Организация концертов и выступлений: как без огромных бюджетов продвигаться в узкой нише и заполнять тысячные залы

организация выступлений

В 2013 году наш клиент Сурен Багдасарян основал проект «Dudukist» , цель которого — популяризация армянского национального духового инструмента дудук в России. Одно из самых масштабных мероприятий, которое он организует ежегодно, — фестиваль дудука. Начинали с нуля, набили все свойственные новичкам шишки, а теперь собирают каждый раз около 1000 зрителей.

Мы попросили Сурена рассказать о том, насколько сложно проходит организация концертов дудука, как продвигать такие «узкие» мероприятия и собирать тысячные залы, не затрачивая огромные деньги.

Из материала вы узнаете:

Как и зачем основали проект «Dudukist»

Сурен — руководитель IT- проектов, с детства увлекающийся игрой на дудуке, популярном в Армении духовом инструменте. В 2013 году вместе с коллегой, Мариной Селивановой, он основал проект «Dudukist», в рамках которого планировал устраивать мероприятия для любителей дудука. «Мы с Мариной сразу решили, что раз в год будем проводить большие фестивали: собирать фанатов дудука и талантливых музыкантов. Опыта в организации выступлений и концертов у нас не было, но мы были уверены, что такой формат точно будет интересен. Мы видели, что Дживан Гаспарян — знаменитый музыкант, который играет на дудуке — собирал огромные залы, значит, люди пойдут и к нам».

Свою историю Сурен и Марина рассказали в деловом романе "О чём думает организатор мероприятий?" .

организация выступления артистаСурен Багдасарян и Марина Селиванова (организация концертов)

Чтобы оценить спрос, Сурен создал в Facebook группу любителей дудука. Когда сообщество стало набирать обороты, задумался над организацией первого мероприятия.

Как проходили первые мероприятия

В 2014 году Сурен и Марина провели в Культурном центре«Москвич» первый международный фестиваль дудука , в котором приняли участие их знакомые артисты. Тогда на концерт пришло 1300 человек, но большинство — бесплатно, по пригласительным.«Продать удалось 350 билетов, около 25% от общего количества. Мы ошиблись с целевой аудиторией: решили, что концерты армянского инструмента интересны только армянам и пытались продавать билеты им. Когда поняли, что просчитались, очень удивились».

организация концертов и выступленийПервый Московский фестиваль дудука, 30 апреля 2014 года. Выступают Гегам Оганян и Александр Мовсесян. Организация выступления артистов.

Для армян, которым Сурен собирался продать билеты, дудук не был экзотикой, поэтому концерты не вызывали у них ажиотажа. «Оказалось, что наша аудитория — русскоязычное население, которое любит классическую музыку и интересуется другими культурами. Но поняли мы это, увы, не сразу».

Первый концерт, хоть и не принес денег, свою задачу выполнил. Тогда было важно заявить о себе, рассказать людям о том, что за проект «Dudukist» и в каком формате проходят мероприятия. Организаторы параллельно открыли школу дудука, в которой обучают игре на этом инструменте, позже стали дистрибьюторами музыкальных инструментов, начали консультировать другие event-компании.

организация концертовПервый Московский фестиваль дудука, 30 апреля 2014 года. Организация выступления артиста. Выступает Селена и группа Whalephant

Фестиваль решили проводить раз в год, в конце сентября или начале октября. По словам Сурена, это идеальное время: в конце августа люди возвращаются с дач, тратят деньги на то, чтобы собрать детей в школу, а в конце сентября получают зарплату и готовы покупать билеты на мероприятия.

В течение пяти лет для каждого фестиваля дудука подбирали большие статусные залы. Второй прошел в Театре Эстрады, третий — в концертном зале «Москвич» с оркестром, четвертый — в зале Кремлевского дворца. На каждый концерт приходили по 1000 человек.

Читайте также: Кейс по организации бизнес-мероприятий: как за 3 месяца продать билеты на тренинг начинающего спикера, когда в стране кризис

По мнению Сурена, выбор таких дорогих площадок в конечном итоге помогает экономить концертный бюджет: «Аренда театра эстрады обошлась в 600 000 рублей за вечер, но мы не пожалели о таком выборе. Планировали организовать большой фестиваль, привезти известных музыкантов, и только такая площадка могла помочь привлечь больше людей и отбить затраты. Ведь это и эстетическое удовольствие, и хороший трафик — постоянные посетители регулярно заходят, чтобы узнать, что пройдет в их любимом зале, и покупают билеты».

Первые концерты продвигали двумя способами: раздавали листовки рядом с местами, где проходят похожие мероприятия, а также связывались через соцсети со своими подписчиками. «Мы просто писали людям в личные сообщения и приглашали их на свои мероприятия. Это бесплатно, это работает — повышается лояльность клиентов, но мало организаторов пользуются этой схемой. Думаю, это еще связано с тем, что они боятся услышать негативный отзыв о концерте. Но это лучший способ понять, чего хочет аудитория».

