Как организовывать концерты артистов, чтобы стабильно зарабатывать: опыт организаторов

У организатора концертов вопросов больше, чем ответов. Непонятно, какую цену поставить, чтобы не отпугнуть аудиторию, но заработать. Новые пункты расходов вскрываются в процессе. По мере приближения «дня икс» накрывает паника: получится ли заполнить зал, продать все билеты, не подведет ли артист. Мы регулярно общаемся с представителями ивент-сферы и знаем обо всех этих рисках — они у большинства общие.

Попросили опытных игроков ивент-рынка рассказать, как они подходят к организации концертов, формируют цены билетов, какие маркетинговые приемы используют для увеличения прибыли. Получился полезный материал, который стоит прочесть до того, как приниматься за организацию первого концерта.

Прочтите эту статью, чтобы узнать:

• Почему работать только с одним артистом опасно.
• Как устроено ценообразование в концертной индустрии.
• Сколько стоит организация концерта и на чём можно сэкономить.
• Какие есть способы заработка кроме продажи билетов.
• Как повысить ценность своих мероприятий.
• Что учесть, чтобы первое мероприятие не стало последним.

Почему работать только с одним артистом — не лучшая стратегия

Организаторы концертов, которые работают с Qtickets, солидарны в том, что артистов в «портфеле» должно быть несколько. Если исполнитель у вас один, каждый ивент будет стрессовым.

Оптимальная стратегия: сотрудничать с разными артистами, проводить мероприятия в концертных залах, барах, клубах и делать это как можно чаще. Экономика строится на совокупности концертов — стабильно зарабатывать можно за счет реинвестирования средств. Это комфортный вариант.

Как устроено ценообразование в концертной индустрии

Чтобы собирать полные залы, важно понять, что влияет на цену и как продавать билеты на концерты. Даже организовывая несколько концертов в неделю, можно уйти в минус, если ошибиться в выборе артиста, не учесть особенности площадки, не продумать рекламу.

Чтобы понять, как работать с ценой, читайте статьи (начните с нашей), общайтесь с коллегами в сообществах для маркетологов и организаторов мероприятий, посещайте профильные конференции.

Присоединяйтесь к сообществу организаторов мероприятий в Telegram, Дзен или ВКонтакте, чтобы обмениваться опытом и находить решения сложных задач!

Важно тестировать новые приемы, анализировать результаты, менять подход и снова тестировать. Клиенты из концертной сферы поделились с нами проверенными на практике рекомендациями:

• Вместо круглых цен используйте заканчивающиеся на 9: не 2000 рублей, а 1999, не 1900, а 1899. Такой подход кажется банальным, но до сих пор работает и привлекает покупателей.
• Не разыгрывайте по два бесплатных билета — это невыгодно. Люди редко ходят на концерты в одиночку, обязательно подтягивают друзей. Поэтому всегда выгоднее один билет подарить, а второй продать по полной стоимости.
• Лучше не давайте скидки на «парные билеты», начните с трех. Например: один билет стоит 800 рублей, три предлагаете за 2000. Человек пригласит друзей, чтобы сэкономить, вы получите дополнительных гостей и деньги.
• На старте ставьте самую низкую цену и постепенно ее повышайте. Организатору, который поделился этой рекомендацией, такой подход помог увеличить прибыль на 40%.

Важно научиться управлять продажами в моменте: вовремя поднимать цену или предлагать скидки. Гибкость помогает привести как можно больше людей на мероприятие и гарантированно выйти в плюс.

Сколько стоит организация концерта

Первым делом нужно посчитать, сколько может стоить организация и проведение концерта.

