Самые дорогие ошибки начинающих организаторов мероприятий

Не ошибается тот, кто ничего не делает. Но некоторые ошибки в организации мероприятий могут стоить очень дорого. Организаторы взваливают на себя много работы и жонглируют всеми задачами, сидя на горящем велосипеде, пока текущее мероприятие не завершится. Потом просто падают без сил, отдыхают пару дней и приступают к следующему. Ситуация повторяется снова и снова. Такая нагрузка не дает погрузиться в процессы, не дает уделить должное внимание анализу уже проделанной работы. В итоге организаторы повторяют одни и те же ошибки. Пора прекратить суетится и прочитать статью — мы собрали ошибки, о которых не вседогадываются. Исправив их, вы наладите процессы и освободите больше времени и сил.

Восемь основных ошибок в организации мероприятий:

1. Необдуманно распределять обязанности.
2. Не составлять смету и формировать цену билета наугад.
3. Игнорировать продажи через соцсети.
4. Выбирать артиста или тему мероприятия наобум.
5. Игнорировать райдер артиста или прочие требования спикеров.
6. Пытаться выехать только на рекламе.
7. Проводить акции без правильной стратегии.
8. Не придавать значение выбору билетного сервиса.

1. Необдуманно распределять обязанности

Начинающие организаторы часто совершают два вида ошибок в построении работы команды. Первая ошибка — стараются сэкономить и делать всю работу самостоятельно или перегружают сотрудников дополнительными задачами. Маркетолог фотошопит картинку, а менеджер планирования выполняет вдобавок задачи координатора. Впоследствии сотрудники и организаторы могут не просто совершить ошибки при проведении мероприятия, которые повлекут расходы, но и выгореть, потеряв желание работать.

Вторая — тратят часть прибыли на специалистов, без которых смогут обойтись.

Как исправить: В первом случае нужно понимать, что задача организатора — руководить всеми процессами, чтобы система работала четко и слажено. Если будете тянуть на себя задачи, можете зарыться и упустить важные моменты в управлении. Также важно правильно распределить задачи и не перегружать свою команду. Например, обработка входящих запросов на почту и в мессенджеры от покупателей — работа, которая отвлекает и отнимает много времени: не пришло письмо, подтверждение, нужно оформить возврат, сделать платежку на юрлицо. Снизить нагрузку поможет наш билетный сервис. В Qtickets есть поддержка и функция автовозврата, которая позволяет клиентам самим заполнить форму и получить свои деньги за купленный билет. Система сама рассчитывает комиссию за возврат в зависимости от того, сколько дней осталось до мероприятия.

Qtickets позволяет продавать билеты не только физическим лицам, но и сформирует платежки для юридических лиц. Для этого вам нужно всего лишь дополнительно активировать эту функцию через поддержку. 

Выбор правильной билетной системы — это еще и сильная экономия времени на финансовом учете. Для осуществления продаж вам не нужно проходить мучительный квест по работе с обработкой платежей и способами оплаты, а ваш бухгалтер будет только раз в месяц получать акт на сумму принятых финансовых средств. 

2. Не составлять смету и формировать цену билета наугад

Отсутствие подробной сметы всех расходов и предполагаемых доходов — еще одна распространенная ошибка в организации мероприятий. Когда организаторы забывают просчитывать все расходы и теряют прибыль. В список упущенного попадают налоги, страховые взносы, комиссии билетным сервисам и промоутерам,  комиссия банку. Без сметы невозможно рассчитать выгодную цену на билет, и это приводит к еще одной ошибке при проведении мероприятий — слишком низкой или, наоборот, высокой цене за билеты. Организаторы смотрят среднюю цену и стараются соответствовать рынку, не изучают аудиторию, не просчитывают все расходы и в итоге уходят с пустыми карманами.

