Проведение и организация локальной IT-конференции: с нуля до 700 гостей

Наш клиент Марк Ланговой три года назад основал сообщество разработчиков Krasnodar Dev Days, в рамках которого он отвечает за проведение и организацию IT-конференции. В этом году состоялось его самое крупное мероприятие, который проходило два дня и собрало более 700 человек. Мы попросили Марка рассказать о том, как вывести локальную конференцию на федеральный уровень без связей, звездных спикеров и огромных бюджетов.

Из материала вы узнаете:

  • Как организовать первое мероприятие и сколько денег на это нужно
  • Как найти спонсоров и сколько зарабатывают организаторы
  • Как автоматизировать продажу билетов
  • С какими сложностями можно столкнуться и как их преодолеть

Как начинали проводить IT-митапы

Марку 24 года. Он — разработчик и в 2016 году решил организовать в Краснодаре первую конференцию для коллег по цеху. Так родилась идея Krasnodar Dev Days.

«Мысль собрать краснодарское сообщество разработчиков пришла тогда, когда мне стало не хватать общения с людьми из своей сферы. Я знал только коллег, а мне хотелось расширить круг знакомств, набраться опыта и поделиться им с другими. Я видел, как проходят IT-конференции в других городах, и стал думать, как это сделать в своем».

Так как у Марка не было опыта организации таких конференций, первую встречу он организовал почти «вслепую», заручившись поддержкой коллег. Готовиться к мероприятию начал за полтора месяца до старта.

«На первую конференцию сбросились с коллегами на мелкие расходы — около 20 000 рублей. Купили печенье, чай, одноразовую посуду, арендовали оборудование, заплатили за фото и видеосъемки. Помещение бесплатно дали знакомые».

Мероприятие было бесплатным. Программу разделили на три блока: клиентская, серверная и мобильная разработки. Конференция проходила семь часов — с 11.00 до 18.00.

Доклад Михаила Скворцова на первой конференции Krasnodar Dev Days в 2016

В качестве спикеров Марк пригласил своих коллег. Так как мероприятие было тестовым, строгих критериев отбора не было — выступали те, кто согласился.

«Попросил ребят рассказать о своем опыте в разработке, показать кейсы. Чтобы всё прошло гладко, материал отрепетировали. Немного переживал, сколько придет людей и понравится ли им материал. Потом отбросил все эти мысли. Понимал — узнаю, когда попробую».

Доклад Виктора Тыщенко на первой конференции Krasnodar Dev Days в 2016

Примерно за месяц до мероприятия Марк сделал лендинг с программой и формой для регистрации, начал рекламировать мероприятие в соцсетях, рассказывать о нем знакомым. Весь месяц тщательно следил за репостами и комментариями людей и писал каждому, кто не понимал, зачем нужна эта конференция.

«Тогда в Краснодаре не было ничего подобного, местные не понимали смысла в таких конференциях. И я пытался доказать им, что это полезно — можно завести новые знакомства, послушать, чем живут другие. И это сработало».


Чтобы как можно больше людей узнало о предстоящем мероприятии,
Марк анонсировал его во всех своих профилях в соцсетях

Чтобы увеличить приток людей, Марк запустил таргетированную рекламу. На нее потратил 450 рублей.

Так выглядела статистика по рекламе во «ВКонтакте» для первого мероприятия

Больше никаких рекламных кампаний Марк не проводил. В основном информация о конференции распространялась по «сарафанному радио» — через знакомых и друзей.

Многие отговаривали Марка от проведения конференции. Говорили, что в Краснодаре не так много разработчиков и вряд ли ему удастся собрать людей на большое мероприятие.

«Конечно, я переживал, что люди не придут или им не понравятся темы докладов. Потерять вложенные средства не боялся. Это была не такая большая сумма. В итоге оказалось, что я зря боялся: местные так «изголодались» по подобным мероприятиям, что были очень рады нашей конференции».

На первую встречу пришло чуть больше 200 человек. Все были в восторге, и это вдохновило Марка продолжить дело. По стечению обстоятельств на следующий день после мероприятия он уехал жить в Санкт-Петербург, а развивать сообщество стал удаленно.

Слушатели и спикеры первой конференции


Команда спикеров

«Дома у меня остались коллеги, которые как и я горели идеей сформировать сообщество разработчиков. Поэтому, когда я уехал, ничего не изменилось — я занимался организацией удаленно, а они помогали реализовать задумку на месте. В 2017 году мы провели второе мероприятие».


О поиске партнеров, платном входе и зарплате соорганизаторам

Так как у Марка и его команды уже был опыт организации конференций, ко второму мероприятию они подготовились основательно. Нашли двух партнеров: IT-компанию, которая помогла с помещением и типографией, и пиццерию, которая бесплатно приготовила пиццу. Мелкие расходы ребята взяли на себя — их оплачивали из тех денег, которые заработали на продаже билетов.

