Организация концертов и выступлений: как без огромных бюджетов продвигаться в узкой нише, правильно осуществлять продажу билетов на концерты и заполнять тысячные залы

В 2013 году наш клиент Сурен Багдасарян основал проект «Dudukist» , цель которого — популяризация армянского национального духового инструмента дудук в России. Одно из самых масштабных мероприятий, которое он организует ежегодно, — фестиваль дудука. Организацию концертов начинали с нуля, набили все свойственные новичкам шишки, а теперь собирают каждый раз около 1000 зрителей.

Мы попросили Сурена рассказать о том, насколько сложно проходит организация концертов дудука, как продвигать такие «узкие» мероприятия и собирать тысячные залы, не затрачивая огромные деньги.

Из материала вы узнаете:

• Кто и зачем основал проект Dudukist
• Как проходила организация первых выступлений
• Кто помогает в организации концертов и выступлений и как подбирают музыкантов
• Какой была стоимость организации концерта в планетарии
• Как продвигали концерт в планетарии и сколько в это вложили
• Как организована продажа билетов на концерты
• Что основатель проекта рекомендует тем, кто хочет заняться организацией концертов и выступлений в узкой нише

Как и зачем основали проект «Dudukist»

Сурен — руководитель IT- проектов, с детства увлекающийся игрой на дудуке, популярном в Армении духовом инструменте. В 2013 году вместе с коллегой, Мариной Селивановой, он основал проект «Dudukist», в рамках которого планировал устраивать мероприятия для любителей дудука. «Мы с Мариной сразу решили, что раз в год будем проводить большие фестивали: собирать фанатов дудука и талантливых музыкантов. Опыта в организации выступлений и концертов у нас не было, но мы были уверены, что такой формат точно будет интересен. Мы видели, что Дживан Гаспарян — знаменитый музыкант, который играет на дудуке — собирал огромные залы, значит, люди пойдут и к нам».

Свою историю Сурен и Марина рассказали в деловом романе "О чём думает организатор мероприятий?" .

Сурен Багдасарян и Марина Селиванова (организация концертов)

Чтобы оценить спрос, Сурен создал в Facebook группу любителей дудука. Когда сообщество стало набирать обороты, задумался над организацией первого музыкального мероприятия.

Как проходила организация первых музыкальных мероприятий

В 2014 году Сурен и Марина провели в Культурном центре «Москвич» первый международный фестиваль дудука , в котором приняли участие их знакомые артисты. Пришло 1300 человек, но большинство — бесплатно, по пригласительным. «Продажа билетов на концерт шла не очень хорошо: удалось реализовать 350 билетов, около 25% от общего количества. Мы ошиблись с целевой аудиторией: решили, что концерты армянского инструмента интересны только армянам и пытались продавать билеты на концерт им. Когда поняли, что просчитались, очень удивились».

Первый Московский фестиваль дудука, 30 апреля 2014 года. Выступают Гегам Оганян и Александр Мовсесян. Организация выступления артистов.

Для армян, которым Сурен собирался продать билеты, дудук не был экзотикой, поэтому концерты не вызывали у них ажиотажа. «Оказалось, что наша аудитория — русскоязычное население, которое любит классическую музыку и интересуется другими культурами. Но поняли мы это, увы, не сразу».

Первый концерт, хоть и не принес денег, свою задачу выполнил. Тогда было важно заявить о себе, рассказать людям о том, что за проект «Dudukist» и в каком формате проходят мероприятия. Организаторы концерта параллельно открыли школу дудука, в которой обучают игре на этом инструменте, позже стали дистрибьюторами музыкальных инструментов, начали консультировать другие event-компании.

Первый Московский фестиваль дудука, 30 апреля 2014 года. Организация выступления артиста. Выступает Селена и группа Whalephant

Фестиваль решили проводить раз в год, в конце сентября или начале октября. По словам Сурена, это идеальное время для организации музыкального мероприятия: в конце августа люди возвращаются с дач, тратят деньги на то, чтобы собрать детей в школу, а в конце сентября получают зарплату и готовы покупать билеты на мероприятия.

В течение пяти лет для каждого фестиваля дудука подбирали большие статусные залы. Второй прошел в Театре Эстрады, третий — в концертном зале «Москвич» с оркестром, четвертый — в зале Кремлевского дворца. На каждый концерт приходили по 1000 человек.