Как исправить: Создайте специальную таблицу, куда будете вносить все, даже маленькие расходы. Это поможет вам избежать проблем при организации следующих мероприятий. Также создайте отдельную вкладку, где будут расписаны предполагаемые доходы. Так вы сразу увидите свою прибыль и возможно решите изменить концепцию мероприятия. Или увидите нецелевую трату бюджета. Например, вы поймете, что большая часть денег уходит билетным операторам или распространителям, которые в среднем просят комиссию 10–15% за каждый билет. Qtickets берет фиксированную комиссию — всего 4–6%, без дополнительных расходов на эквайринг или скрытого сервисного сбора, более того позволяет с помощью того же сервисного сбора перекрыть вложения в сервис. На разнице между стоимостью сервисов в 9–11% можно серьезно улучшить экономику проекта. О том, сколько на самом деле вам стоит партнер по продаже билетов, можно прочитать в одном из постов Telegram-канала «Продавай билеты как бог».

Пример сметы организатора

Далее переходим к формированию цены билета. Она состоит из 5 обязательных шагов:

Шаг 1. Нужно рассчитать точку безубыточности — сложить все обязательные расходы и приплюсовать запас на непредвиденные ситуации. Многие проблемы в организации мероприятий происходили, потому что организаторы верили, что ничего плохого не случится. Но закон Мерфи часто доказывает обратное: «Если что-то может пойти не так, оно пойдет не так». Поэтому всегда закладывайте в точку безубыточности бюджет на форс-мажорные ситуации — 3–10% от суммы расходов.

Шаг 2. Вы плюсуете к точке безубыточности свою прибыль и делите эту сумму на количество мест в зале. Разница между расходами и предполагаемыми доходами должна быть не менее 30%. Так шансы «прогореть» будут минимальны. Подробное объяснение, как формировать цену на билет и зарабатывать еще больше, вы найдете в нашей статье.

Шаг 3. Нужно проанализировать, насколько цена соответствует платежеспособности вашей целевой аудитории. Если средняя стоимость билета 5000 рублей, а среди поклонников артиста преимущественно школьники, не стоит рассчитывать на то, что вы выйдете хотя бы в ноль. В таком случае нужно отменять мероприятие или снижать расходы. 

Как формируется цена на билет по мнению большинства организаторов

Как формируется цена билета на самом деле

Шаг 4. Делайте цену динамичной. В начале продаж ставьте цену минимальной, но не затягивайте этот период и постепенно повышайте стоимость билета. Проводите акции и скидки, но делайте это правильно. Как грамотно провести акции, мы напишем в седьмом пункте этой статьи. Давайте промокоды постоянным клиентам. В этом вам поможет билетный сервис. Qtickets позволяет делать цену гибкой, изменять ее в зависимости от приближения даты мероприятия. Также сервис предупреждает покупателей о скором повышении цены.

Шаг 5. Увеличивать средний чек. Один из способов — продавать мерч: продукцию с фотографиями, цитатами или, например, строчками из песен исполнителя. Футболки, кепки, чашки, сувениры можно продавать не только непосредственно на концерте, гораздо выгоднее делать это вместе с билетом. Люди не хотят тратить свое время после концерта, толпиться в очереди, им удобнее совершить покупку онлайн. Qtickets предоставляет своим клиентам возможность продавать такую продукцию вместе с билетами. Можно настроить автоматическое предложение — купить футболку с автографом вместе с покупкой билета. Таким образом, артист может заранее расписаться на футболках, а посетитель концерта при входе получит свой мерч с подписью любимого певца. Еще один пример — продавать отдельный вход и выход без очереди.

3. Игнорировать продажи через соцсети

Постить в социальных сетях только развлекающий контент и не вести там продажи — ошибка при проведении мероприятий. Некоторые уверяют, что конверсия в соцсетях низкая. Но чаще всего это из-за того, что они совершают еще одну ошибку организатора — оставляют ссылку для перехода на другой сайт. Пользователям нужно перейти на другой сайт, выбрать мероприятие и дату, оплатить. Иногда вся информация находится на разных страницах, это путает клиентов и снижает конверсию.