В начале пути обычно приходится работать с небольшими мероприятиями (до 2000 человек). Вот ориентировочные расходы для такого формата, на базе которых можно сформировать примерный бюджет:

1. Аренда зала. Стоимость при организации концерта зависит от города и площадки, она может варьироваться в широких пределах. Арендодатели склонны завышать цены — не бойтесь торговаться. Чтобы снизить стоимость аренды, важно умело продемонстрировать плюсы для площадки. Например, если там есть бар, уточните, что у артиста много «взрослой» аудитории — получится заработать на продаже алкоголя. Или сделайте ставку на популярность артиста — это возможность получить дополнительный пиар, так как гости будут отмечать в соцсетях не только исполнителя, но и место.
2. Лендинг мероприятия. Сайт такого формата «под ключ» стоит до 20000 рублей. В стоимость входит не только его создание и оформление, но и интеграция с необходимыми для организации концерта сервисами (например, билетной системой). Можно пойти более простым путем — собрать сайт своими силами на конструкторе или подключить билетный сервис, в котором есть функционал для создания промо-страниц, например, Qtickets.
3. Реклама. Бюджет можно рассчитать так: прикиньте доход и заложите 15% от этой суммы на рекламу. Главное — вкладывать деньги в рекламу постепенно, проверяя эффективность каждого канала, чтобы не слить деньги без результата. Обязательно используйте сервисы веб-аналитики, которые интегрируются с выбранной платформой для продажи билетов. У Qtickets есть интеграции с «Яндекс.Метрикой», Google Analytics, Roistat и пикселями соцсетей.
4. Расходы на артиста: гонорар, трансфер, питание, проживание, выполнение райдера. Стоимость при организации концерта может быть очень разной. Определить расходы, ориентируясь на популярность артиста, удается не всегда. Бывает, что у известных исполнителей минимум требований, а новички требуют всё по высшему разряду.
5. Фотограф и видеограф. Это пункт, на котором можно слегка сэкономить. Например, взять новичка, который согласится поснимать концерт бесплатно или недорого — за 2-3 тысячи рублей.
6. Работа команды, обслуживающей мероприятие. Сюда входят настройка звука, света, билетный контроль, администратор. Каждая услуга может стоить от 5000 до 15000 рублей, зависит от города. Идеально, если всё это включено в стоимость аренды площадки. Если нет — рассмотрите возможности экономии. Например, оборудование для сканирования можно заменить смартфонами с бесплатным приложением Qtickets.
7. Налоги. Для организатора может быть выгодно работать на «упрощенке» (УСН) и платить 6% от дохода либо 15% от прибыли. Выбор объекта налогообложения зависит от того, каким будет соотношение доходов и расходов.
8. Комиссия билетного сервиса. Обратите внимание на то, берет ли сервис абонплату с организатора и сервисный сбор с покупателей. В Qtickets платите только когда зарабатываете, а сервисный сбор можете включить по желанию и забирать себе, чтобы покрывать комиссию или заработать дополнительно.
   
   

Минимум 30% дохода должно стать вашей прибылью. Есть негласная рекомендация: разница между запланированными валом и расходами должна составлять 30-40%. В таком случае вы будете в более безопасном финансовом положении.

Сэкономить можно, если отказаться от:

• Трансляции. Если всё делать по уму, получится дорого. Есть смысл связываться, если планируете концерт известного исполнителя, у которого понятная аудитория, и готовы потратить около 50000 рублей на организацию и продвижение онлайн-концерта.
• Аренды технического оборудования. Лучше найти площадку, где есть всё необходимое.

Оставьте адрес электронной почты — бесплатно пришлем шаблон, с помощью которого можно просчитать, сколько стоит организация любого концерта.

На чём кроме продажи билетов можно заработать

До того, как организовать концерт артиста, важно задуматься о способах дополнительного заработка. Наши клиенты из концертной сферы поделились проверенными вариантами:

