Организация онлайн-концертов и мероприятий: как перейти в интернет, за неделю продать почти 1 000 билетов и не разочаровать зрителей. Что нужно для организации онлайн концерта?

В апреле 2020 года из-за коронавируса в России запретили массовые мероприятия. Даже тем, кто раньше с этим не сталкивался, пришлось заняться организацией и проведением онлайн-мероприятий. Музыканты не остались в стороне, многие выходили на связь из дома, собирая деньги в формате добровольных пожертвований: кто-то больше, кто-то меньше. Были и те, кто попробовал организовать полноценный концерт, но не смог покрыть даже части затрат на организацию концертов, хотя и экономил на том, на чем экономить нельзя: изображении и звуке. В результате снизилось доверие к онлайн-мероприятиям в целом, так как люди стали воспринимать их, как нечто кустарное, временное и не достойное оплаты. Организаторы были вынуждены разбираться в том, что нужно для организации онлайн-концерта, который не разочарует публику.

Мы в Qtickets хотим, чтобы качественных мероприятий было больше. Поэтому попросили своего клиента Артемия Кушулуна поделиться успешным опытом адаптации к новым реалиям и рассказать, как провести онлайн-мероприятие. Команде, в которой он — технический директор, удалось за неделю подготовиться к запуску продаж, за две недели продать билеты и провести полноценный online-концерт, который публика приняла на ура. С каждым следующим мероприятием они улучшают свои показатели.

Наш герой рассказал, что нужно для организации онлайн-концерта, как привлечь на мероприятие максимум зрителей и каких вложений требует организация онлайн-мероприятий, а также как провести онлайн-концерт.

• Историю вынужденного перехода к организации онлайн-мероприятий из-за пандемии
• Варианты монетизации онлайн-концертов
• Пошаговое руководство «Что нужно для организации онлайн-концерта», включающее:
  • оценку бюджета
  • позиционирование
  • привлечение аудитории
  • рекламу в соцсетях
  • технические моменты организации и проведения онлайн-мероприятий
• Опыт успешной продажи билетов на онлайн-мероприятия
• Работу над ошибками и усовершенствованную стратегию продвижения
• Секреты проведения онлайн-концерта на 900 человек
• Особенности ценообразования
• Советы от Артемия для тех, кто делает первые шаги в организации онлайн-мероприятий

Коронавирус, разрушенные планы и второе рождение

Артемий в Индустрии с 2012 года. Начинал в театрах в качестве руководителя подразделений видеопроекции и постановочного освещения: работал в Санкт-Петербургском театре Музыкальной Комедии, компании Stage Entertainment, на новой сцене Мариинского театра. С 2013 года в составе постановочной команды трудился над мюзиклами «Чаплин», «Таганский фронт», «Привидение» и «Бал вампиров», концертом «Хиты Бродвея» и другими постановками в Санкт-Петербурге, Москве, Казани, Воронеже. Был техническим директором первого в России фентези-мюзикла «Последнее испытание», где, в числе прочего, отвечал за продвижение, изготовление афиш и других рекламных материалов, создание сайта.

Кроме театра работал креативным продюсером в кинокомпании, занимавшейся съемкой зрелищных мероприятий, и в Останкино — ассистентом главного режиссера телеканала «Семья». Его часто приглашали принять участие в организации выступлений артистов мюзиклов, из которых самыми любимыми были концерты Ивана Ожогина — актера, певца, лауреата национальных театральных премий «Золотая маска» и «Музыкальное сердце театра», исполнителя главных ролей в мюзиклах «Призрак Оперы», «Бал вампиров», «Джекилл и Хайд», «Норд-Ост», «Pola Negri» и многих других.

Организация и проведение онлайн мероприятий

До карантина Артемий работал в обычном темпе, совмещая работу в театре с работой над художественным оформлением спектаклей и концертов: продумывал новые мероприятия, подбирал площадки, занимался привлечением зрителей. И тут грянул гром — массовые мероприятия запретили, были отменены концерт Ивана Ожогина в БКЗ и премьера мюзикла «Дон-Жуан». Артемию позвонила концертный директор артиста Ирина Ткачева с просьбой подумать о том, как провести онлайн-концерт с продажей билетов.

