Проведение и организация конференции в IT: с нуля до 700 гостей. Процесс организации конференции.

Наш клиент Марк Ланговой три года назад основал сообщество разработчиков Krasnodar Dev Days , в рамках которого он отвечает за проведение и организацию конференции для IT. В этом году состоялось его самое крупное мероприятие, который проходило два дня и собрало более 700 человек. Мы попросили Марка поделиться опытом организации конференции и рассказать о том, как вывести локальную конференцию в сфере IT на федеральный уровень без связей, звездных спикеров и огромных бюджетов.

Из материала вы узнаете:

• Каким был процесс организации первой конференции
• Из кого сформировали команду, как искали партнеров и какую цену билетов установили
• Как выбирали сервис продажи билетов на мероприятия
• С какими сложностями столкнулись в процессе организации и проведения конференции
• Какие планы на будущее у организатора

Проведение и организация первой конференции: как начинали проводить IT-митапы

Марку 24 года. Он — разработчик и в 2016 году решил организовать в Краснодаре первую конференцию для коллег в сфере IT. Так родилась идея Krasnodar Dev Days.

«Мысль собрать краснодарское сообщество разработчиков пришла тогда, когда мне стало не хватать общения с людьми из своей сферы. Я знал только коллег, а мне хотелось расширить круг знакомств, набраться опыта организации конференции и поделиться им с другими. Я видел, как проходят IT-конференции в других городах, и стал думать, как это сделать в своем».

Так как у Марка не было опыта организации таких конференций, первую встречу он организовал почти «вслепую», заручившись поддержкой коллег. Процесс организации конференции запустили за полтора месяца до старта.

«На первую конференцию сбросились с коллегами на мелкие расходы на проведение первой конференции — около 20 000 рублей. Купили печенье, чай, одноразовую посуду, арендовали оборудование, заплатили за фото и видеосъемки. Помещение бесплатно дали знакомые».

Мероприятие было бесплатным. Программу разделили на три блока: клиентская, серверная и мобильная разработки. Конференция проходила семь часов — с 11.00 до 18.00.

Опыт организации конференций.
Доклад Михаила Скворцова на первой конференции Krasnodar Dev Days в 2016

В качестве спикеров Марк пригласил своих коллег. Так как мероприятие было тестовым, строгих критериев отбора не было — выступали те, кто согласился.

«Попросил ребят рассказать о своем опыте в разработке, показать кейсы. Чтобы всё прошло гладко, материал отрепетировали. Немного переживал, сколько придет людей и понравится ли им материал. Потом отбросил все эти мысли. Понимал — узнаю, когда попробую».

Проведение и организация конференции.
Доклад Виктора Тыщенко на первой конференции Krasnodar Dev Days в 2016

Примерно за месяц до мероприятия Марк сделал лендинг с программой и формой для регистрации, начал рекламировать мероприятие в соцсетях, рассказывать о нем знакомым. Весь месяц тщательно следил за репостами и комментариями людей и писал каждому, кто не понимал, зачем нужна эта конференция.

«Тогда в Краснодаре не было ничего подобного, местные не понимали смысла в таких конференциях. Я пытался доказать им, что это полезно — можно завести новые знакомства, послушать, чем живут другие. Это сработало».

Читайте также: Кейс по организации бизнес-мероприятий начинающего спикера.

Проведение и организация конференции
Чтобы как можно больше людей узнало о предстоящем мероприятии,
Марк анонсировал его во всех своих профилях в соцсетях

Чтобы увеличить приток людей, Марк запустил таргетированную рекламу. На нее потратил 450 рублей.

Опыт организации конференций
Так выглядела статистика по рекламе во «ВКонтакте» для первого мероприятия

Больше никаких рекламных кампаний Марк не проводил. В основном информация о конференции распространялась по «сарафанному радио» — через знакомых и друзей.

Многие отговаривали Марка от проведения и организации конференции в сфере IT. Говорили, что в Краснодаре не так много разработчиков и вряд ли ему удастся собрать людей на большое мероприятие.

«Конечно, я переживал, что люди не придут или им не понравятся темы докладов. Потерять вложенные средства не боялся. Это была не такая большая сумма. В итоге оказалось, что я зря боялся: местные так «изголодались» по подобным мероприятиям, что были очень рады нашей конференции».

На первую встречу пришло чуть больше 200 человек. Все были в восторге, и это вдохновило Марка продолжить заниматься проведением и организацией конференций. По стечению обстоятельств на следующий день после мероприятия он уехал жить в Санкт-Петербург, а развивать сообщество стал удаленно.

Проведение и организация конференции.
Слушатели и спикеры первой конференции

Процесс организации конференции.
Команда спикеров

«Дома у меня остались коллеги, которые как и я горели идеей сформировать сообщество разработчиков. После моего переезда процесс организации конференции изменился не критично: я занимался организацией и проведением конференции удаленно, а они помогали реализовать задумку на месте. В 2017 году мы провели второе мероприятие».