1. Организовать отдельный вход без очереди. Можно заложить определенное количество билетов по специальной цене: например, если обычный билет стоит 800 рублей, VIP-вход продаете за 1000. Такие билеты обычно расходятся быстро — никто не любит ждать в толпе. Главное — подобрать оптимальное количество билетов, чтобы на выделенном входе не образовалась еще одна очередь. Один из организаторов рассказал, как решил однажды через вход для VIP-гостей пускать и гостей по спискам, что привело к столпотворению и недовольству посетителей. Важно такого не допускать.
2. Продавать рекламные места. Это работает для мероприятий любого масштаба, отличается только выборка потенциальных спонсоров. Сотрудничество выгодно всем: владельцы бизнеса получают пиар, вы — дополнительный доход. Случается, что гонорар за рекламу покрывает всю стоимость расходы на организации концерта
3. Включить в стоимость возможность сфотографироваться с артистом. Таких билетов должно быть немного. Во-первых, фанаты должны чувствовать ценность предложения, считать, что фото с артистом — это для избранных. Во-вторых, артист быстро устанет, если вы приведете к нему после концерта толпу поклонников.
4. Продавать мерч. Если артист более-менее известный, фанаты с радостью купят футболку, кружку или какой-то другой сувенир на память о концерте. Вы можете заработать 10-15% от прибыли. Максимальная заработанная на мерче за один концерт сумма, которую нам озвучили, — 150 000 рублей.

Эти простые решения помогают дополнительно заработать и частично либо полностью компенсировать стоимость организации концерта

Как повысить ценность своих мероприятий

Предлагайте гостям полноценный досуг и впечатления, а не просто концерт. Но не забывайте о том, что впечатления ≠ развлечения. Один из организаторов рассказал, что проводит мероприятия в барах, билеты на которые стоят дешевле, чем если бы это был ивент в концертном зале. Такой формат помогает развернуться в рекламной кампании, акцентируя внимание на том, что на концерте можно будет полноценно расслабиться: выпить, потанцевать, поесть. Билеты продаются хорошо и выигрывают все: организатор зарабатывает на билетах, а заведения — на еде и напитках.

6 рекомендаций от опытных организаторов

Чтобы успешно заниматься организацией концертов, важно:

1. Гореть идеей. Вне зависимости от того, сколько стоит организация, первый концерт. Чтобы всё прошло гладко, важно подобрать артиста, чье творчество вам нравится. Так даже в случае форс-мажора вы не потеряете мотивацию и проведете мероприятие на уровне.
2. Собрать команду. Во время организации мероприятия на вас свалится много разных процессов: придется вести переговоры с исполнителем, продумывать пиар, готовить площадку и т. д. Сделать всё это качественно в одиночку очень сложно, поэтому стоит постепенно формировать вокруг себя команду единомышленников. На старте достаточно троих: специалиста по рекламе, визуалу и менеджера по работе с артистами.
3. Найти инвестора. Если собственных средств на организацию концерта недостаточно, брать кредит не стоит. Оптимальный вариант — найти инвесторов среди родных и друзей. Чтобы уговорить их помочь, распишите плюсы события и рассчитайте предполагаемый доход. Не забудьте упомянуть, что обычно инвестор забирает себе 20% прибыли от концерта.
4. Быстро принимать решения. На старте артисты могут относиться к вам с недоверием. Важно вести себя спокойно и адекватно: не бояться переговоров, не тянуть с выплатами, брать больше ответственности. Как только исполнитель увидит, что всё под контролем, он расслабится и доверится вам.
5. Запрашивать статистику прошлых выступлений. Работать вслепую невозможно, вы должны понимать, сколько людей приходит на мероприятия артиста, кто они, что им нравится. Данные по одному концерту ничего не дают: вдруг зал «забили», раздавая бесплатные пригласительные? Соберите максимум информации. Анализируя прошлые концерты, вы сможете понять, стоит ли связываться с этим артистом, какие цены на билеты ставить и как работать с аудиторией.
6. Заключать договора и прописывать в них каждую мелочь. В начале пути кажется, что можно устно закрепить все договоренности, но так делать не стоит. Если в процессе что-то пойдет не так, вы не сможете подтвердить, что договаривались о другом. Один из важных моментов — пропишите в договоре возможность рекламных упоминаний в соцсетях артиста. Важно понимать, что вы платите не только за сам концерт, но и за привлечение аудитории. Закрепите в документах свое право использовать имя артиста в рекламе и то, как часто и в каком формате он должен размещать анонсы на своей странице. Иначе останетесь без дополнительного пиара.