают наибольшее волнение и энтузиазм? Какой у вас есть опыт и чем он поможет? Например, если вы бывший музыкант, то у вас много связей с миром музыки, и вам будет проще начать именно с него.

Шаг 2. Исследуйте рыночный потенциал различных ниш. Определите, есть ли достаточный спрос на мероприятия в выбранной вами области. Исследуйте конкуренцию и оцените, насколько насыщен рынок организации мероприятий в выбранной нише. Оцените финансовую составляющую, чтобы не работать «в ноль» или убыток. Доходность будет меняться от мероприятия к мероприятию, но в среднем вы должны зарабатывать.

Шаг 3. Изучите аналоги. Кто уже работает в этой области? Какие услуги они предлагают и как вы можете выделиться на их фоне? Разберитесь, где вы можете предложить что-то уникальное или улучшенное по сравнению с другими организаторами мероприятий. Если никто не делает то, что вы задумали, есть риск прогореть, так как никому это на самом деле не нужно. Будьте аккуратнее с новыми идеями.

Шаг 4. Определите вашу целевую аудиторию. Какие группы людей или организации заинтересованы в проведении мероприятий в этой области и как вы до них донесете информацию о своих событиях.

Шаг 5. Рассмотрите возможности для роста в выбранной нише. Исследуйте, какие новые тенденции или поднаправления появляются в этой области и как вы можете адаптироваться к ним. Подумайте, существует ли потенциал для расширения бизнеса.

Ставим цель

Правильно ставить цели — то, что нужно в первую очередь, чтобы стать классным организатором мероприятий. Чтобы достигать целей, следует научиться правильно их ставить. Рекомендуем начать с проверенного метода SMART, который заслуженно считается одним из самых продуктивных. 

Согласно SMART цель должна быть:

Specific — конкретная. SMART-цель должна отвечать на вопрос «Что делать?» и четко указывать на то, что нужно делать. 

❌ Получить больше прибыли.

✅ Повысить продажи.

Measurable — измеримая. Поставив такую цель, вы можете отследить прогресс и понять, насколько вы приблизились к желаемому результату.

❌ Повысить конверсию переходов.

✅ Повысить конверсию переходов на 10%.

Achievable — достижимая. Цель должна соответствовать вашему текущему опыту, положению на рынке и доходу. Если в прошлом году вы организовали одно бесплатное мероприятие, не стоит сразу планировать концерт Леди Гаги. Слишком амбициозная цель может демотивировать вас и команду.

❌ Организовать 20 концертов.

✅ Организовать 2 концерта.

Relevant — значимая. Цель должна отвечать вашим потребностям и выводить бизнес на новый уровень. Главный вопрос, который нужно себе задать: «Зачем?». 

❌ Вложиться в рекламу.

✅ Подключить билетный сервис, чтобы снизить нагрузку — свою и команды.

Time bound — ограниченная во времени. Обязательно ставьте себе конкретный дедлайн. Лучше разделить цели на три группы: три месяца, полгода, год — и корректировать их по мере приближения сроков. 

❌ Договориться с артистом.

✅ Договориться с артистом до 1 октября.

Когда вы только начинаете, сложно ставить долгосрочные цели, чтобы они были реальными и мотивировали вас. Можно поставить себе цель заработать через год миллион и смотреть на эту цель, не понимая, с какой стороны подойти. Для начала лучше начинать с маленьких целей, которые шаг за шагом будут двигать вас к успеху. Примеры целей event-менеджера с нуля:

Изучить сферу:

1. Проанализировать 3 похожие организации в вашей нише.
2. Проанализировать мероприятия за последний год. Выписать плюсы/минусы.

Создать круг контактов:

1. Составить список из 10 артистов/спикеров, с которыми вы можете работать.
2. Найти 10 площадок для проведения мероприятий. Узнать их условия.
3. Составить пул подрядчиков: фотографы, кейтеринг, декораторы, ведущие и т. д.
4. Составить список необходимого технического оборудования и компаний, которые могут его предоставить.

Подготовка мероприятия:

1. Составить бизнес-план.
2. Рассчитать бюджет и стоимость билетов.
3. Найти спонсоров и партнеров.
4. Провести переговоры с артистом/спикером.
5. Собрать команду под мероприятие.
6. Подключить билетный сервис и других подрядчиков.

Продвижение:

1. Создать рекламный креатив.
2. Запустить рекламу, чтобы привлечь аудиторию.
3. Создать страницу в соцсетях.
4. Регулярно измерять результаты рекламных кампаний и оптимизировать их.

Не пренебрегайте маленькими целями, ставьте сроки и отслеживайте прогресс. Это поможет вам в дальнейшем: вы уже будете знать, сколько времени занимает каждый процесс и какую выгоду приносит.