Читайте также: Кейс по организации бизнес-мероприятий: как за 3 месяца продать билеты на тренинг начинающего спикера, когда в стране кризис

По мнению Сурена, выбор таких дорогих площадок в конечном итоге помогает экономить концертный бюджет: «Аренда театра эстрады обошлась в 600 000 рублей за вечер, но мы не пожалели о таком выборе. Планировали организовать большой фестиваль (концерт), привезти известных музыкантов, и только такая площадка могла помочь привлечь больше людей и отбить затраты. Ведь это и эстетическое удовольствие, и хороший трафик — постоянные посетители регулярно заходят, чтобы узнать, что пройдет в их любимом зале, и покупают билеты».

Первые концерты продвигали двумя способами: раздавали листовки рядом с местами, где проходят похожие мероприятия, а также связывались через соцсети со своими подписчиками. «Мы просто писали людям в личные сообщения и приглашали их на свои мероприятия. Это бесплатно, это работает — повышается лояльность клиентов, но мало организаторов пользуются этой схемой. Думаю, это еще связано с тем, что они боятся услышать негативный отзыв о концерте. Но это лучший способ понять, чего хочет аудитория».

О коллективе и музыкантах

Продвижение и организация концертов и других музыкальных мероприятий лежит на Сурене и Марине. Остальные члены команды — фрилансеры: фотографы, таргетологи, дизайнеры, звукорежиссеры, композиторы, их Сурен привлекает к подготовке масштабных мероприятий. «Мы нашли по одному специалисту и каждый из них может контролировать своих подопечных. Например, на сезонах армянской культуры у нас работает пять фотографов. Но ими руководим не мы, а фотограф из нашей команды. Так нам удалось снять с себя лишние обязательства и быть уверенными в качестве».

Приглашенным специалистам платят сдельно, но благодаря тому, что они работают часто, удается немного сэкономить. «Ставка фотографа — 3000 рублей за съемку, но если мы предлагаем сотрудничать на протяжении трех месяцев, он делает скидку. Еще некоторые фотографы соглашаются поработать за пиар или за билеты — они снимают концерт, а мы их отмечаем в своих соцсетях или бесплатно даем билет на мероприятие».

Музыкантов команда Сурена ищет среди знакомых в Facebook. Основной критерий отбора — не популярность артиста, а то, насколько разнообразно он может играть на дудуке. Цель организаторов концерта — продвигать инструмент. «Я ежедневно слежу за дудукистами в соцсетях, вижу, кто на что способен. Всегда подбираю музыкантов под конкретный концерт — если планируем выступать с оркестром, значит нужен артист, у которого есть такой опыт. Нам интересны музыканты, которые могут раскрыть потенциал инструмента через авторские композиции».

Организация концертов и выступлений
Рафаэль Мкртчян и оркестр Боян на III Московском международном фестивале дудука

Организаторы концертов не платят музыкантам за выступление на фестивалях, но оплачивают трансфер, проживание, питание, пребывание в стране. В организации музыкальных мероприятий иногда удается найти партнеров, которые помогают покрыть часть расходов: гостиница может бесплатно заселить артистов, а ресторан — покормить. Это снижает итоговую стоимость организации концерта.

Самое сложное в работе, по словам Сурена, — создать продукт, за который люди готовы платить. «Чтобы не тратить бюджет впустую, нужно системно подходить к организации концертов (организации выступлений), тесно работать с площадкой и на 100% использовать ее потенциал. Например, если в зале есть проектор на всю стену — нужно придумать контент и задействовать его. Иначе есть шанс попасть на деньги».

Сурен отмечает, что важно и то, как выглядит площадка: от того, сколько можно разместить гостей до того, какая внутри уборная. По словам организатора, если клиент после часового концерта зайдет в «совковый и непрезентабельный туалет», впечатление от мероприятия может испортиться. «Чтобы не попасть в неудобную ситуацию, я заранее анализирую путь своего клиента — от момента, когда он входит в зал до того, как выходит. Всё, с чем он соприкоснется, должно приносить позитив. И об этом нужно заботиться организаторам, а не площадке».

Как организовали концерт в планетарии

Пятый фестиваль команда решила провести в планетарии. Эта идея пришла Сурену в голову спонтанно: «Мы придумали новый формат под названием «Вселенная дудука». Если тема космоса, значит надо подыскать подходящую локацию — и это планетарий. Но организация оказалось сложной, а стоимость организации концерта — высокой.

Организация выступлений артистов: Георгий Лаврентьев, Иван Муралов, Геворг Дабагян, Арутюн Чколян, Армен Ованнисян, Мартин Казарян, Норайр Гапоян, Камо Хачатрян на V Московском международном фестиваль дудука, 6-7 октября 2018 года, Москва.