О коллективе и музыкантах

Продвижение и организация музыкальных концертов и выступлений лежит на Сурене и Марине. Остальные члены команды — фрилансеры: фотографы, таргетологи, дизайнеры, звукорежиссеры, композиторы, их Сурен привлекает к подготовке масштабных мероприятий. «Мы нашли по одному специалисту и каждый из них может контролировать своих подопечных. Например, на сезонах армянской культуры у нас работает пять фотографов. Но ими руководим не мы, а фотограф из нашей команды. Так нам удалось снять с себя лишние обязательства и быть уверенными в качестве».

Приглашенным специалистам платят сдельно, но благодаря тому, что они работают часто, удается немного сэкономить. «Ставка фотографа — 3000 рублей за съемку, но если мы предлагаем сотрудничать на протяжении трех месяцев, он делает скидку. Еще некоторые фотографы соглашаются поработать за пиар или за билеты — они снимают концерт, а мы их отмечаем в своих соцсетях или бесплатно даем билет на мероприятие».

Музыкантов команда Сурена ищет среди знакомых в Facebook. Основной критерий отбора — не популярность артиста, а то, насколько разнообразно он может играть на дудуке. Цель организаторов — продвигать инструмент. «Я ежедневно слежу за дудукистами в соцсетях, вижу, кто на что способен. Всегда подбираю музыкантов под конкретный концерт — если планируем выступать с оркестром, значит нужен артист, у которого есть такой опыт. Нам интересны музыканты, которые могут раскрыть потенциал инструмента через авторские композиции».

организация музыкальных концертовОрганизация концертов и выступлений
Рафаэль Мкртчян и оркестр Боян на III Московском международном фестивале дудука

Организаторы не платят музыкантам за выступление на фестивалях, но оплачивают трансфер, проживание, питание, пребывание в стране. Иногда удается найти партнеров, которые помогают покрыть часть расходов: гостиница может бесплатно заселить артистов, а ресторан — покормить.

Самое сложное в работе, по словам Сурена, — создать продукт, за который люди готовы платить. «Чтобы не тратить бюджет впустую, нужно системно подходить к организации концертов(организации выступлений), тесно работать с площадкой и на 100% использовать ее потенциал. Например, если в зале есть проектор на всю стену — нужно придумать контент и задействовать его. Иначе есть шанс попасть на деньги».

Сурен отмечает, что важно и то, как выглядит площадка: от того, сколько можно разместить гостей до того, какая внутри уборная. По словам организатора, если клиент после часового концерта зайдет в «совковый и непрезентабельный туалет», впечатление от мероприятия может испортиться. «Чтобы не попасть в неудобную ситуацию, я заранее анализирую путь своего клиента — от момента, когда он входит в зал до того, как выходит. Всё, с чем он соприкоснется, должно приносить позитив. И об этом нужно заботиться организаторам, а не площадке».

Как организовали концерт в планетарии

Пятый фестиваль команда решила провести в планетарии. Эта идея пришла Сурену в голову спонтанно: «Мы придумали новый формат под названием «Вселенная дудука». Если тема космоса, значит надо подыскать подходящую локацию — и это планетарий. Но организация такого музыкального концерта оказалось сложной и довольно дорогой».

стоимость организации концертаОрганизация выступлений артистов: Георгий Лаврентьев, Иван Муралов, Геворг Дабагян, Арутюн Чколян, Армен Ованнисян, Мартин Казарян, Норайр Гапоян, Камо Хачатрян на V Московском международном фестиваль дудука, 6-7 октября 2018 года, Москва.

Стоимость организации концерта? Основная сложность была в количестве мест и рассадке гостей. В планетарии всего 356 мест, при этом из-за проектора, который позволяет организовать полнокупольное шоу во время концерта, аренда помещения стоила довольно дорого. А это означало, что билеты также будут не дешевыми — от 2000 до 5000 рублей. Места, которые находились ближе к сцене, стоили 2000 рублей, а те что дальше — от 3000 до 5000 рублей.

Чтобы продавать дорогие билеты, нужно было «создать космическое шоу», за которое хочется заплатить. «Чтобы сделать атмосферное видео, которое будет сопровождать звуки дудука, мы с другом решили поехать в Армению. Там наняли гида, он провел нас по красивым местам. В итоге мы проехали 2000 километров и отсняли 9 часов материала. Из него смонтировали небольшой ролик. Основная задумка была в том, чтобы провести зрителей по Армении под музыку дудука».