Вместе с форматом пришлось менять концертную программу. Если раньше Иван Ожогин исполнял русские романсы и песни, арии из опер и мюзиклов, то теперь, чтобы заинтересовать публику, включил в свой репертуар песни групп «Кино» и «Zivert». Мероприятие получило название «Вне зоны комфорта», отражающее одновременно и выход в онлайн, и новое наполнение.

Действовать пришлось быстро — никто не знал, что будет завтра, из-за пандемии могли вовсе запретить перемещения по городу. За неделю организаторы подготовились к запуску продаж: нашли площадку, сервис для трансляции, протестировали оборудование. За две недели до мероприятия начали продавать билеты онлайн.

Как провести платное онлайн-мероприятие

Перед тем, как провести онлайн-мероприятие или концерт, важно подумать, как на нем заработать. Есть два пути — сбор донатов или продажа билетов онлайн на мероприятие. Перед командой Артемия стояла задача организовать онлайн концерт с билетами. Это было самое рациональное решение с учетом формата предстоящего мероприятия.

Если говорить о стриме, когда артист общается со зрителями, сидя дома перед камерой, то донаты — это нормально, риски минимальны. Но когда в планах организация онлайн-мероприятий, на которые нужно потратиться, донаты не могут гарантировать окупаемость:

• неизвестно, сколько человек придет;
• пожертвования принимаются только во время эфира, поэтому стрим нельзя записать и продавать;
• если кто-то оказался занят, ушел на другой стрим или решил посмотреть потом, он уже не будет платить;
• придется что-то придумать для того, чтобы присутствующие решили расстаться с деньгами, потому что они не обязаны это делать;
• дабы обеспечить приличные сборы, такие стримы длятся 3-5 и даже больше часов, что для одного человека не проблема, а для целой команды с музыкантами — почти невыполнимое условие.

Билеты же продаются 8-10 дней, что позволяет провести аналитику, оценить успешность продвижения, обнаружить и подтянуть слабые каналы. Если все плохо, это известно заранее, а не во время трансляции, и у организатора есть возможность подготовиться, что-то предпринять. Даже отмена мероприятия с последующим возвратом билетов или замена формата на более экономичный может оказаться лучшим вариантом, по сравнению с уходом в минус в такое сложное для Индустрии время.

Организация онлайн-мероприятий: как подготовиться

Оценка бюджета

Когда речь идет об оффлайн-мероприятии, организатор знает, на что рассчитывать: может прикинуть, сколько зрителей соберет артист в том или ином городе, какой бюджет заложить на организацию. Есть опыт и статистика.

Онлайн-концерт — это возврат на стартовую позицию: нет данных, на которые можно было бы опереться, приходится предполагать. Чтобы не уйти в минус, нужно определить, что реально важно для аудитории, а от чего можно безболезненно отказаться.

По словам Артемия, организация и проведение онлайн-концерта не так дешевы, как может показаться новичкам. Убираем зрителей из зала, ставим вместо них камеры с ПТС и получаем плюс 150 000-300 000 рублей к остальным расходам.

При этом прибыль меньше по ряду причин:

• билеты дешевле;
• нет категорий билетов, как на обычном концерте;
• в интернете куча бесплатного контента в связи с карантином, из-за чего многие убеждены, что платить не за что. Людям трудно поверить в то, что онлайн-концерт может представлять интерес, потому что они сравнивают его с привычным форматом.

По опыту Артемия, речь идет о таких цифрах:

• На организацию оффлайн-мероприятия может уйти от 300 000 до 600 000 рублей. Цена билетов варьируется в пределах от 700 до 5 000.
• На трансляцию онлайн-концерта (камеры, ПТС, операторы, режиссер монтажа), если удастся договориться, понадобится от 45 000 до 100 000, но обычно это стоит дороже — 150 000-300 000. Билеты — от 350 до 500 рублей.

Было ясно, что надо ужиматься, но так, чтобы не потерять зрителей. Планировалась организация серии онлайн-мероприятий, важно было, чтобы люди возвращались.

Позиционирование при организации онлайн мероприятия

Чтобы убедить слушателей платить за онлайн-концерт, важно правильно донести ценность такого мероприятия. Здесь Артемию пригодился опыт работы креативным продюсером в кинокомпании, которая занималась переносом сценических постановок на экран.

Как провести онлайн мероприятие?