Как исправить: Делайте продажи в соцсетях максимально легкими для пользователя.  Qtickets поможет продавать билеты на мероприятия с максимальной конверсией. Вы потратите всего несколько минут для настройки виджета, и дальше ваши клиенты будут выбирать места и оплачивать билеты прямо в сообществе с помощью приложения для продажи билетов ВКонтакте от Qtickets. После регистрации в сервисе Qtickets добавьте виджет на стену сообщества и настройте кнопку действия. Вы можете выбирать, как будут располагаться афиши мероприятий на стене: горизонтально или вертикально. При нажатии кнопки «Купить» перед подписчиками сообщества откроется окно со всеми актуальными мероприятиями или конкретным, в котором они смогут выбрать место и оплатить, не покидая соцсеть. Мы подробно рассказали, как увеличить продажи ВКонтакте, в другой нашей статье. Заходите и читайте. 

4. Выбирать артиста наобум

Проблемы в организации мероприятий часто начинаются именно с артиста. Слишком популярные требуют огромный гонорар и немыслимый райдер. При этом их популярность не дает гарантию, что будет sold out. Малоизвестные исполнители хоть и более скромны в запросах, но у них нет своей аудитории, и собрать зал на такой концерт очень сложно. 

Как исправить: Даже опытные организаторы могут ошибиться в выборе. Чтобы минимизировать риски, мы составили пошаговые рекомендации по выбору исполнителя.

Шаг 1. Необходимо проанализировать популярность артиста в регионе, в котором вы хотите организовать мероприятие. Для этого вам не нужны специальные инструменты или знания, помогут чарты iTunes, ВКонтакте, Яндекс.Музыки. Открываете, например, Яндекс.Музыку, находите исполнителя и нажимаете на кнопку «Инфо». Вы увидите статистику за месяц: сколько человек прослушали композиции, сколько поставили лайки. 

Данные Яндекс.Музыки

Шаг 2. Стоит воспользоваться сервисом WordStat — он показывает, как часто ищут информацию по исполнителю в интернете. Вы можете ввести не просто имя исполнителя, а фразу «билеты на концерт», и посмотреть, как часто интересуются выступлениями конкретного артиста.

Шаг 3. Изучите афиши города или региона: как часто уже проводились концерты этого исполнителя или похожих на него. 

Шаг 4. Если вы убедились в востребованности артиста, переходите к переговорам. Выясните желаемый гонорар — некоторые артисты работают за фиксированную сумму, другие — за процент от прибыли, третьи – комбинируют два предыдущих способа. Также не стоит упускать из виду райдер.

Шаг 5. Составьте смету мероприятия, внесите все расходы и предполагаемые доходы, рассчитайте маржинальность, прикиньте цены билетов и сравните с экономической обстановкой в городе/регионе, а также с другими мероприятиями, проводимыми примерно в то же самое время. Так вы поймете, насколько покупатель будет способен позволить себе посетить ваше мероприятие. Только тогда принимайте решение: выбирать данного артиста или нет.

5. Игнорировать райдер артиста

Иногда артисты предъявляют странный или глупый, по мнению организатора, райдер. Самой большой ошибкой при проведении мероприятия станет просто проигнорировать требования, даже не обсудив их с исполнителем. Это может спровоцировать проблемы во время концертов, а еще артисты общаются между собой и могут зарекомендовать вас как плохого организатора. Кроме того, важно помнить, что райдер — это не только сорт кофе и количество полотенец в гримерке, это еще и требования к оборудованию, свету, площадке.

Как исправить: Внимательно изучите райдер и отметьте те пункты, которые не вписываются в бюджет мероприятия. Продумайте, какие более бюджетные варианты вы можете предложить взамен. Обсудите их с артистом или продюсером, выясните, насколько эти требования обязательны к выполнению, объясните, почему вы просите их снизить запросы или вообще убрать требования. Мероприятие важно вам обоим, и ни организатор, ни артист не хотят проблем при организации мероприятий. Но не перебарщивайте — не стоит останавливаться на каждом пункте и пытаться убрать из райдера любую мелочь. Если работаете с артистом в первый раз, то лучше сильно не напирать. Если уже работали, знакомы с исполнителем или продюсером, то есть смысл вносить предложения, вас с большей вероятностью услышат. Если партнерство случается впервые, то артиста/спикера можно попросту потерять и ничего организовать не получится.