Собираем команду

Главная ошибка многих event-менеджеров, которые начинают с нуля, — пытаться всё сделать самому и не делегировать обязанности. Это прямой путь к выгоранию и срыву мероприятия. Для начала давайте разберемся, какие специалисты могут понадобиться организатору.

1. Проектный менеджер. Отвечает за общее планирование, координацию и управление мероприятием и осуществляет контроль за выполнением задач, сроками и бюджетом.

2. Маркетолог / PR-специалист. Разрабатывает и реализует маркетинговую стратегию для привлечения участников и продвижения мероприятия. Он может отвечать за рекламу, социальные медиа, отношения с общественностью и создание активностей для привлечения внимания к мероприятию.

3. Координатор мероприятия. Отвечает за операционную сторону мероприятия, включая выбор и аренду места проведения, организацию технического обеспечения, связь с поставщиками услуг (кейтеринг, звуковое и осветительное оборудование и т .д.), контроль за выполнением всех необходимых договоренностей и подробностей.

4. Дизайнер. Разрабатывает логотип, визуальный стиль, афиши, баннеры и другие материалы для мероприятия. Он также может участвовать в оформлении места проведения и создании атмосферы.

5. Координатор по взаимодействию с участниками. Отвечает за обработку заявок, регистрацию, обеспечение коммуникации и предоставление необходимой информации.

6. Технический специалист. Отвечает за установку, настройку и работу с техническим оборудованием, таким как звуковое и осветительное оборудование, проекционные системы и т. д.

7. Команда по обслуживанию участников. Это персонал, ответственный за регистрацию, прием гостей, помощь в ориентации и общение с участниками мероприятия.

8. Команда по безопасности. Обеспечивает безопасность мероприятия и контролирует соблюдение правил и процедур безопасности.

9. Команда по кейтерингу. Разрабатывает меню, организовывает банкет или фуршет, обеспечивает обслуживание. 

10. Фотограф/видеограф. Занимается фото- и видеосъемкой мероприятия как для клиентов, так и для документирования и создания контента для продвижения.

Начинающему организатору не нужно сразу бежать и нанимать всех специалистов. Для начала нужно определить ключевые роли, которые помогут успешно стартовать и провести первые мероприятия. Не стоит раздувать штат и сливать деньги на зарплаты сотрудникам, без которых легко можно обойтись, когда один человек может закрывать несколько несложных потребностей. Для начала достаточно найти маркетолога и дизайнера, которые будут работать на аутсорсе и выполнять определенные задачи. Функционал проектного менеджера и координатора можно взять на себя. Технических специалистов, безопасность, кейтеринг и фотографа можно искать отдельно, под потребности каждого мероприятия, и постепенно создавать собственную команду подрядчиков. На первых порах можно подключить волонтеров или тех, кто согласен работать по бартеру. При таком распределении обязанностей вам понадобится найти только ассистента, который поможет не увязнуть в задачах и возьмет на себя взаимодействие со всеми участниками.

Обратите внимание! Кейтеринг, безопасность, фотографов и специалистов по техническим вопросам вам с большой вероятностью сможет предоставить площадка, конечно, не бесплатно. Однако это позволит сэкономить время и силы на поисках этих ресурсов.

Технические сервисы также помогут сэкономить и не нанимать лишних людей. Например, билетный сервис легко сокращает количество менеджеров по продажам, ведь он самостоятельно принимает оплату, отправляет все документы на почту, помогает покупателям. А еще можно настроить автоматический возврат, и менеджер не будет больше тратить на это время. Это лишь капля в море того, что позволяет организовать билетный сервис, например, Qtickets.ru

«Всё очень индивидуально и зависит от ситуации. Однако, в любом случае нужен лидер и пара человек управленцев, которые смогут что-то делать сами, а что-то делегировать подрядчикам. Подготовкой ивента к запуску продвижения и самим продвижением может заниматься один человек, а во время мероприятия нужна минимальная команда: кто-то заботится об артисте/спикере/группе/спортсменах, кто-то работает с персоналом и гостями, а кто-то решает административные вопросы. Всё зависит от объема задач по каждому направлению.

У меня лично был опыт организации концертов на тысячи гостей, когда ключевых было два человека с высоким уровнем компетенций, а также множество подрядчиков, волонтеров и помощников. С задачей справились, но опыт решал многое. Начинающим заниматься этим делом вдвоем можно, только если мероприятие не крупное, до 500 человек, например. Если ближе к 1000 человек, то именно начинающим лучше быть втроем, а более опытные и двое вытянут», — делится опытом основатель сервиса Qtickets Константин Комаров.  

Заключение

Мы рассказали самое необходимое о том, что нужно, чтобы стать организатором мероприятий. Осталось выполнить все рекомендации и можно переходить к практической части — организовать свой первый event.