Хороший фильм-концерт может быть намного интереснее самого концерта, благодаря количеству деталей и нюансов, которые доступны на экране, но не видны из зрительного зала. То же со звуком — в зале всегда есть места, где не слышно артиста или музыка превращается в кашу.

Организаторы учли эти факторы и разработали концепцию «Каждый зритель — в первом ряду». Главной задачей было сделать так, чтобы люди слышали то, что слышит звукорежиссер, и видели все самое интересное за счет многокамерной съемки и крупных планов. Этим команда и занялась в первую очередь.

«Мы нашли, чем зацепить аудиторию. Одна из главных причин пойти на такой концерт — быть зрителем в первом ряду. Да, в зале другая атмосфера: вокруг люди, на сцене артист. Но не все зрители могут увидеть исполнителя и музыкантов так близко, как это можно сделать во время грамотно организованной онлайн-трансляции. У людей есть возможность рассмотреть каждое движение и эмоцию любимого артиста».

Привлечение аудитории

Рассчитывали в первую очередь на постоянную аудиторию артиста, поэтому нужно было придумать весомый стимул покинуть зону комфорта и попробовать онлайн-формат. Дальше проще, но в первый раз желательно выходить с новой необычной программой, которая сама по себе представляла бы интерес: для постоянной аудитории это резонный повод поучаствовать в чем-то впервые.

Также решено было использовать интерактив — возможность пообщаться с артистом. На первый концерт организаторы пригласили журналиста, ведущего передачи «Неспящие» на канале 78 Александра Малича, который зачитывал вопросы и транслировал реакцию зрителей на съемочную площадку. Вопросы собирали и фильтровали заранее, чтобы исключить дубли, неудобные вопросы и провокации.

Организация онлайн мероприятий

Реклама в соцсетях

Информацию о концерте размещали в сообществах в VK, Instagram и Facebook , аудитория которых знакома с артистом и лояльна к нему. Соцсети стали основным каналом привлечения зрителей.

При подготовке оффлайн-мероприятий команда уделяла больше внимания таргету и контекстной рекламе, так как нужна аудитория из определенного города, которая ходит на концерты, к тому же есть больше времени, чтобы реклама успела развернуться.

Как провести онлайн мероприятие или онлайн концерт?

В случае с онлайн-концертом сроки сжаты — нет смысла планировать его за полгода, три месяца и даже месяц, ведь ситуация постоянно меняется. Нет возможности ждать, пока люди отреагируют на рекламу, присмотрятся к рекламным баннерам. Зато любой подписчик — потенциальный клиент: он уже в сети, может присоединиться, где бы не находился, знает артиста и интересуется его творчеством. Даже если раньше человек не посещал мероприятия, сейчас все может измениться, так как стоимость билета ниже, а выходить из дома не придется.

Помогло то, что сообщества Ивана были живыми, активно обновлялись, а в Facebook было много платежеспособных поклонников из других стран.

Технические моменты организации онлайн-мероприятий

Что нужно для организации концерта в техническом плане? Чтобы не разочаровать зрителей, важно было максимально хорошо подготовиться: найти площадку со стабильным интернетом, поработать над звуком и картинкой. Интересная творческая программа, талантливые музыканты и интересные гости не спасут, если зритель не услышит качественно сведенный звук, а изображение будет не информативным и скучным. Вероятность того, что человек захочет вернуться, стремится к нулю.

Организаторы онлайн-концертов Ивана Ожогина знали, что, несмотря на сжатые сроки, важно обеспечить высокий уровень мероприятия. Чтобы звук был идеальным, звукорежиссер во время репетиций уходил в закрытое помещение подальше от музыкантов — это помогло свести звук так, как если бы он это делал на концерте. Кроме звукорежиссера, на площадке работал мониторный инженер, который помог музыкантам вывести правильную громкость и создал для них комфортные условия во время трансляции, что позволяло звукорежиссеру не отвлекаться от эфира.

Пришлось попотеть и над видеорядом. Картинка должна быть такой, чтобы зрители все три часа смотрели концерт, не отрываясь. Для этого важно правильно расставить камеры, захватить как можно больше деталей. «Чем монтажнее расставлены камеры, тем чаще можно между ними переключаться и показывать зрителю самое интересное. Важно найти хороший видеопродакшн. Нам повезло — подключили компанию, с которой постоянно сотрудничаем».