Проведение и организация конференции: о поиске партнеров, платном входе и зарплате соорганизаторам

Так как у Марка и его команды уже был опыт в проведении и организации конференций, ко второму мероприятию они подготовились основательно. Нашли двух партнеров: IT-компанию, которая помогла с помещением и типографией, и пиццерию, которая бесплатно приготовила пиццу. Мелкие расходы на проведение конференции ребята взяли на себя — их оплачивали из тех денег, которые заработали на продаже билетов.

«Партнерам было интересно помогать нам. Они понимали силу таких конференций в сфере IT — люди запоминают компанию как положительную и, соответственно, больше доверяют. К сожалению, пока не все организации готовы так сотрудничать. Многим всё еще приходится объяснять, зачем это нужно и почему им это может быть выгодно».

В этот раз процесс организации конференции запустили за полгода. Формат оставили прежний, но пригласили десять докладчиков, чтобы во время мероприятия раскрыть больше тем. Вторая конференция придала еще большей уверенности, что людям нужны подобные мероприятия.

«Люди рассказывали друзьям о нашем мероприятии: лично и в соцсетях. И таким образом у нас по чуть-чуть собиралась лояльная база клиентов, которых не нужно было привлекать с помощью рекламы. Они были в нас уверены и всегда были рады поддержать».

Именно тогда Марк и его команда стали на постоянной основе заниматься проведением и организацией конференций. Сейчас в команде семь человек — каждый отвечает за направление, в котором разбирается. Главные действующие лица: Иван Муратов, который курирует направление серверной разработки, Виктор Тыщенко, который отвечает за Python, поднаправление в серверной разработке, Дмитрий Алоян, курирующий мобильное направление, Николай Марченко, ответственный за клиентскую разработку, Светлана Иванова, которая вместе с Михаилом Скворцовым помогает Марку в организации и проведении конференций.

Формат IT-мероприятий решили изменить: раз в два-три месяца проводить митапы для начинающих и средних разработчиков, а раз в год устраивать большую конференцию со специалистами из сферы крупных IT-компаний. На таких встречах будет интересно и более опытным специалистам. Кроме того, вход на мероприятия теперь платный. Билет на митап стоит 500 рублей, на ежегодную конференцию — от 2 000.

Себе и своей команде за работу Марк ничего не платит. По его словам, формирование сообщества — отличный способ пиара, возможность построить личный бренд и помочь людям найти что-то интересное для себя. Часть заработка уходит на покрытие затрат, если деньги остаются, их пускают на покупку оборудования и мелкие расходы на проведение будущих конференций.

Чтобы больше людей узнавали о конференциях и присоединялись к сообществу, команда разработала сайт . Там ребята анонсируют будущие встречи, а дальше планируют публиковать фотографии и записи докладов.

Кроме того, Марк и его команда сами часто выезжали на конференции в сфере IT, где рассказывали о своем сообществе разработчиков, давали интервью на эту тему и всячески старались как можно больше рассказывать о себе.

Как искали сервис продажи билетов на мероприятия

Чтобы работать эффективнее, Марк использует разные сервисы. Для публикаций в соцсетях — системы автопостинга, которые в конкретное время публикуют нужную информацию. Для реализации билетов — специальную систему продажи билетов на мероприятия.

По словам Марка, внешняя система продажи билетов на мероприятия — это удобно. Не приходится следить за системой платежей, придумывать формат билетов и отчитываться в налоговую по чекам.

«До разработки сайта мы пользовались сервисом продажи билетов на мероприятия Timepad. Когда наш сайт был готов, пришлось искать другой вариант — нас смутило, что Timepad нельзя интегрировать с нашим сайтом. Кроме того, отпугнула большая комиссия: от 1 до 3% сервису, 4,5% за прием платежей, от 1 до 3% за поддержку покупателей. В итоге с билета стоимостью 200 рублей мы получали всего 168, с которых еще и налог платили — 6%. Когда каждая копейка на счету, отдавать такие суммы сложно».

Тогда ребята стали искать более выгодную систему продажи билетов на мероприятия. На рынке, по словам Марка, не так много решений, большинство систем заточено под вебинары или спортивные мероприятия, а нужно было что-то более гибкое.

«Сервис продажи билетов на мероприятия Qtickets показался нам более прозрачным. Комиссию нужно выплачивать один раз — процент зависит от суммы покупки. Кроме того, есть возможность интегрировать систему оплаты на свой сайт».

Опыт организации конференций.
Внутри системы удобная панель администрирования — можно легко переключаться между событиями

Специально под формат работы Марка команда Qtickets разработала API, чтобы пользователь мог зарегистрироваться и купить билет, не покидая страницу сообщества.

«Система продажи билетов на мероприятия Qtickets позволяет без проблем продавать билеты даже на двухдневные конференции. Её разработчики смогли упростить процесс оплаты, чтобы пользователь не запутался».

Кроме того, Марка порадовала удобная панель администрирования, а также то, что конкретный набор билетов можно привязать к определенной дате или времени.