Затем Сурен привлек специалистов, которые разработали афиши и лендинг концерта. В итоге упаковка проекта вместе с туром по Армении обошлись в 650 000 рублей.

сколько стоит организация концерта
Организация музыкальных концертов

Сколько стоит организация концерта? Часть денег ему удалось получить от инвестора. «Проблема таких масштабных концертов в том, что затраты начинаются раньше, чем приходит прибыль. Но мы понимали, что если хотим продавать дорого, значит и упаковка должна выглядеть дорого, а на это нужны большие деньги. Поэтому под проект мы нашли партнера».

Читайте также: Проведение и организация локальной IT-конференции: с нуля до 700 гостей

Кроме этого, организаторы думали, как распродать дорогие билеты. В планетарии есть особенность — чем дальше от сцены место, тем больше купола будет видно и, соответственно, тем дороже будут стоить билеты. Чтобы объяснить гостям, почему так, нужно было показать, как это выглядит. С этим помог сервис Qtickets— это сервис для организаторов мероприятий, с помощью которого можно продавать билеты на концерты и следить за аналитикой.

«На тот момент мы пользовались сервисом по продаже билетов Timepad. Но нам был нужен более продвинутый функционал: чтобы система была гибкая и могла подстроиться под нужное мероприятие. Тогда я сравнил десять популярных приложений по продаже билетов. Протестировал каждое и остановился на Qtickets — он оказался лучше остальных».

продажа билетов на концерты
Cколько стоит организация концерта и стоимость организации концерта
Так выглядела рассадка для покупателей в сервисе Qtickets

Как продвигали концерт в планетарии

Сделав упаковку и подключив систему аналитики, Сурен занялся продвижением продукта.

Первое, что он сделал — рассылку в Facebook по тем людям, которые уже посещали его мероприятия. «Когда сделал рассылку, в базу ретаргетинга попали 3000 человек. Я понял, что не надо настраивать таргет на новую аудиторию, нужно с помощью контента и рассылок бомбить по старой, которая уже доверяет нам. Так мне удалось продать 150 билетов, 20% от общего количества».

Чтобы настроить точную рекламу и не «слить» бюджет, Сурен анализировал каждого покупателя: сколько он купил билетов, как часто ходит на мероприятия. От этого зависело, какую рекламу он увидит, — одних покупателей нужно было «подогреть», других просто уведомить, на третьих не тратить свои деньги.

40% билетов удалось реализовать через планетарий. Их начали продавать за полгода до начала концерта. «На мой взгляд, нужно учить людей покупать билеты заранее, предупреждая о том, что больше мест не будет. Я не вижу смысла поднимать стоимость, лучше работать с системой скидок. Ведь если ты поднимаешь цену, значит добавляешь ценность продукта, но если в афише ничего не меняется, то почему человек должен платить больше?»

По словам Сурена, основная ценность их проекта заключалась в том, что это уникально и такое можно увидеть всего один раз в год. Эту мысль организаторам удалось грамотно упаковать с помощью афиш, роликов и рекламы.

организация выступлений
Продажа билетов на концерты. 

Оставшиеся 40% реализовали билетные агенты за процент. «Я отдал им самые дешевые билеты — по 2000 рублей. На сайте мы указали, что дешевые билеты закончились и люди поняли, что надо срочно покупать билеты за 3000 рублей, пока и их не разобрали».

Читайте также: Реклама и продвижение концерта в Олимпийском – успеть за 2 месяца!

Кроме того, организаторы решили сделать мероприятие двухдневным и разнообразить программу. Так им удалось не только отбить потраченные деньги, но и заработать. «Мы подумали, что раз уже вложились в контент, программу, оплатили перелеты музыкантам, то нужно отбить все вложенные деньги. В итоге за два дня к нам пришло 780 человек. Оборот двух концертов составил более двух миллионов рублей. Это отличный результат, которым я могу гордиться».

организация концертов и выступленийОрганизация выступления артистов: Георгий Лаврентьев, Андрей Танзю, Дмитрий Лосев, Иван Муралов, Паата Чакаберия, Геворг Дабагян, Хор Озарение, Ольга Бурова на V Московском международном фестиваль дудука, 6-7 октября 2018 года, Москва.

Программу, которую Сурен подготовил для планетария, он планирует использовать ежегодно. «Мы больше не тратим деньги на продвижение и упаковку в проекте «Вселенная дудука». Крупно вложились один раз, сделали качественный продукт и теперь каждый год он приносит нам прибыль».

Как платформа Qtickets помогла организаторам продать билеты

По словам Сурена, с помощью сервиса Qtickets удалось показать покупателям, почему дорогие места находятся в конце зала. «Мы спросили у ребят, как можно отразить этот формат в приложении. Они предложили идею — представить зрителю картинку в 360°, чтобы он понял, насколько хорошо будет видно купол с выбранного места. Команда выехала на площадку, провела съемку, с помощью которой удалось предотвратить лишние вопросы».

