Кейс по организации бизнес-мероприятий: как за 3 месяца продать билеты на тренинг начинающего спикера, когда в стране кризис

Организация бизнес-мероприятий — работа мечты, если спикер — звезда и билеты на его выступление разбирают за пару часов без рекламы. В России и странах СНГ таких единицы, поэтому часто приходится продвигать тренеров, имена которых еще не на слуху. 

Такая задача 4 года назад стояла перед нашим партнером по маркетингу Андреем Зинкевичем из агентства Ad.Wize , который выступил организатором первого бизнес-мероприятия тогда еще начинающего спикера Максима Батырева в Украине. Попросили рассказать о том, как, несмотря на все сложности, он справился с этим вызовом. Прочтите этот кейс, чтобы узнать о:

• спикере
• обстоятельствах, в которых проходила организация бизнес-мероприятия
• результатах, которые удалось получить
• стратегии продвижения, которую выбрал организатор бизнес-мероприятия
• том, какие каналы продвижения использовал организатор тренинга
• нюансах, которые важно учесть, если планируете заняться организацией бизнес-мероприятий

А спикер кто?

• Топ-спикер по прикладному менеджменту и управлению продажами. С 2015 года провел в 88 городах 13 стран 460 мастер-классов, которые посетило 70 100 участников: топ-менеджеров, собственников, руководителей всех уровней.
• Автор бестселлеров «45 татуировок менеджера», «45 татуировок продавана» и «45 татуировок личности».

• месяц как ушел в свободное плавание, покинув компанию «Что делать Консалт», где входил в совет директоров;
• провёл один тренинг в России;
• недавно выпустил первую книгу «45 татуировок менеджера».

Сопутствующие обстоятельства проведения бизнес-мероприятия

Украина после Евромайдана. Отношения между странами напряженные, курс валют скачет, в стране инфляция. 

Запланированный тренинг — первый формат зарубежного бизнес-мероприятия для Максима. Андрей — организатор бизнес-мероприятий без опыта, которому хотелось попробовать себя в новой сфере. Заручившись поддержкой товарища, специалиста по НЛП, проводившего тренинги ранее, наш герой начал действовать.

Результат

Тренинг посетили 102 человека. Он состоялся в срок, 7 марта 2015 года, несмотря на то, что помощник Максима лететь отказался. Максим долго сомневался, но партнеров и слушателей не подвел — прибыл в Киев и был задержан на границе. Пришлось встречающему его организатору бизнес-мероприятий Андрею доказывать, что Максим — спикер и его ждут люди. Пропустили.

Как продвигали мероприятие

Организация бизнес-мероприятий

Организация бизнес-мероприятий может занимать разное время, но лучше всего начинать за полгода, это понятно даже без аналитики. За месяц никто формат бизнес-мероприятий не продает, даже за три запускать такие продажи рискованно, если у тебя не супер-тренер или мастер, который на хайпе. Когда ты везешь гуру "чего-то там" первый раз, то надо у него и его партнеров узнать, сколько времени заняла продажа билетов на прошлые мероприятия. Лично я бы ни в коем случае не стал организовывать проведение бизнес-мероприятия менее, чем за полгода, учитывая условия отсутствия суперпопулярности выступающего или темы

Константин Комаров

основатель сервиса Qtickets

Для стимулирования продаж использовали еще одну фишку: скидку за массовость. Если приводишь с собой друга/коллегу, обоим билеты обойдутся на 15% дешевле, если регистрировалась группа от трех человек — на 20%. Было 9 оплат за двоих, 3 за троих, 1 за четверых, 1 за пятерых.

Организатор тренингов демонстрирует результаты маркетинговой кампании: многие покупали билеты для себя и коллег, получая скидку за массовость.

Учет велся вручную, поэтому скидки также приходилось рассчитывать индивидуально. В Qtickets (система продажи билетов на мероприятие) есть функционал, облегчающий работу организатору бизнес мероприятий — автоматическая скидка с возможностью задания условий ее получения (например, количество оформленных одновременно билетов).

Если организатор бизнес-мероприятий использует автоматизированную систему для продажи билетов, проводить акции проще, а работа идет быстрее.

Опыт организации и проведения бизнес мероприятий: каналы продвижения и их эффективность

Блог Ad.wize
Андрей тогда только начинал вести блог о маркетинге. База подписчиков была небольшой, но львиную долю регистраций получили после рассылки по ней. 

Вывод: собирать базу перед проведением бизнес-мероприятий нужно. Чем она больше, тем проще продавать билеты, т.к. эти люди уже знают вас, доверяют и, если их все устроило, искать альтернативные варианты не будут. Со временем расходы на рекламу снизятся, потому что уменьшится зависимость от новых клиентов.

Партнерская программа

• книжные магазины;
• маркетинговые и копирайтинговые агентства;
• сайты о маркетинге;
• сайты о финансах и менеджменте;
• блогеры и лидеры мнений.