Понятно, что первый концерт — это эксперимент, хотелось бы провести его с минимальным риском и затратами, но есть разумные пределы. Если хотите сохранить аудиторию, ни в коем случае не экономьте на:

• интернете. Если во время мероприятия теряется связь с сервером — это провал. Можно, конечно, перестраховаться и писать мероприятие параллельно прямо на площадке, чтобы не организовывать повтор и не возвращать деньги за билеты, но это может оказаться накладно или сложно осуществимо технически;
• звук. Вы можете сократить расходы, выбрав площадку, где уже установлено необходимое оборудование, чтобы не брать его в аренду. Как правило, это цифровой микшерный пульт, на котором можно регулировать задержку, что необходимо для синхронизации видео и звука;
• продакшн — люди, которые будут заниматься съемкой и прямым эфиром.

Последний пункт может оказаться самым сложным, ведь каждый второй в нашей стране — видеограф-самоучка. Даже большая компания, которая занимается этим профессионально, не всегда хороший выбор: очень часто отсутствие мастерства компенсируется огромным количеством камер, из которых в эфир идут только те, на которых нет брака по кадру. Кроме того, клиенты большинства компаний, которые занимаются трансляциями, — конференции и мастер-классы, а на музыкальной сцене их режиссеры просто теряются и не понимают, что реально интересно, а что нет. Предпочтение лучше отдавать тем, кто работает в жанре живых выступлений и может продемонстрировать примеры работ. Просматривая портфолио, обращайте внимание, в первую очередь, на мероприятия, где было использовано меньше всего камер. Если концерт, снятый на три-пять камер, интересно смотреть, значит, режиссер монтажа и оператор-постановщик достаточно профессиональны. Они смогут построить красивое изображение и монтажную схему, задействовав минимальное количество камер и операторов, что поможет сэкономить без потери качества.

Не забывайте о том, что все, кто связан со зрелищными мероприятиями (концертные площадки, технические специалисты, музыканты, прокат и даже компании, которые занимаются съемкой и трансляциями), оказались сейчас в непростых условиях, поэтому в большинстве случаев можно договориться о взаимовыгодных условиях и антикризисных ценах.

Например, команде Артемия помещение для первого концерта досталось практически бесплатно, но пришлось привезти и установить звуковое и световое оборудование. А второй клуб, который предложил очень хорошие условия, был уже оборудован всем необходимым, включая светодиодный экран.

Как организовали продажу билетов на первое онлайн-мероприятие

Артемий и команда были уверены, что сервисов, с помощью которых можно организовать онлайн продажи билетов, много. Оказалось, что самые популярные стриминговые сервисы не учитывают потребности организаторов онлайн-концертов:

• заточены либо под донаты, либо под платные подписки;
• предполагают ведение влога, но никак не разовое мероприятие, доступ к которому можно было бы обеспечить без дополнительных шагов и регистрации для зрителей.

Не найдя ничего нового, решили вернуться к сервису Facecast , с которым уже сотрудничали ранее. Он позволяет проводить трансляции, генерировать уникальные ключи доступа для каждого зрителя, а также хранить видео на протяжении полугода. Все это стоит 5 000 рублей за трансляцию на 2 000 зрителей в качестве 720p или 10 000 за трансляцию на 10 000 зрителей в качестве 1080p.

Условия и качество сервиса полностью удовлетворяли требованиям, но способ реализации билетов и вывода средств не позволял покрывать расходы на проведение мероприятия за счет предпродаж, как это обычно происходит в концертной сфере. После мероприятия приходилось ждать периода с 1 по 10 число, чтобы забрать заработанные деньги. Это делало проведение даже одного концерта в месяц крайне затруднительным.

Решено было разделить функции: трансляцию проводить на Facecast, а билеты продавать через специализированный сервис, с которым организаторы работали на некоторых концертах, когда распространением билетов не занималась площадка.

Минус такой схемы в том, что готового решения для продажи кодов доступа к онлайн-мероприятию у билетных операторов не было. Они предложили продавать обычные билеты, в которых зрителей информировали о том, что коды доступа придут в отдельном письме, и отправлять коды с помощью сервиса рассылки.