Основная сложность организации музыкального мероприятия была в количестве мест и рассадке гостей. В планетарии всего 356 мест, при этом из-за проектора, который позволяет организовать полнокупольное шоу во время концерта, аренда помещения стоила довольно дорого. А это означало, что билеты также будут не дешевыми — от 2000 до 5000 рублей. Места, которые находились ближе к сцене, стоили 2000 рублей, а те что дальше — от 3000 до 5000 рублей.

Чтобы продажа билетов на концерты шла бойко, нужно было «создать космическое шоу», за которое захочется платить. «Чтобы сделать атмосферное видео, которое будет сопровождать звуки дудука, мы с другом решили поехать в Армению. Там наняли гида, он провел нас по красивым местам. В итоге мы проехали 2000 километров и отсняли 9 часов материала. Из него смонтировали небольшой ролик. Основная задумка была в том, чтобы провести зрителей по Армении под музыку дудука».

Затем Сурен привлек специалистов, которые разработали афиши и лендинг концерта. Итоговая стоимость организации концерта (вместе с туром по Армении) составила 650 000 рублей.

Сколько стоит организация концерта? Часть денег удалось получить от инвестора. «Проблема таких масштабных концертов в том, что затраты начинаются раньше, чем приходит прибыль. Но мы понимали, что если хотим продавать дорого, значит и упаковка должна выглядеть дорого, а на это нужны большие деньги. Поэтому под проект мы нашли партнера».

Читайте также: Проведение и организация локальной IT-конференции: с нуля до 700 гостей

Кроме того, организаторы думали, как организовать продажу дорогих билетов на концерты. В планетарии есть особенность — чем дальше от сцены место, тем больше купола будет видно и, соответственно, тем дороже будут стоить билеты. Чтобы объяснить гостям, почему так, нужно было показать, как это выглядит. С этим помог сервис для продажи билетов на концерты Qtickets.

«На тот момент мы пользовались сервисом по продаже билетов Timepad. Но нам был нужен более продвинутый функционал: чтобы система была гибкая и могла подстроиться под нужное мероприятие. Тогда я сравнил десять популярных приложений по продаже билетов на концерты. Протестировал каждое и остановился на Qtickets — он оказался лучше остальных».

Так выглядела рассадка для покупателей в сервисе Qtickets

Как продвигали концерт в планетарии

Сделав упаковку и подключив систему аналитики, Сурен занялся продвижением продукта.

Первое, что он сделал — рассылку в Facebook по тем людям, которые уже посещали его мероприятия. «Когда сделал рассылку, в базу ретаргетинга попали 3000 человек. Я понял, что не надо настраивать таргет на новую аудиторию, нужно с помощью контента и рассылок бомбить по старой, которая уже доверяет нам. Так мне удалось продать 150 билетов на концерт, 20% от общего количества».

Чтобы настроить точную рекламу и не «слить» бюджет, Сурен анализировал каждого покупателя: сколько он купил билетов, как часто ходит на мероприятия. От этого зависело, какую рекламу он увидит, — одних покупателей нужно было «подогреть», других просто уведомить, на третьих не тратить свои деньги.

40% билетов удалось реализовать через планетарий. Их начали продавать за полгода до начала концерта. «На мой взгляд, нужно учить людей покупать билеты заранее, предупреждая о том, что больше мест не будет. Я не вижу смысла поднимать стоимость, лучше работать с системой скидок. Ведь если ты поднимаешь цену, значит добавляешь ценность продукта, но если в афише ничего не меняется, то почему человек должен платить больше?»

По словам Сурена, основная ценность их проекта заключалась в том, что это уникально и такое можно увидеть всего один раз в год. Эту мысль организаторам удалось грамотно упаковать с помощью афиш, роликов и рекламы.

Оставшиеся 40% реализовали билетные агенты за процент. «Я отдал им самые дешевые билеты — по 2000 рублей. На сайте мы указали, что дешевые билеты закончились и люди поняли, что надо срочно покупать билеты за 3000 рублей, пока и их не разобрали».

Читайте также: Реклама и продвижение концерта в Олимпийском – успеть за 2 месяца!

Кроме того, организаторы решили сделать мероприятие двухдневным и разнообразить программу. Так им удалось не только отбить потраченные деньги, но и заработать. «Мы подумали, что раз уже вложились в контент, программу, оплатили перелеты музыкантам, то нужно отбить все вложенные деньги. В итоге за два дня к нам пришло 780 человек. Оборот двух концертов составил более двух миллионов рублей. Это отличный результат, которым я могу гордиться».

Организация выступления артистов: Георгий Лаврентьев, Андрей Танзю, Дмитрий Лосев, Иван Муралов, Паата Чакаберия, Геворг Дабагян, Хор Озарение, Ольга Бурова на V Московском международном фестиваль дудука, 6-7 октября 2018 года, Москва.