• 1 бесплатный билет на тренинг;
• 10% от стоимости билетов, купленных с использованием партнерского промокода;
• возможность рассказать о своих услугах участникам мероприятия.

Откликнулись не все. А с теми, кто откликнулся, организаторы бизнес-мероприятий допустили первую ошибку: не обсудили, как именно и как часто будет пиариться тренинг. Получилась самодеятельность: одни ограничились баннером на сайте, который часть посетителей просто не увидела, другие один раз поставили анонс в рассылку или разместили пост в соцсетях (с учетом алгоритмов охват разовой публикации на бизнес-странице мизерный). Помимо отсутствия четких договоренностей и инструкций причина могла быть в том, что сначала беседовали с одним человеком (владельцем или генеральным директором), а тот “спускал” задачу рядовому сотруднику, который не замотивирован обеспечить как можно больше регистраций. 

Партнерам предоставили текст-презентацию тренинга, готовые рекламные материалы и промокоды. 

Текст анонса

7 марта (суббота) впервые в Киеве состоится мастер-класс Максима Батырева “45 татуировок менеджера”.

Этот семинар - продолжение знаменитого бестселлера Максима. Вот что он сам говорит о мастер-классе:

“Этот мастер-класс о том, как эффективно управлять людьми и максимально грамотно заниматься продажами.

К сожалению, хороших управленцев и переговорщиков у нас не воспитывают и нигде специально не готовят, поэтому очень сложно найти наставника, который мог бы поделиться личным опытом, набитыми шишками и реальными кейсами из жизни. 

Я себе такого наставника в свое время найти не смог, но я решил стать таким наставником для Вас после 10-летнего опыта управления и 13-летнего опыта в продажах в высококонкурентной среде.

В менеджменте не бывает достаточных знаний. Руководитель идет путем воина. И знает, что вершина мастерства недостижима, но каждый день нам дан, чтобы на шаг к ней приблизиться. И мастер не тот, кто достиг вершин, а тот, кто всегда в пути”

На тренинге Вы получите гремучую смесь мотивации и энергии от одного из лучших бизнес-тренеров СНГ, которая поможет Вам реализовать все самые смелые цели в 2015 году.

Познакомиться с подробной программой и зарегистрироваться на мастер-класс вы можете здесь: http://tattoomanager.azinkevich.com

Специальный подарок от нас - введите промо-код (вставить свой промо-код) и получите 10% скидку на участие в тренинге.

Web-баннеры

Баннеры для рассылки

Организация бизнес-мероприятий

Картинки для постов в соцсетях

Организатор бизнес-мероприятий подготовил серию баннеров, которые партнеры могли разместить на своих сайтах.

Промокоды

Андрей (организатор бизнес-мероприятий) придумывал их, вручную вносил в таблицу данные о регистрациях по каждому, подводил итоги и начислял комиссии. Сейчас все проще: в Qtickets вы можете автоматически сгенерировать любое количество промокодов и раздать партнерам (в таком случае код нужно будет вводить при оформлении заказа) либо “зашить” их в ссылки (тогда скидка будет начисляться при переходе автоматически). Первый способ предпочтителен, если будут использоваться печатные материалы или веб-баннеры, второй — для рассылок. Один код может работать и тем, и другим способом.

Организатор тренингов упрощает себе жизнь, используя Qtickets: промокоды для рекламных кампаний и партнерской программы генерируются автоматически.

Результаты продвижения формата бизнес-мероприятия через партнеров

Частники (блогеры, лидеры мнений) дали мало продаж, аналогичная ситуация с крупными деловыми порталами. Больше всего участников пришло от книжного интернет-магазина https://kniga.biz.ua . Секрет успеха вот в чем:

• Сделали рассылку по базе покупателей. Магазин торгует бизнес-литературой, поэтому все его клиенты потенциально могли быть заинтересованы в бизнес-обучении.
• В книгу “45 татуировок менеджера” вкладывали флаера с промокодом.

Организация бизнес-мероприятий: выводы 

• Не от всех будут регистрации, но поднимется шумиха вокруг мероприятия, оно будет на слуху — это вам на руку.
• Важно встретиться лично или хотя бы созвониться в скайпе с владельцем/гендиром и ответственным сотрудником, чтобы согласовать порядок продвижения: какие каналы планируют использовать, как часто и в каком формате будут рекламировать мероприятие на свою аудиторию.
• Работать без сквозной аналитики — неправильно. Андрей (организатор тренингов) видел, откуда пришел человек, зарегистрировавшийся на тренинг, но этого недостаточно. Помним о правиле пяти касаний: прежде, чем что-то купить (если речь о дорогой услуге не первой необходимости), человек взаимодействует с контентом продавца минимум 5 раз. Он мог впервые прочесть анонс в рассылке партнера, уйти подумать, наткнуться где-то на баннер, услышать о мероприятии от знакомого, потом зайти в поисковик, найти ваш сайт и купить напрямую. Промокод не использован — связи с партнером нет, и вы не станете подключать его к продвижению следующего тренинга. А зря. Это решается грамотным использованием сервисов веб-аналитики. В Google Analytics есть ассоциированные конверсии, которые помогают максимально отследить заходы из разных источников до покупки. Так вы не упустите шаблоны поведения и будете понимать, с какого раза покупают и какая комбинация из переходов более результативна. На нее и сделаете упор в следующий раз. Допустим: делаете рассылку, а потом догоняете таргетированием в соцсети по адресу почты, дальше включается ретаргетинг/ремаркетинг. Это самый бюджетный вариант без слива денег в контекст.

