Кейс по организации бизнес-мероприятий: как за 3 месяца продать билеты на тренинг начинающего спикера, когда в стране кризис

Организация бизнес-мероприятий — работа мечты, если спикер — звезда и билеты на его выступление разбирают за пару часов без рекламы. В России и странах СНГ таких единицы, поэтому часто приходится продвигать тренеров, имена которых еще не на слуху. 

Такая задача 4 года назад стояла перед нашим партнером по маркетингу Андреем Зинкевичем из агентства Ad.Wize, который организовывал первое выступление в Украине тогда еще начинающего бизнес-спикера Максима Батырева. Попросили рассказать о том, как, несмотря на все сложности, он справился с этим вызовом.

А спикер кто?

Максим Батырев сейчас:
  • Топ-спикер по прикладному менеджменту и управлению продажами. С 2015 года провел в 88 городах 13 стран 460 мастер-классов, которые посетило 70 100 участников: топ-менеджеров, собственников, руководителей всех уровней.
  • Автор бестселлеров «45 татуировок менеджера», «45 татуировок продавана» и «45 татуировок личности».
В марте 2015 он:
  • месяц как ушел в свободное плавание, покинув компанию «Что делать Консалт», где входил в совет директоров;
  • провёл один тренинг в России;
  • недавно выпустил первую книгу «45 татуировок менеджера».

Сопутствующие обстоятельства

Украина после Евромайдана. Отношения между странами напряженные, курс валют скачет, в стране инфляция. 

Запланированный тренинг — первое зарубежное мероприятие для Максима, Андрей — организатор бизнес-мероприятий без опыта. Хотелось попробовать себя в новой сфере. Заручившись поддержкой товарища, специалиста по НЛП, проводившего тренинги ранее, наш герой начал действовать.

Результат

Тренинг посетили 102 человека. Он состоялся в срок, 7 марта 2015 года, несмотря на то, что помощник Максима лететь отказался. Максим долго сомневался, но партнеров и слушателей не подвел — прибыл в Киев и был задержан на границе. Пришлось встречающему его Андрею с ноутбуком в руках (на нем открыли сайт мероприятия) доказывать, что Максим — спикер и его ждут люди. Пропустили.

Как продвигали мероприятие

Старт продаж и цена билетов
Начав за 3 месяца с самой низкой цены, поднимали ее дважды. В январе получили 20 регистраций, в феврале — 68, в марте — 14.
Деловые мероприятия запускаются у нас все по-разному, но лучше всего брать полгода, это понятно даже без аналитики. За месяц никто деловые не продает, даже за три запускать такие продажи чревато. Только если у тебя не супер-тренер или мастер, который на хайпе. Когда ты везешь гуру "чего-то там" первый раз, то надо у него и его партнеров узнать, сколько времени заняла продажа билетов на прошлые мероприятия. Лично я бы ни в коем случае не стал запускаться менее, чем за полгода, если бы делал такие мероприятия в условиях отсутствия суперпопулярности выступающего или темы.
Константин Комаров
основатель сервиса Qtickets
Для стимулирования продаж использовали еще одну фишку: скидку за массовость. Если приводишь с собой друга/коллегу, обоим билеты обойдутся на 15% дешевле, если регистрировалась группа от трех человек — на 20%. Было 9 оплат за двоих, 3 за троих, 1 за четверых, 1 за пятерых.

Учет велся вручную, поэтому скидки также приходилось рассчитывать индивидуально. В Qtickets есть функционал, облегчающий работу организатору — автоматическая скидка с возможностью задания условий ее получения (например, количество оформленных одновременно билетов).

Каналы продвижения

Блог Ad.wize
Андрей тогда только начинал вести блог о маркетинге. База подписчиков была небольшой, но львиную долю регистраций получили после рассылки по ней. 

Вывод: собирать базу нужно. Чем она больше, тем проще продавать билеты, т.к. эти люди уже знают вас, доверяют и, если их все устроило, искать альтернативные варианты не будут. Со временем расходы на рекламу снизятся, потому что уменьшится зависимость от новых клиентов.

Партнерская программа

Андрей составил базу потенциальных партнеров, в которую вошли:
  • книжные магазины;
  • маркетинговые и копирайтинговые агентства;
  • сайты о маркетинге;
  • сайты о финансах и менеджменте;
  • блогеры и лидеры мнений.
Предложения о сотрудничестве получил 21 человек. Их интерес был таким:
  • 1 бесплатный билет на тренинг;
  • 10% от стоимости билетов, купленных с использованием партнерского промокода;
  • возможность рассказать о своих услугах участникам мероприятия.