6. Пытаться выехать только на рекламе

Каждый раз собирать аудиторию на мероприятия с нуля с помощью рекламы — это не просто ошибка организаторов, а огромный слив бюджета. Вы привлекаете «холодных» клиентов, которые требуют больше времени и денег на прогрев. И так раз за разом.

Как исправить: В первую очередь нужно собрать базу покупателей. Вы не сможете этого сделать, продавая только через кассы, посредников или агентов. Вам поможет билетный сервис, который собирает все данные о покупателе для вас. Qtickets соберет и будет бережно хранить для вас наиболее полную информацию: имя, контакты, соцсети, информацию о всех покупках. Есть возможность добавить свои поля при покупке билета и получать больше данных для сегментации. Сервис работает в соответствии с Законом о персональных данных №152-ФЗ.

Далее вы сегментируете базу по нескольким параметрам:

• музыкальным предпочтениям клиента,
• региону,
• стоимости билета,
• количеству и общей сумме покупок.

Такая база поможет проанализировать аудиторию и выстроить гипотезы по продвижению следующих мероприятий. Вы сможете анонсировать новые мероприятия и приглашать на них целевую аудиторию. Также Qtickets интегрируется с пикселями различных социальных сетей — ВКонтакте, Тик-Ток, и поисковыми сервисами — Яндекс и Гугл, в которых также можно собирать и анализировать аудитории. Например, в вашем рекламном кабинете ВКонтакте вы можете создать и настроить пиксель, через который будет проходить трафик. С его помощью вы получите данные в рекламный кабинет, соберёте look-a-like аудиторию и автоматизируете ретаргетинг с оплатой за результат. В этом случае привлечение становится дешевле и настраивается не так сложно, как может звучать.

7. Проводить акции без правильной стратегии

Многие опытные организаторы уже «набили шишки» на акционных билетах и решили полностью отказаться от любых акций. Другие продолжают проводить акции, которые только мешают продажам и обесценивают мероприятия. Ведь если клиент один раз купил в последние дни перед мероприятием билеты по минимальной цене, он уже не будет покупать их на старте. В итоге и первые, и вторые организаторы сейчас теряют в доходе.

Как исправить: Чтобы избежать такой ошибки в организации мероприятия, нужно проводить акции, но делать это правильно. Придерживайтесь следующих правил:

• Введите динамическое ценообразование. Начинайте с низкой стоимости, но заранее анонсируйте закрытие продаж по стартовой цене.
• Предлагайте промокоды только постоянным покупателям.
• Предлагайте скидки на следующие мероприятия при условии покупки билета по полной стоимости или при покупке трех и более билетов.
• Создавайте акцию на короткий срок.
• Отразите дефицит билетов на сайте и своих анонсах / новостях о событии.
• Аргументируйте скидки, чтобы клиент не подумал, что цена была изначально искусственно завышена. 
• Не стоит пользоваться услугами купонаторов. Если человек купит билет с помощью купона, он уже не вернется к вам на полную стоимость, а будет ждать большой скидки. По этой же причине не сбрасывайте сильно цену в последние дни перед концертом.

Qtickets поможет вам провести такие акции — анонсирует повышение цен, укажет количество оставшихся билетов, поможет разослать промокоды целевой аудитории. Вы сможете также посмотреть, как сработала та или иная акция, в один клик посмотрев статистику промокодов: сколько человек и когда воспользовались. Все опции легко настраиваются. Например, рядом с категорией билетов вы можете выбрать опцию «горящие» — в этом случае покупатели не будут знать, сколько билетов продается по выгодной цене, их количество просто всегда будет представлено как малое. А если ограничите количество билетов на продажу, то клиент увидит, как снижается количество доступных билетов. Однако сразу много выкладывать не стоит, лучше добавлять партиями по мере того, как подходит к концу предыдущая партия.