«Партнерам было интересно помогать нам. Они понимали силу таких конференций — люди запоминают компанию как положительную и, соответственно, больше доверяют. К сожалению, пока не все организации готовы так сотрудничать. Многим всё еще приходится объяснять, зачем это нужно и почему им это может быть выгодно».

В этот раз готовиться начали за полгода. Формат оставили прежний, но пригласили десять докладчиков, чтобы во время мероприятия раскрыть больше тем. Вторая конференция придала еще большей уверенности, что людям нужны подобные мероприятия.

«Люди рассказывали друзьям о нашем мероприятии: лично и в соцсетях. И таким образом у нас по чуть-чуть собиралась лояльная база клиентов, которых не нужно было привлекать с помощью рекламы. Они были в нас уверены и всегда были рады поддержать».

Именно тогда Марк и его команда стали на постоянной основе заниматься проведением и организацией конференций. Сейчас в команде семь человек — каждый отвечает за направление, в котором разбирается. Главные действующие лица: Иван Муратов, который курирует направление серверной разработки, Виктор Тыщенко, который отвечает за Python, поднаправление в серверной разработке, Дмитрий Алоян, курирующий мобильное направление, Николай Марченко, ответственный за клиентскую разработку, Светлана Иванова, которая вместе с Михаилом Скворцовым помогает Марку в организационных вопросах.

Формат IT-мероприятий решили изменить: раз в два-три месяца проводить митапы для начинающих и средних разработчиков, а раз в год устраивать большую конференцию со специалистами из крупных IT-компаний. На таких встречах будет интересно и более опытным специалистам. Кроме того, вход на мероприятия теперь платный. Билет на митап стоит 500 рублей, на ежегодную конференцию — от 2 000.

Себе и своей команде за работу Марк ничего не платит. По его словам, формирование сообщества — отличный способ пиара, возможность построить личный бренд и помочь людям найти что-то интересное для себя. Часть заработанных денег уходит на покрытие затрат, если деньги остаются, их тратят на покупку оборудования и мелкие расходы для будущих мероприятий.

Чтобы больше людей узнавали о конференциях и присоединялись к сообществу, команда разработала сайт. Там ребята анонсируют будущие встречи, а дальше планируют публиковать фотографии и записи докладов.

Кроме того, Марк и его команда сами часто выезжали на IT-конференции, где рассказывали о своем сообществе разработчиков, давали интервью на эту тему и всячески старались как можно больше рассказывать о себе.


Как искали сервис продажи билетов на мероприятия

Чтобы работать эффективнее, Марк использует разные сервисы. Для публикаций в соцсетях — системы автопостинга, которые в конкретное время публикуют нужную информацию. Чтобы продавать билеты, подобрал специальный сервис. Он помогает следить за регистрациями людей.

По словам Марка, удобнее пользоваться внешним сервисом, чем разрабатывать его на собственном сайте. Так удастся избавить себя от нескольких проблем: не придется следить за системой платежей, придумывать формат билетов и отчитываться в налоговую по чекам.

«До разработки сайта мы пользовались сервисом Timepad. Когда наш сайт был готов, пришлось искать другой вариант — нас смутило, что Timepad нельзя интегрировать с нашим сайтом. Кроме того, отпугнула большая комиссия: от 1 до 3% сервису, 4,5% за прием платежей, от 1 до 3% за поддержку покупателей. В итоге с билета стоимостью 200 рублей мы получали  всего 168, с которых еще и налог платим — 6%. Когда каждая копейка на счету, отдавать такие суммы сложно».

Тогда ребята стали искать более выгодный сервис. На рынке, по словам Марка, не так много решений, большинство систем заточено под вебинары или спортивные мероприятия, а нужно было что-то более гибкое.

«Сервис Qtickets показался нам более прозрачным. Комиссию нужно выплачивать один раз — процент зависит от суммы покупки. Кроме того, есть возможность интегрировать систему оплаты на свой сайт».

Внутри системы удобная панель администрирования — можно легко переключаться между событиями

Специально под формат работы Марка команда Qtickets разработала API, чтобы пользователь мог зарегистрироваться и купить билет, не покидая страницу сообщества.

«Теперь мы без проблем можем продавать билеты даже на двухдневные конференции. Разработчики билетного сервиса смогли сделать «сложную» систему оплаты более простой — так, чтобы пользователь не запутался».

Кроме того, Марка порадовала удобная панель администрирования, а также то, что конкретный набор билетов можно привязать к определенной дате или времени.

«Это удобно, если нужно продавать билеты на несколько дней. Тогда человек может выбрать: купить на все дни или на конкретную дату. Для нас это находка — система работает понятно и не вызывает сложностей у пользователя».