Откликнулись не все. А с теми, кто откликнулся, организаторы допустили первую ошибку: не обсудили, как именно и как часто будет пиариться тренинг. Получилась самодеятельность: одни ограничились баннером на сайте, который часть посетителей просто не увидела, другие один раз поставили анонс в рассылку или разместили пост в соцсетях (с учетом алгоритмов охват разовой публикации на бизнес-странице мизерный). Помимо отсутствия четких договоренностей и инструкций причина могла быть в том, что сначала беседовали с одним человеком (владельцем или генеральным директором), а тот “спускал” задачу рядовому сотруднику, который не замотивирован обеспечить как можно больше регистраций. 

Партнерам предоставили текст-презентацию тренинга, готовые рекламные материалы и промокоды. 

Текст анонса

7 марта (суббота) впервые в Киеве состоится мастер-класс Максима Батырева “45 татуировок менеджера”.

Этот семинар - продолжение знаменитого бестселлера Максима. Вот что он сам говорит о мастер-классе:

Этот мастер-класс о том, как эффективно управлять людьми и максимально грамотно заниматься продажами.

К сожалению, хороших управленцев и переговорщиков у нас не воспитывают и нигде специально не готовят, поэтому очень сложно найти наставника, который мог бы поделиться личным опытом, набитыми шишками и реальными кейсами из жизни. 

Я себе такого наставника в свое время найти не смог, но я решил стать таким наставником для Вас после 10-летнего опыта управления и 13-летнего опыта в продажах в высококонкурентной среде.

В менеджменте не бывает достаточных знаний. Руководитель идет путем воина. И знает, что вершина мастерства недостижима, но каждый день нам дан, чтобы на шаг к ней приблизиться. И мастер не тот, кто достиг вершин, а тот, кто всегда в пути”

На тренинге Вы получите гремучую смесь мотивации и энергии от одного из лучших бизнес-тренеров СНГ, которая поможет Вам реализовать все самые смелые цели в 2015 году.

Познакомиться с подробной программой и зарегистрироваться на мастер-класс вы можете здесь: http://tattoomanager.azinkevich.com

Специальный подарок от нас - введите промо-код (вставить свой промо-код) и получите 10% скидку на участие в тренинге.

Web-баннеры

Баннеры для рассылки

Картинки для постов в соцсетях

Промокоды

Андрей придумывал их, вручную вносил в таблицу данные о регистрациях по каждому, подводил итоги и начислял комиссии. Сейчас все проще: в Qtickets вы можете автоматически сгенерировать любое количество промокодов и раздать партнерам (в таком случае код нужно будет вводить при оформлении заказа) либо “зашить” их в ссылки (тогда скидка будет начисляться при переходе автоматически). Первый способ предпочтителен, если будут использоваться печатные материалы или веб-баннеры, второй — для рассылок. Один код может работать и тем, и другим способом.

Результаты продвижения через партнеров

Частники (блогеры, лидеры мнений) дали мало продаж, аналогичная ситуация с крупными деловыми порталами. Больше всего участников пришло от книжного интернет-магазина https://kniga.biz.ua. Секрет успеха вот в чем:

  • Сделали рассылку по базе покупателей. Магазин торгует бизнес-литературой, поэтому все его клиенты потенциально могли быть заинтересованы в бизнес-обучении.
  • В книгу “45 татуировок менеджера” вкладывали флаера с промокодом.

Выводы:

  • Не от всех будут регистрации, но поднимется шумиха вокруг мероприятия, оно будет на слуху — это вам на руку.
  • Важно встретиться лично или хотя бы созвониться в скайпе с владельцем/гендиром и ответственным сотрудником, чтобы согласовать порядок продвижения: какие каналы планируют использовать, как часто и в каком формате будут рекламировать мероприятие на свою аудиторию.
  • Работать без сквозной аналитики — неправильно. Андрей видел, откуда пришел человек, зарегистрировавшийся на тренинг, но этого недостаточно. Помним о правиле пяти касаний: прежде, чем что-то купить (если речь о дорогой услуге не первой необходимости), человек взаимодействует с контентом продавца минимум 5 раз. Он мог впервые прочесть анонс в рассылке партнера, уйти подумать, наткнуться где-то на баннер, услышать о мероприятии от знакомого, потом зайти в поисковик, найти ваш сайт и купить напрямую. Промокод не использован — связи с партнером нет, и вы не станете подключать его к продвижению следующего тренинга. А зря. Это решается грамотным использованием сервисов веб-аналитики. В Google Analytics есть ассоциированные конверсии, которые помогают максимально отследить заходы из разных источников до покупки. Так вы не упустите шаблоны поведения и будете понимать, с какого раза покупают и какая комбинация из переходов более результативна. На нее и сделаете упор в следующий раз. Не во что-то одно, а в несколько каналов. Допустим: делаете рассылку, а потом догоняете таргетированием в соцсети по адресу почты, дальше включается ретаргетинг/ремаркетинг. Это самый бюджетный вариант без слива денег в контекст.

