Меняем подход к продаже билетов на мероприятия: какими бывают автоматизированные билетные системы и как выбрать оптимальную

Организаторы мероприятий сталкиваются с поиском новых автоматизированных билетных систем в трех случаях: текущий билетный сервис тянет с выводом денег, перестал удовлетворять технически или не позволяет выстроить удобные бизнес-процессы. Например, нужен дополнительный функционал, а его невозможно получить, либо разработка и интеграция стоят дорого.

На рынке продажи билетов столько предложений, что легко растеряться. Непонятно, какие возможности важны, а чем можно пренебречь, и по каким критериям выбирать партнера, чтобы потом не жалеть. Эта статья поможет вам разобраться в том, как правильно подойти к выбору билетной системы. Прочтите ее и узнайте:

• Как устроен рынок сервисов продажи билетов
• Какую билетную систему выбрать с учетом специфики мероприятий
• На что обратить внимание, анализируя рынок билетных сервисов

Как устроен рынок сервисов продажи билетов

Для начала давайте разберемся в терминологии. Важно различать продажи через билетных операторов и билетные системы (они же – сервисы):

• В первом случае речь идет о реализации через посредников. Они продают билеты через свои сети, каналы и берут за это комиссию. Но хуже всего не то, что вы переплачиваете, а то, что отдаете трафик посреднику и не получаете данные о покупателях, а значит, теряете возможность продавать им повторно. Плюс такого подхода в том, что агенты берут на себя часть работы, разгружая вас. Однако, такая «разгрузка» может оказаться мнимой.
• Во втором случае вы самостоятельно реализуете билеты, используя автоматизированную билетную систему. Создаете лендинг или используете готовую страницу, запускаете рекламу по разным каналам, анализируете ее эффективность — то есть берете контроль над продажами и анализ продаж в свои руки. Тратите на это время и силы, но взамен получаете базу клиентов, которая позволяет сформировать постоянную аудиторию и существенно экономить на продвижении в будущем.

Важно понимать, что при сочетании двух подходов бюджет на продвижение (например, через интернет) автоматически увеличивается, потому что ваша рекламная активность будет соприкасаться с рекламной активностью агента. На площадках аукционного характера, когда положение в списке рекламодателей зависит от назначенной стоимости, цена за переход искусственно увеличится, т.к. агент будет перебивать ваши ставки, чтобы быть выше. Если выберете гибридную схему, разделите с агентом зоны ответственности и рекламные каналы, чтобы не мешать друг другу работать. В офлайне все средства хороши, а интернет — у всех один.

Какую билетную систему выбрать с учетом специфики мероприятий

Билетная система или сервис для продажи билетов с расширенным функционалом. Технологии вывели такие системы на новый уровень — это уже не сложное программное обеспечение, а виртуальный помощник с интуитивно понятным интерфейсом, набором маркетинговых инструментов для увеличения продаж и командой специалистов, которые оказывают вам и вашим покупателям всестороннюю поддержку. Кроме реализации билетов современные сервисы могут собирать информацию о покупателях из разных источников в единую базу, поддерживают интеграцию с сервисами сквозной аналитики, CRM, пикселями социальных сетей и т. д. Правильно выбрав билетную систему, вы получите незаменимого помощника, который сделает продвижение ивентов более простой, быстрой и дешевой задачей. А это приведет к росту вашего бизнеса и прибыли!

Какую билетную систему выбрать — вопрос, который рано или поздно встает перед каждым организатором. Давайте разберемся, на что обращать внимание при выборе, чтобы сервис был помощником, а не обузой.

Первым делом изучите возможности сервиса и список организаторов из вашей сферы, которые его используют. Например, если вы представляете спортивный клуб, обратите внимание на то, какие клубы выбрали данную платформу. Пообщайтесь со специалистами поддержки сервиса и соберите отзывы коллег по цеху. Не стоит ограничиваться одним источником, т. к. личное мнение — вещь субъективная, отзывы в интернете иногда оказываются фальшивыми, а поддержка может приукрашивать возможности сервиса. Если большинство организаторов, которых вы знаете, работают с одним и тем же сервисом — это не значит, что он вам тоже подойдет на все 100%. Не стоит жалеть времени, чтобы сделать осознанный выбор.