Также сервис позволяет тремя способами сделать проход для ваших друзей или партнеров бесплатным: дать промокод на 100% скидку, создать пригласительный и отправить его через электронную почту или создать бесплатное мероприятие с закрытым кодом доступа. Но не злоупотребляйте бесплатными билетами, лучше сразу ограничить их количество в зависимости от мероприятия, площадки и стоимости билета. Так или иначе, «бартер» — это очень распространённая механика получения нужных ресурсов для мероприятия взамен на билеты для партнеров.

8. Не придавать значение выбору билетного сервиса

Билетный сервис — это не просто «кассовый аппарат». Это слаженная система, которая является опытным партнером и помогает избежать множества проблем в организации мероприятий. К выбору следует подходить серьезно. Советуем обратить внимание на такие аспекты:

• Когда можно выводить деньги. Свободные деньги нужны всегда, особенно организаторам, которые проводят сразу несколько мероприятий. Чтобы не влезать в кредиты, необходимо всегда иметь возможность вывести оборотные средства и пустить их, например, в рекламу. Не все билетные сервисы позволяют делать это сразу после продажи билета. Обратите на это особое внимание.
• Работает ли сервис с физическими или юридическими лицами, с самозанятыми или ИП. Некоторые сервисы не будут работать с организатором, если он не является физлицом или самозанятым. Другие не умеют продавать билеты юрлицам, что критично для корпоративных мероприятий.
• Собирает ли сервис данные о клиентах и что с этими данными делает. Без базы клиентов организовать продажи уже теплой аудитории невозможно. Что увеличит ваш рекламный бюджет в будущем. Также важно, чтобы сервис не продавал и не передавал информацию о ваших покупателях третьим лицам.
• Как происходит документооборот. Нужно ли приезжать лично или достаточно скана на email и электронной подписи? Как часто нужно отправлять договор или акты по почте? Некоторые сервисы блокируют вывод денег, если договор не был отправлен в текущем месяце. Чем меньше бюрократии, тем лучше.
• Какие еще возможности предлагает. Некоторые дополнительные функции могут значительно облегчить жизнь организатору в будущем. 

Как исправить: Не пренебрегайте билетным сервисом, выберете тот, который подходит вам. Не забывайте посчитать стоимость и убедитесь, что вы сможете быстро получать свои деньги. Об этом в также читайте в Telegram-канале «Продавай билеты как бог».

К примеру, Qtickets разрешает мгновенно выводить деньги на карту или счет. Сервис работает с организаторами, как физическими, так и юридическими лицами, самозанятыми и ИП. Отлажена система легкого перехода — вы можете начать работать с сервисом как физлицо, оценить возможности, развиться и потом продолжить работу, как юридическое лицо или ИП. Также Qtickets дает расширенную статистику по каждому мероприятию и вдобавок еще интегрируется со сторонними сервисами для аналитики, например такими как Roistat.

Из дополнительных функций сервисов, на которые стоит обратить внимание, — мобильный сканер билетов. С его помощью вы не будете тратить деньги на аренду оборудования и перестанете ограничивать себя в выборе площадки. У Qtickets есть приложение для смартфонов: достаточно установить его на телефон и можете проводить концерт в чистом поле, где нет даже 3G.

Пример отсканированного билета с помощью приложения Qtickets

Как видите, ничего сложного в избежании ошибок нет. Большинство пунктов можно решить с помощью правильного билетного сервиса. Помимо основного функционала Qtickets также поможет ввести в работу ваших коллег и партнеров, обеспечит помощь в обработке запросов покупателей. Снимите с себя нагрузку и рутину, сервис подарит вам больше времени для занятия любимыми задачами.