Ресурсы спикера

С ним, как и с партнерами, важно оговаривать каналы и частоту пиара мероприятия. Иначе вы будете рассчитывать на его подписчиков, а человек разместит один пост, и на этом все. 

Можно самому написать тексты постов и договориться, чтобы спикер при публикации учитывал алгоритмы соцсетей, чтобы увеличить охват: давал ссылку на регистрационный лендинг в первом комментарии или отправлял ее в личку тем, кто поставил плюс/выполнил другое условие. 

Андрей на приток участников от спикера не рассчитывал: Максим не афишировал, что будет выступать в Украине, и только за пару недель до мероприятия рассказал об этом своей аудитории. Несколько человек приехали с ним из России. 

Вывод: на старте обсудите со спикером, готов ли он участвовать в продвижении мероприятия. Если да, пропишите частоту и количество выходов рассылки, постов в соцсетях, обсудите тексты и другие нюансы. 

Таргетированная реклама

Платную рекламу в Фейсбуке и ВКонтакте крутили 3 недели, тестировали разные тексты, меняли аудиторию. Результат нулевой. Андрей считает, что сыграли роль два фактора:

  • Спикер не был известен в Украине, объявления показывались “холодной” аудитории.
  • Отношения с Россией были напряженными, поэтому все российское воспринималось в штыки.

Вывод: если спикера в стране/городе не знают, шансы собрать людей на его платное мероприятие с помощью таргетированной или контекстной рекламы минимальны. Вы пытаетесь продать тем, у кого нет потребности купить, кто не понимает ценности предложения. 

Работа вручную: выводы Андрея

  1. Невозможно отследить эффективность рекламных каналов: выводы о том, что работает, а что нет, могут оказаться ошибочными.
  2. Есть сложности с приемом оплат. При перечислении денег на карту твой банк может взимать с плательщика комиссию, что вызовет недовольство. Если люди из других стран — приходится искать альтернативные варианты.
  3. Базу участников и учет оплат ведешь в таблице, которая может быть случайно или намеренно удалена.
  4. Затяжная регистрация на входе, т.к. нет удобных устройств и решений для сканирования билетов. В такой ситуации зачастую и билета нет, просто ищут по именам в списках.

Работу организатора тренингов упростит сервис Qtickets:

  • автоматический сбор базы клиентов;
  • прием оплаты с карт любых банков, а также на счет по выставленной фактуре и из-за границы;
  • интеграция с CRM, соцсетями и сервисами аналитики;
  • автоматизированный процесс регистрации и печати бейджей;
  • возможность установить сервисный сбор, чтобы компенсировать комиссию или заработать больше, не повышая стоимость билета;
  • возможность продажи дополнительных услуг одновременно с билетом (книги, автограф-сессии, фото, личные консультации);
  • моментальный вывод денег;
  • доступно для физлиц.


Регистрация займет несколько минут. Начните сейчас!

Регистрация


4 рекомендации Андрея начинающим организаторам бизнес-мероприятий

  1. Задействуйте "виральную петлю" — предложения вида "сделай репост и получи нечто в подарок". Это всегда хорошо работает: помогает увеличить аудиторию сообществ в соцсетях и поднять шумиху вокруг мероприятия.
  2. На тренинг Батырева пришло 17 сотрудников одной IT компании — а сколько могло прийти, если бы я предпринял активные действия в этом направлении? Составьте список целевых компаний в ближайших регионах, разошлите им предложение участия в тренинге. Не стоит атаковать "холодными" звонками или безликими письмами, подойдите к вопросу креативно. Можно, например, взять у спикера книги, вложить в них персонализированные предложения или флаера с промокодами и отправить генеральным директорам с курьером.
  3. Договоритесь о партнерстве с книжными магазинами, тренинговыми компаниями, издательствами: у них есть сегментированная база покупателей, которым можно сделать рассылку. Важно думать о выгодах партнеров, а не о своих, и уточнять ожидания друг друга "на берегу".
  4. Превосходите ожидания. Мы использовали несколько фишек:
    • Договорились о сотрудничестве с отелями, согласовали цены для участников, согласовали нюансы по питанию и предлагали иногородним помощь в расселении.
    • Разработали нестандартные бейджи с цитатами из книги Максима (теми самыми "татуировками менеджера"), а вместо стандартных блокнотов и ручек дарили ежедневники в стиле книги с ламинированными обложками с фото спикера и логотипами партнеров.


Делаете первые шаги в организации и продажи билетов на бизнес-мероприятий? Наши консультанты помогут сориентироваться и запустить продажи.

Консультация

Планируете открыть продажу билетов?
Предоставьте пожалуйста без ошибок следующую информацию. Наши специалисты с вами свяжутся для консультации.
*
*
*
*
*
Спасибо за регистрацию! Ваши регистрационные данные отправлены в очередь на рассмотрение.
Что-то пошло не так. Попробуйте повторить попытку через некоторое время.