«Это удобно, если нужно продавать билеты на несколько дней. Тогда человек может выбрать: купить на все дни или на конкретную дату. Для нас это находка — система продажи билетов на мероприятия работает понятно и не вызывает сложностей у пользователя».

Cервис продажи билетов на мероприятия.
Так выглядит система продажи билетов на мероприятия - Qtickets. Продажу билетов можно настроить на определенную дату или время

Важно, что система продажи билетов на мероприятия Qtickets позволяет формировать базу клиентов, которую можно использовать для подогрева и повторных продаж. Это удобно, особенно если мероприятия проходят регулярно.

О сложностях организации крупных конференций в сфере IT

За три года команда провела 12 митапов и 4 большие конференции для разработчиков. Самой запоминающейся была последняя конференция, самая крупная. Мероприятие длилось два дня, собрало на площадке более 700 человек. Расходы на проведение конференции составили 2,5 миллиона рублей.

Проведение и организация конференции.
Посетители Krasnodar Dev Days 2019 слушают доклад

Марк признается, что не ожидал такой массовости, но очень рад, что «такая маленькая задумка превратилась в нечто масштабное».

«К мероприятию готовили анонсы, рассказывали о нём в своих соцсетях и бесплатно размещали на популярных площадках IT-сообществ — «Типичный программист» и «IT-Events» . Поскольку за три года нам удалось сформировать лояльную аудиторию, люди возвращались к нами сами. Нас знали, нам доверяли, поэтому мы не нуждались в рекламе».

По словам Марка, некоторые площадки по своей инициативе размещали у себя информацию о мероприятии. Кроме того, об этом писали на своих страницах и спикеры. Но лучше всего работали анонсы в собственных сообществах.

Процесс организации конференции
Такой пост разместили у себя ребята, которые развивают IT-сообщество в Ростове-на-Дону

В процессе организации конференции ребята потратились только на таргетированную рекламу. Она была нужна, чтобы лишний раз напомнить людям о мероприятии. Ее проводили в три этапа: когда анонсировали конференцию, представляли спикеров и напоминали о повышении цен. За всё время на таргетированную рекламу ушло около 10 000 рублей.

«Нам важно, чтобы в Краснодаре IT-сообщество пополнялось без участия активной рекламы — только за счет сарафанного радио. На мой взгляд, это более эффективно. А для этого важно работать над качеством конференций, тогда люди будут вам доверять и рассказывать о вас всем своим друзьям».

Опыт организации конференций
Так выглядели анонсы спикеров в сообществах Krasnodar Dev Days

На крупное мероприятие спикеров подбирали тщательнее: сначала собирали заявки, затем изучали опыт специалистов и темы, которые они предлагали. В итоге отобрали самых лучших — тех, которые точно понравятся присутствующим.

Процесс организации конференции.
Никита Дубко, докладчик из Яндекс и активист минского сообщества разработчиков

«Нам подали 50 заявок, из них осталось 14. Отказывали в участии по разным причинам: у кого-то не было опыта выступлений, кто-то принес доклад на слишком узкую тему или плохо ее раскрыл. На такое глобальное мероприятие отобрать спикеров гораздо сложнее, так как темы должны быть интересны и тем, кто в разработке давно. А это очень нелегко».

Проведение и организация конференции
Михаил Скворцов, один из организаторов

Во время организации больших конференций возникают сложности не только с подбором спикеров, но и с поиском помещения. Для больших мероприятий подойдут гостиничные конференц залы.

По словам Марка, найти подходящее место довольно сложно: либо отказывают, либо сильно завышают ценник.

«Мы стараемся договориться так, чтобы можно было заплатить только за аренду зала, а еду привезти свою. С проведения митапов мы ничего не зарабатываем, и нам сложно достать «лишние» деньги на оплату обедов для участников. Но мало кто готов идти навстречу. Хоть я и объясняю, что для них это способ пиара, мой аргумент не всегда работает. Очень жаль, что пока немногие готовы поддержать инициативу».

Кроме того, по словам Марка, затрудняет положение то, что бюджет на проведение и организацию конференции никогда не удается запланировать заранее — всё на глаз. Обычно ребята отталкиваются от стоимости билетов. Главное — не влезть в долги, а хотя бы выйти в ноль.
После четвертой ежегодной конференции ребята добавили формат мини-конференций.

«Мы хотим разделить мероприятия для новичков и для специалистов среднего уровня. Теперь митапы для начинающих будут проходить бесплатно, а мини-конференции будем проводить для разработчиков с опытом за 500 рублей».

О планах на будущее

Марк отмечает, что не планирует зарабатывать на проведении и организации конференции, так как боится, что «пропадет вся атмосфера».

«Несмотря на сложности, есть и те, кто поддерживает нас — это партнеры, волонтеры, которые помогают участникам во время конференций. Все мы делаем большое дело — помогаем объединять интересных людей вместе. И это вселяет в нас уверенность двигаться дальше».