Сначала это казалось хорошей идеей, но потом начались проблемы. В первый же день продали более 150 билетов. Схема с рассылкой была недостаточно хорошо отработана, команда не успевала, покупатели волновались и писали всем подряд: в поддержку билетного оператора, где разводили руками, в поддержку Facecast, в группу ВКонтакте, на имейл техподдержки. Это могло отразится на продажах, так как негатив моментально выливался на стены сообществ и в комментарии. Часто зрители неправильно указывали адрес, письмо с кодом доступа попадало в спам или пряталось автосортировкой, почтовый клиент не пропускал рассылку — каждый такой случай приходилось обрабатывать вручную, вместе с самой рассылкой это занимало в среднем 4-5 часов в день.

Пик пришелся на время запуска концерта, потому что многие первый раз задались вопросом как попасть на трансляцию за 5-10 минут до ее начала. Эти люди получили письма, но даже не открыли, отложив все на последний момент. Они активизировались за час до концерта и держали команду в напряжении до самого конца, в результате чего организаторы концерта были измотаны больше, чем артисты после трехчасового выступления.

Несмотря на эти накладки, мероприятие однозначно было успешным — на момент закрытия продаж, за два часа до начала концерта, было реализовано 820 билетов стоимостью 500 рублей каждый. Стало понятно, что второму концерту быть.

Как организовали продажу билетов на второй онлайн-концерт

При подготовке ко второму онлайн концерту, который был запланирован на 29 апреля, Артемий и его коллеги постарались учесть самые крупные ошибки допущенные ранее.

В первую очередь, решили попрощаться со старым билетным сервисом: в связи с отменой многих мероприятий тот ввел ограничение на вывод средств с предпродаж, не сделав исключения даже для онлайн-формата. Такие условия команде не подошли, кроме того, были проблемы с работой платформы: слабый API, не позволяющий автоматизировать рассылки с кодами, ошибки выгрузки имейлов зрителей для отправки кодов вручную. «Мы больше не хотели по несколько часов проводить в почте, отвечая тем, кто купил билеты, на одни и те же вопросы. Также было важно вывести необходимую для оплаты авансов сумму заранее, чтобы расплатиться с подрядчиками на площадке».

Изучив альтернативы, выбрали Qtickets. На это решение повлияли:

• возможность быстрого старта продаж и вывода денег в любой момент;
• наличие современных инструментов продажи билетов;
• большое количество интеграций;
• очень подробная документация по сервису;
• отзывчивые менеджеры.

По просьбе команды Артемия в течение дня было разработано решение для того, чтобы встроить коды доступа в электронные билеты. Вместе с билетом покупатели получали детальную информацию о том, где найти ссылку на трансляцию и так далее.

Что нужно для организации онлайн концерта или мероприятия?

Продажа билетов на онлайн-мероприятия перестала быть проблемой. Сразу после покупки зрители получали все необходимое для того, чтобы присоединиться к трансляции. Организаторы перестали думать об этом и сосредоточились на других задачах, например, сделали лендинг концерта для более глубокой аналитики продаж мероприятия. Также заметно снизилась нагрузка на модераторов сообществ, где в комментариях перестали появляться вопросы о доступе

«Приятным бонусом стала возможность отслеживать в личном кабинете Qtickets не только количество проданных билетов, но и отчеты по UTM-меткам, которые дают возможность даже без продвинутых навыков работы с Google аналитикой и Яндекс метрикой оценить эффективность разных каналов продаж при наличии сайта мероприятия: это очень удобно с точки зрения экономии времени и оперативности отчетов».

Во второй раз на подготовку оставалось меньше времени — с учетом создания лендинга и всех необходимых материалов она заняла около трех дней. Продажи открыли за 8 дней до концерта и не закрывали до его окончания, потому что команда уже не занималась рассылкой кодов и поддержкой покупателей. Результат — 861 билет.

Освободившееся время потратили также на проработку художественного оформления концерта: подобрали видеоряд для светодиодного экрана, составили световую партитуру. После концерта получили столько положительных отзывов, сколько не получали на оффлайн-мероприятиях — это положительная сторона моментальной реакции зрителей, когда все хорошо организовано.