Определив несколько фаворитов, переходите к окончательному выбору. Рекомендуем оценить каждый сервис по следующим критериям:

1. Как и когда осуществляется вывод денег. Уточните, сколько времени занимает вывод средств и их зачисление на счет. За «моментальным выводом» могут скрываться нюансы, которые затянут получение средств на несколько дней.
2. Сколько в конечном итоге вы заплатите сервису с каждого проданного билета.
3. Как организован процесс покупки билетов, насколько он удобен для ваших клиентов и решает ли ваши задачи.
4. Какие способы оплаты доступны.
5. С кем работает сервис (физлица, самозанятые, ИП, юрлица) и как организован документооборот.
6. Есть ли встроенные инструменты аналитики или возможность интеграции со сторонними сервисами.
7. Как вы будете проверять билеты на месте проведения мероприятия.
8. Какие есть дополнительные опции. Например, в Qtickets организатор может самостоятельно установить сервисный сбор и оплачивать из него комиссию сервиса. Также доступны продажа билетов напрямую из сообщества во ВКонтакте, сканирование билетов на входе с помощью смартфона и бесплатного приложения, продажа абонементов разных типов, предложение товаров и услуг в процессе оформления билетов и т. п.
9. Как быстро обрабатываются запросы в службе поддержки для продавцов и покупателей.

Разберем основные пункты из этого чек-листа, чтобы вам было понятнее, как оценить выбранные автоматизированные билетные системы.

Как осуществляется вывод денег

На что стоит обратить внимание:

• Когда можно вывести деньги. Не все билетные системы разрешают вывод в любой момент, иногда нужно ждать окончания мероприятия.
• Минимальная сумма, которую можно вывести, и обязательный остаток на балансе.
• Скорость зачисления средств на счет. У некоторых сервисов обработка запроса на вывод денег может занимать дни или недели.
• Можно ли выводить деньги на банковскую карту или только на счет юрлица или ИП.
• Как часто можно выводить деньги? Остерегайтесь компаний, которые ограничивают количество выводов, например, до одного раза в неделю.
• Есть ли дополнительные условия вывода денег из системы. Например, некоторые сервисы блокируют доступ к средствам на внутреннем счету, если не отправлены сканы подписанных документов. Каждый месяц нужно подписывать бумаги и отправлять копии, а если забудете, то оперативно деньги вывести не сможете.

Сколько стоит использование автоматизированной билетной системы

На рынке билетных сервисов встречаются три схемы оплаты:

1. Абонентская плата. Вы ежемесячно вносите в билетную систему фиксированную сумму, которая зависит от подключенных опций, необходимых для продажи билетов.
2. Комиссия, как правило, зависящая от объема продаж.
3. Абонентская плата + комиссия.

Внимательно читайте условия оплаты, которые обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Некоторые игроки на рынке билетных сервисов используют для привлечения новых заказчиков «серые» методы: например, занижают комиссию за счет того, что исключают из нее расходы на эквайринг и включают их в смету отдельной статьей. Бывает и так, что платформа зарабатывает на одном билете дважды: с продавца взимается комиссия, а с покупателя — сервисный сбор. Важно понимать, что сервисный сбор — это ваша недополученная выручка. В Qtickets сервисный сбор не обязателен и в случае использования целиком перечисляется организатору.

Qtickets работает за фиксированную комиссию, без абонплаты и скрытых платежей. Для новых пользователей доступны два тарифа с разным «потолком продаж» и набором функций. При достижении оборота в 10 миллионов рублей автоматически осуществляется переход на тариф PRO с самой выгодной комиссией.

Тарифы для юридических лиц:

• Start: до 1 миллиона рублей, комиссия — 5%.
• Basic: до 10 миллионов рублей, комиссия — от 4,5% до 6%.
• Pro: от 10 миллионов рублей, комиссия — 4%.