Так выглядит система Qtickets. Продажу билетов можно настроить на определенную дату или время

Важно, что в системе Qtickets есть возможность собрать свою базу клиентов и запустить продажу билетов. В системе сохраняются эти данные, и их можно использовать в режиме реального времени для подогрева клиентов, собирая на пиксели социальных и поисковых сетей. А также повторно, для продажи на новые конференции. Это удобно, особенно если мероприятия проходят регулярно.


О сложностях организации крупных IT-конференций

За три года команда провела 12 митапов и 4 большие конференции для разработчиков. Самой запоминающейся была последняя конференция, самая крупная. Мероприятие длилось два дня, собрало на площадке более 700 человек и обошлось ребятам в 2,5 миллиона рублей.

Посетители Krasnodar Dev Days 2019 слушают доклад

Марк признается, что не ожидал такой массовости, но очень рад, что «такая маленькая задумка превратилась в нечто масштабное».

«К мероприятию готовили анонсы, рассказывали о нём в своих соцсетях и бесплатно размещали на популярных площадках IT-сообществ — «Типичный программист» и «IT-Events». Поскольку за три года нам удалось сформировать лояльную аудиторию, люди возвращались к нами сами. Нас знали, нам доверяли, поэтому мы не нуждались в рекламе».

По словам Марка, некоторые площадки по своей инициативе размещали у себя информацию о мероприятии. Кроме того, об этом писали на своих страницах и спикеры. Но лучше всего работали анонсы в собственных сообществах.


Такой пост разместили у себя ребята, которые развивают IT-сообщество в Ростове-на-Дону

Во время подготовки ребята потратились только на таргетированную рекламу. Она была нужна, чтобы лишний раз напомнить людям о мероприятии. Ее проводили в три этапа: когда анонсировали конференцию, представляли спикеров и напоминали о повышении цен. За всё время на таргетированную рекламу ушло около 10 000 рублей.

«Нам важно, чтобы в Краснодаре IT-сообщество пополнялось без участия активной рекламы — только за счет сарафанного радио. На мой взгляд, это более эффективно. А для этого важно работать над качеством конференций, тогда люди будут вам доверять и рассказывать о вас всем своим друзьям».


Так выглядели анонсы спикеров в сообществах Krasnodar Dev Days

На крупное мероприятие спикеров подбирали тщательнее: сначала собирали заявки, затем изучали опыт специалистов и темы, которые они предлагали. В итоге отобрали самых лучших — тех, которые точно понравятся присутствующим.

Никита Дубко, докладчик из Яндекс и активист минского сообщества разработчиков

«Нам подали 50 заявок, из них осталось 14. Отказывали в участии по разным причинам: у кого-то не было опыта выступлений, кто-то принес доклад на слишком узкую тему или плохо ее раскрыл. На такое глобальное мероприятие отобрать спикеров гораздо сложнее, так как темы должны быть интересны и тем, кто в разработке давно. А это очень нелегко».

Михаил Скворцов, один из организаторов

Во время организации больших конференций возникают сложности не только с подбором спикеров, но и с поиском помещения. Для больших мероприятий подойдут гостиничные конференц залы.

По словам Марка, найти подходящее место довольно сложно: либо отказывают, либо сильно завышают ценник.

«Мы стараемся договориться так, чтобы можно было заплатить только за аренду зала, а еду привезти свою. С проведения митапов мы ничего не зарабатываем, и нам сложно достать «лишние» деньги на оплату обедов для участников. Но мало кто готов идти навстречу. Хоть я и объясняю, что для них это способ пиара, мой аргумент не всегда работает. Очень жаль, что пока немногие готовы поддержать инициативу».

Кроме того, по словам Марка, затрудняет положение то, что бюджет на проведение и организацию конференции никогда не удается запланировать заранее — всё на глаз. Обычно ребята отталкиваются от стоимости билетов. Главное — не влезть в долги, а хотя бы выйти в ноль.
После четвертой ежегодной конференции ребята добавили формат мини-конференций.

«Мы хотим разделить мероприятия для новичков и для специалистов среднего уровня. Теперь митапы для начинающих будут проходить бесплатно, а мини-конференции будем проводить для разработчиков с опытом за 500 рублей».


О планах на будущее

Марк отмечает, что не планирует зарабатывать на проведении и организации конференции, так как боится, что «пропадет вся атмосфера».

«Несмотря на сложности, есть и те, кто поддерживает нас — это партнеры, волонтеры, которые помогают участникам во время конференций. Все мы делаем большое дело — помогаем объединять интересных людей вместе. И это вселяет в нас уверенность двигаться дальше».

Консультация

Планируете открыть продажу билетов?
Предоставьте пожалуйста без ошибок следующую информацию. Наши специалисты с вами свяжутся для консультации.
*
*
*
*
*
Спасибо за регистрацию! Ваши регистрационные данные отправлены в очередь на рассмотрение.
Что-то пошло не так. Попробуйте повторить попытку через некоторое время.