Как провести онлайн-мероприятие почти на 900 человек

Это мероприятие, как и первое, продвигали через сообщества в соцсетях. Такой подход не был идеальным. Чтобы человек решился на покупку, у него должно быть как можно больше фактов на руках. Если впихнуть все в один пост, он будет нечитаемым, поэтому публиковали серию с фактами о концерте. Не каждый прочтет их все, а значит, поставленную задачу они не решают.

Зато с ней справляется лендинг, на котором есть вся важная информация в доступном для восприятия формате. Перейдя на него, человек, который заинтересовался любым постом или рекламой, получает развернутое представление о том, что покупает. Также наличие сайта позволяет собрать и проанализировать информацию о том, откуда приходят люди и какие каналы работают наиболее эффективно. Пренебрегать этой возможностью не стоит, потому что времени мало, мероприятий много, потенциал — огромный, и важно быстро найти путь к своей аудитории. Иначе есть большой риск слить деньги.

По словам Артемия, благодаря тому, что команда вовремя начала работать с Qtickets, удалось сэкономить время, которое смогли потратить на более глубокий анализ, сайт, технические нюансы и т.д.

По статистике большинство зрителей — 571 человек (66,4%) — пришло из Vkontakte. Instagram дал 147 продаж (17%), рассылки — 46 (5,34%), таргет — 44 (5,1%), Facebook — 32 (3,72%), для 21 (2,44%) не удалось зафиксировать сработавший канал. Итого на второе мероприятие собрали 861 зрителя, 117 из них (13,6%) купили билеты с бонусом в виде доступа к записи первого концерта.

Особенности ценообразования на втором и последующих мероприятиях

Организуя второе мероприятие, команда использовала динамическое ценообразование. Стоимость обычного билета на момент старта продаж была 350 рублей, ко дню концерта она вырастала до 450. Также были билеты с доступом к первому концерту, их цена начиналась с 600 рублей и поднималась до 700. Это было сделано, чтобы стимулировать большие продажи в первые дни и снизить нагрузку на техподдержку в день мероприятия, а также снизить пороговую стоимость для постоянных зрителей за счет продажи билетов с бонусом.

На третий концерт, организация которого на момент написания этой статьи в разгаре, ввели три категории билетов: за 350, 500 и 750 рублей. По состоянию на второй день продаж реализовано 78 билетов по 750, 67 по 500 и 73 по 350 рублей, т.е. самые дорогие продаются лучше.

Как организовать и провести онлайн-мероприятие: советы от Артемия

Организовав два успешных онлайн-концерта и работая над третьим, Артемий выделил три ключевых момента, которые помогут организовать и успешно провести онлайн-мероприятие.

1. Сделайте качественный и интересный продукт. Первый онлайн-концерт должен выходить за рамки привычного репертуара — это эксперимент, который убедит постоянную аудиторию артиста попробовать новый формат. Чтобы зрители оценили его и вернулись, уделите особое внимание качеству звука и изображения.

   Первый раз зритель идет вслепую, доверяя артисту, — нельзя его подводить, оставляя наедине со звуком, записанным с микрофона, и общим планом сцены, даже если это камера 360.

   Онлайн-концерт не должен уступать привычному оффлайн-формату.

2. Правильно донесите ценность онлайн-концерта. Люди уже привыкли, что им предлагают посмотреть на артиста с одной камеры, часто — со слабым музыкальным сопровождением. Важно дать понять, что вы подготовили для них нечто большее, особенно на первом концерте, когда еще не можете показать записи. Но завышать ожидания тоже опасно: если люди придут на стрим с уверенностью, что это будет, как концерт на большой арене с пятнадцатью камерами, а вы дадите им три, пусть и с крупными планами, они будут разочарованы.

   Пытайтесь соблюдать баланс: в конечном итоге зрители идут не за картинкой, а за артистом и его творчеством, и должны иметь возможность насладиться им.

3. Автоматизируйте рутинные процессы. Организовывая онлайн-концерт, есть риск утонуть в переписках с аудиторией. Вопросы обычно стандартные: где найти билет, как воспользоваться ссылкой на трансляцию и т.д. Важно все это автоматизировать, чтобы у людей не возникало вопросов и поводов оставлять негативные отзывы, а вы не тратили на это время.

   Занимайтесь своей работой, а продажу билетов и трансляцию предоставьте профессионалам из Qtickets и Facecast.