Для организаторов, которые работают как физлица или самозанятые, доступен только тариф Start с максимальным оборотом 750 000 рублей в месяц и комиссией 8%.

Базовый функционал доступен всем, вне зависимости от выбранного тарифа:

• Моментальный вывод денег на карту или расчетный счет.
• Автоматический сбор информации о клиентах из разных рекламных каналов и формирование базы.
• Служба поддержки для организаторов и покупателей.
• Инструменты для автоматизации работы с промоутерами.
• Стимулирующие уведомления, генерация промокодов и другие функции для увеличения конверсии.
• Возможность автоматического возврата денег за билет без вашего подтверждения, которая облегчает жизнь, например, в случае отмены мероприятия.
• Каталог готовых схем залов и производство новых схем.
• Приложения для продажи билетов через ваш сайт и партнеров, сообщества во ВКонтакте и других соцсетях.
• Бесплатное мобильное приложение для сканирования билетов, которое заменяет дорогостоящее оборудование. Доступно для iOS и Android.
• Интеграции с сервисами сквозной аналитики, CRM, пикселями соцсетей и т. д.

Вы также можете пользоваться Qtickets бесплатно. Это актуально в двух случаях:

1. Если организуете только бесплатные мероприятия.
2. Если установите сервисный сбор, равный комиссии или превышающий ее. Это даст возможность оплачивать использование платформы за счет покупателей и даже зарабатывать дополнительно, но мы не рекомендуем пренебрегать доверием покупателей. Обойтись без сервисного сбора реально, если устанавливать цены билетов с умом.

Как организован процесс покупки билетов

Обратите внимание на то, как выстроен процесс покупки в билетной системе, ведь для успешной продажи билетов важно, чтобы клиентам было удобно и понятно. Без сильной мотивации не каждый захочет разбираться в неудобном интерфейсе.

Оцените функционал, который сервис предлагает вам, — это влияет не только на ход продвижения мероприятия, но и на прибыль. Вот лишь несколько опций, которые будут полезны:

• Возможность менять набор полей данных о покупателе с учетом специфики ивента. Например, если у вас мероприятие с возрастным ограничением, нужно будет поле «Дата рождения», которое отсутствует в стандартных формах.
• Продажа из сообществ в соцсетях, без перехода на другие сайты. Люди ленивы, поэтому сложные схемы ожидаемо ухудшают конверсию. Дайте возможность выбрать места и оплатить их, не покидая соцсеть, и увидите результат, выраженный в денежном эквиваленте.
• Интеграция с пикселями соцсетей и счетчиками аналитики. Она позволяет собирать информацию о покупателях, чтобы потом формировать похожие аудитории для рекламы или запускать ретаргетинговые кампании.
• Интеграция с сервисами сквозной аналитики. Без детального анализа результатов рекламных кампаний вы не поймете, какие каналы работают лучше, а на какие зря тратите деньги.
• Разные форматы визуализации площадки. Свободные места и категории билетов можно показывать на схеме зала разными способами — хорошо, если у вас будут варианты. Интересны и дополнительные опции вроде обзора 360˚ в Qtickets — покупатели оценивают вид с выбранного места и в ряде случаев выбирают более дорогие билеты с полноценным обзором (доступно не на всех площадках).
• Инструменты для стимулирования продаж. Например, пометка «Топовое мероприятие» или уведомление о том, что осталось мало билетов или несколько часов до повышения цены.

Покажем на примере Qtickets, что может предложить вам автоматизированная билетная система.

Визуализация зала для стендап-выступления

Визуализация концертного зала

Визуализация спортивной арены

У Qtickets есть виджет ВКонтакте, с помощью которого вы сможете продавать прямо из своих сообществ, что положительно повлияет на конверсию.

 Так выглядит афиша мероприятий в сообществе. Кликнув на «Купить билет», пользователь перейдет к схеме зала, затем сможет выбрать билеты, дополнительные услуги или товары, после чего оплатит покупку. Всё это — не покидая соцсеть.