Константин Комаров, основатель сервиса Qtickets, рассказал: площадку с обзором 360° отсняли для каждого места — покупая билет, люди могли посмотреть, как будет выглядеть концерт с их места. Эта методика в таком качественном исполнении, по словам Константина, пока не имеет аналогов в России.

Сурену также важно было просчитать, во сколько обойдется один проданный билет, с учетом вложений в рекламу. Это нужно, чтобы понимать, насколько эффективно работают рекламные каналы.

Читайте также: Как Qtickets помогает организатору турниров продавать билеты на мероприятия с аудиторией до 8000 зрителей

Сурен работает в IT-сфере, поэтому к выбору приложения подошёл основательно. Особенно его порадовал в Qtickets мощный функционал с аналитикой. Благодаря этому можно отслеживать, откуда пришел человек, в какой момент он покупает билет и какая конверсия в продаже. «Такая аналитика помогает понять, кто те люди, которые не решились купить билет. С помощью данных сервиса мы можем точно увидеть, на каких покупателей стоит запустить рекламу. Эта функция сильно экономит наши время и деньги».

организация музыкальных концертов
Сколько стоит организация концерта
Статистика сервиса Qtickets, которая показывает, откуда пришли клиенты, купившие билеты

Сурен отметил также:

  • возможность интеграции сервиса с соцсетями, которая позволяет подписчикам покупать билеты, не покидая сообщество;
  • корректную работу с мобильных устройств;
  • основатель сервиса подключался к поиску решений и активно участвовал в процессе их реализации.

Как продвигать нишевые мероприятия: 4 совета от Сурена

За пять лет работы с узкой нишей Сурен выделил ключевые моменты, которые помогают ему собирать полные залы на своих концертах. Вот несколько главных советов начинающим организаторам:

Найти свою целевую аудиторию и качественно с ней работать. Любой «узкий» продукт уникальный. Не стоит стесняться этого и искать широкие аудитории для охвата. Лучше сосредоточить внимание на тех, кто ценит и любит ваш продукт, и максимально качественно работать с этой аудиторией — изучать их потребности и формировать ценность.

Качественно упаковать продукт. Люди должны понимать ценность продукта — почему они должны купить его именно сейчас. Если продукт хороший, люди будут готовы платить за ожидание — например, покупать билеты за полгода до концерта. Упаковка должна продавать сама по себе, а инструменты маркетинга — всего лишь катализатор хорошего продукта.

Влюбить зрителя в будущее мероприятие. Продвижение — важная часть любого упакованного продукта. Правильный маркетинг — это хорошо проработанные креативы, тексты, смыслы, которые вы хотите донести до своего клиента. Важно сформировать правильные ожидания клиента о будущем событии и влюбить его в это мероприятие.

Кроме этого, Сурен отмечает, что не менее важно верить в то, что вы делаете. «Если верить, что проект станет успешным, и прикладывать к этому усилия, обязательно удастся добиться хорошего результата. Начиная работать над проектом «Dudukist», я не знал, что это приведет к таким масштабам, но я хотел этого, поэтому продолжал действовать. И сегодня каждый наш концерт собирает огромные залы».


Если вы планируете масштабное мероприятие, мы подскажем как действовать, чтобы продать максимум билетов без лишних трат!

Что сделаем:

  • проанализируем сайты/страницы/сообщества, через которые вы планируете или уже продаёте билеты;
  • выявим ошибки оформления;
  • дадим рекомендации по улучшению конверсии в покупку;
  • проконсультируем по установке и настройке веб-аналитики;
  • подскажем, какие сервисы стоит использовать дополнительно для повышения эффективности работы;
  • поделимся материалами для обучения: статьями, книгами, курсами;
  • разберём бизнес-процессы и оптимизируем с помощью возможностей сервиса.



Ключевые слова для этой статьи: организация выступлений, организация выступления артиста, организация концертов и выступлений, организация концертов, организация музыкальных концертов, стоимость организации концерта, сколько стоит организация концерта, продажа билетов на концерты, организация выступлений артистов, организация выступлений творческих коллективов, организация концертов артистов, стоимость организации музыкального концерта, сколько стоит организация концертав России, продажа билетов на концерты в России, организация концертов в России, организация концертов в Москве.

Консультация

Планируете открыть продажу билетов?
Предоставьте пожалуйста без ошибок следующую информацию. Наши специалисты с вами свяжутся для консультации.
*
*
*
*
*
Спасибо за регистрацию! Ваши регистрационные данные отправлены в очередь на рассмотрение.
Что-то пошло не так. Попробуйте повторить попытку через некоторое время.