Читайте также: Проведение и организация конференции с нуля.

Ресурсы спикера

С ним, как и с партнерами, важно оговаривать каналы и частоту пиара мероприятия. Иначе вы будете рассчитывать на его подписчиков, а человек разместит один пост, и на этом все. 

Можно самому написать тексты постов и договориться, чтобы спикер при публикации учитывал алгоритмы соцсетей, чтобы увеличить охват: давал ссылку на регистрационный лендинг в первом комментарии или отправлял ее в личку тем, кто поставил плюс/выполнил другое условие. 

Андрей (организатор тренингов) на приток участников от спикера не рассчитывал: Максим не афишировал, что будет выступать в Украине, и только за пару недель до мероприятия рассказал об этом своей аудитории. Несколько человек приехали с ним из России. 

Рекомендация организатору бизнес-мероприятий:на старте обсудите со спикером, готов ли он участвовать в продвижении. Если да, пропишите частоту и количество выходов рассылки, постов в соцсетях, обсудите тексты и другие нюансы.

Таргетированная реклама

Платную рекламу в Фейсбуке и ВКонтакте крутили 3 недели, тестировали разные тексты, меняли аудиторию. Результат нулевой. Андрей считает, что сыграли роль два фактора:

• Спикер не был известен в Украине, объявления показывались “холодной” аудитории.
• Отношения с Россией были напряженными, поэтому все российское воспринималось в штыки.

Рекомендация организатору бизнес-мероприятий:если спикера в стране/городе не знают, шансы собрать людей на его платное мероприятие с помощью таргетированной или контекстной рекламы минимальны. Вы пытаетесь продать тем, у кого нет потребности купить, кто не понимает ценности предложения.

Организация бизнес-мероприятий вручную: выводы Андрея

1. Невозможно отследить эффективность рекламных каналов: выводы о том, что работает, а что нет, могут оказаться ошибочными.
2. Есть сложности с приемом оплат. При перечислении денег на карту твой банк может взимать с плательщика комиссию, что вызовет недовольство. Если люди из других стран — приходится искать альтернативные варианты.
3. Базу участников и учет оплат ведешь в таблице, которая может быть случайно или намеренно удалена.
4. Затяжная регистрация на входе, т.к. нет удобных устройств и решений для сканирования билетов. В такой ситуации зачастую и билета нет, просто ищут по именам в списках.

Работу организатора тренингов упростит сервис Qtickets:

• автоматический сбор базы клиентов;
• прием оплаты с карт любых банков, а также на счет по выставленной фактуре и из-за границы;
• интеграция с CRM, соцсетями и сервисами аналитики;
• автоматизированный процесс регистрации и печати бейджей;
• возможность установить сервисный сбор, чтобы компенсировать комиссию или заработать больше, не повышая стоимость билета;
• возможность продажи дополнительных услуг одновременно с билетом (книги, автограф-сессии, фото, личные консультации);
• моментальный вывод денег;
• доступно для физлиц.

4 рекомендации Андрея начинающим организаторам бизнес-мероприятий

1. Задействуйте "виральную петлю" — предложения вида "сделай репост и получи нечто в подарок". Это всегда хорошо работает: помогает увеличить аудиторию сообществ в соцсетях и поднять шумиху вокруг мероприятия.
2. На тренинг Батырева пришло 17 сотрудников одной IT компании — а сколько могло прийти, если бы я предпринял активные действия в этом направлении? Корпоративный интерес — особенность формата бизнес-мероприятий. Составьте список целевых компаний в ближайших регионах, разошлите им предложение участия в тренинге. Не стоит атаковать "холодными" звонками или безликими письмами, подойдите к вопросу креативно. Можно, например, взять у спикера книги, вложить в них персонализированные предложения или флаера с промокодами и отправить генеральным директорам с курьером.
3. Договоритесь о партнерстве с книжными магазинами, тренинговыми компаниями, издательствами: у них есть сегментированная база покупателей, которым можно сделать рассылку. Важно думать о выгодах партнеров, а не о своих, и уточнять ожидания друг друга "на берегу".
4. Превосходите ожидания. Мы использовали несколько фишек:
   • Договорились о сотрудничестве с отелями, согласовали цены для участников и нюансы по питанию и предлагали иногородним помощь в расселении.
   • Разработали нестандартные бейджи с цитатами из книги Максима (теми самыми "татуировками менеджера"), а вместо стандартных блокнотов и ручек дарили ежедневники в стиле книги с ламинированными обложками с фото спикера и логотипами партнеров.