Программу, которую Сурен подготовил для планетария, он планирует использовать ежегодно. «Нам больше не приходится думать о том, сколько стоит организация концерта «Вселенная дудука». Крупно вложились один раз, сделали качественный продукт и теперь каждый год он приносит нам прибыль».

Как платформа Qtickets помогла организаторам продать билеты на концерты

По словам Сурена, с помощью сервиса Qtickets удалось показать покупателям, почему дорогие места находятся в конце зала. «Мы спросили у ребят, как можно отразить этот формат в приложении. Они предложили идею — представить зрителю картинку в 360°, чтобы он понял, насколько хорошо будет видно купол с выбранного места. Команда выехала на площадку, провела съемку, с помощью которой удалось предотвратить лишние вопросы».

Константин Комаров, основатель сервиса Qtickets, рассказал, что обзор 360° отсняли для каждого места — покупая билеты, люди понимали, что увидят. Эта методика в таком качественном исполнении, по словам Константина, пока не имеет аналогов в России.

Сурену также важно было просчитать, во сколько обойдется один проданный билет на концерт, с учетом вложений в рекламу. Это нужно, чтобы понимать, насколько эффективно работают рекламные каналы.

Читайте также: Как Qtickets помогает организатору турниров продавать билеты на мероприятия с аудиторией до 8000 зрителей

Сурен работает в IT-сфере, поэтому к выбору приложения подошёл основательно. Особенно его порадовал в Qtickets мощный функционал с аналитикой. Благодаря этому можно отслеживать, откуда пришел человек, в какой момент он покупает билет на концерт и какая конверсия в продаже. «Такая аналитика помогает понять, кто те люди, которые не решились купить билет. С помощью данных сервиса мы можем точно увидеть, на каких покупателей стоит запустить рекламу. Эта функция сильно экономит наши время и деньги».

Статистика сервиса Qtickets, которая показывает, откуда пришли клиенты, купившие билеты

Сурен отметил также:

• возможность интеграции сервиса с соцсетями, которая позволяет подписчикам покупать билеты, не покидая сообщество;
• корректную работу с мобильных устройств;
• то, что основатель сервиса подключался к поиску решений и активно участвовал в процессе их реализации.

Как продвигать нишевые мероприятия: 4 совета от Сурена

Теперь вы знаете, сколько стоит организация концерта. Осталось понять, как собирать полные залы. Вот несколько советов начинающим организаторам, основанных на пятилетнем опыте работы Сурена в узкой нише:

Найти свою целевую аудиторию и качественно с ней работать. Любой «узкий» продукт уникальный. Не стоит стесняться этого и искать широкие аудитории для охвата. Лучше сосредоточить внимание на тех, кто ценит и любит ваш продукт, и максимально качественно работать с этой аудиторией — изучать их потребности и формировать ценность.

Качественно упаковать продукт. Люди должны понимать ценность продукта — почему они должны купить его именно сейчас. Если продукт хороший, люди будут готовы платить за ожидание — например, покупать билеты за полгода до концерта. Упаковка должна продавать сама по себе, а инструменты маркетинга — всего лишь катализатор хорошего продукта.

Влюбить зрителя в будущее мероприятие. Продвижение — важная часть любого упакованного продукта. Правильный маркетинг — это хорошо проработанные креативы, тексты, смыслы, которые вы хотите донести до своего клиента. Важно сформировать правильные ожидания клиента о будущем событии и влюбить его в это мероприятие.

Кроме этого, Сурен отмечает, что не менее важно верить в то, что вы делаете. «Если верить, что проект станет успешным, и прикладывать к этому усилия, обязательно удастся добиться хорошего результата. Начиная работать над проектом «Dudukist», я не знал, что это приведет к таким масштабам, но я хотел этого, поэтому продолжал действовать. И сегодня каждый наш концерт собирает огромные залы».

Читайте также: Продвижение концерта и реклама билетов на концерт.

Если вы планируете масштабное мероприятие, мы подскажем как действовать, чтобы продать максимум билетов без лишних трат!

Что сделаем:

• проанализируем сайты/страницы/сообщества, через которые вы планируете или уже продаёте билеты;
• выявим ошибки оформления;
• дадим рекомендации по улучшению конверсии в покупку;
• проконсультируем по установке и настройке веб-аналитики;
• подскажем, какие сервисы стоит использовать дополнительно для повышения эффективности работы;
• поделимся материалами для обучения: статьями, книгами, курсами;
• разберём бизнес-процессы и оптимизируем с помощью возможностей сервиса.