Какие способы оплаты доступны

Чем больше вариантов вы предлагаете, тем выше конверсия. Изучая возможности автоматизированной билетной системы, посмотрите, есть ли там:

• Оплата картой и другие популярные способы (например, SberPay и Yandex Pay).
• Возможность купить билет/абонемент в рассрочку или кредит.
• Безналичная оплата для клиентов-юрлиц (например, при заказе корпоративных мероприятий).
• Оплата через систему быстрых платежей (СБП, QR коды).
• Прием оплат банковскими картами, выпущенными не в РФ.

С кем работает сервис (физлица, ИП, юрлица) и как организован документооборот

Не все билетные системы сотрудничают с физическими лицами или самозанятыми. Это может стать проблемой, если вы только входите на рынок продажи билетов, организуете ивенты нерегулярно и пока не готовы обрести официальный статус (напомним, что платить налоги нужно вне зависимости от того, какой формат работы выбираете!).

Узнайте, как организован документооборот: как подписывать договор, нужно ли приезжать лично или отправлять оригинал по почте. Некоторые сервисы подготавливают документы, но вам необходимо будет отсканировать подписанные акты и отправить их по почте. Другие компании работают исключительно с электронной подписью, которая есть не у всех. Кто-то попросит для ускорения заключения договора осуществить предоплату. Всё это не очень удобно, если сроки поджимают, к тому же велика вероятность, что и дальше сотрудничество будет сложным.

Следующий немаловажный фактор — кассовая дисциплина. Удобно, когда сервис самостоятельно закрывает эти вопросы без вашего участия, а вы только получаете документы и деньги.

Есть ли встроенные инструменты аналитики или возможность интеграции со сторонними сервисами

Без анализа результатов невозможны эффективное продвижение мероприятия и продажа билетов. Если вы не знаете, какие каналы работают, а какие нет, то будете каждый раз сливать бюджет, не получая отдачи. Если не понимаете, кто клиенты и как они принимают решение о покупке, то не сможете грамотно планировать рекламные кампании, выстраивать систему повторных продаж и формировать вокруг своих ивентов лояльное комьюнити.

Современные билетные системы предлагают дополнительные опции для аналитики продаж билетов: кроме встроенных инструментов для сбора статистики по продажам обычно доступны интеграции с сервисами веб-аналитики (Яндекс.Метрика, Google Analytics, VK Реклама, Roistat) и пикселями соцсетей.

Важно, чтобы у вас была исчерпывающая информация о покупателях:

• имя;
• адрес электронной почты;
• телефон;
• общая стоимость покупок;
• количество купленных билетов;
• что покупал (какое мероприятие);
• статус (как часто покупает, когда делал это последний раз).

Также имеют значение такие данные, как доходы с каждого события, ожидаемые продажи, способы оплаты, количество возвратов, дни и основное время покупок.

В Qtickets предусмотрена возможность интеграции с сервисами аналитики и пикселями самых популярных соцсетей. Также доступны Dashboard и расширенная статистика по каждому мероприятию: количество участников, количество свободных мест, график продаж, онлайн-монитор статусов мест, источники продаж, покупки по акциям и многое другое (можно отслеживать изменения в режиме реального времени). В личном кабинете видны и продажи, сделанные каждым промоутером.

Дополнительные возможности автоматизированных билетных систем

Выше мы перечислили основные моменты, на которые обязательно нужно обращать внимание, когда решаете, какую билетную систему выбрать. Но у каждого мероприятия свои особенности, поэтому могут быть важны и дополнительные возможности:

• Индивидуальный дизайн билетов, Wallet и/или Google Passes для ценителей современных решений.
• Возможность создания лендинга для мероприятия.
• «Шлюзы» — интеграция с билетными агентами, которые тоже могут продавать билеты на своих площадках. Например, Кассир.ру, Яндекс.Афиша, Рамблер, Redkassa. В этом случае все продажи ведутся в едином поле и включаются в аналитику.
• Возможность продажи дополнительных услуг или товаров (например, мерча или автографа) одновременно с билетами.
• Опция закрытых продаж для определенных групп покупателей.

Организаторам, которые используют Qtickets, доступно всё перечисленное, а также бесплатное удобное приложение для сканирования билетов. С ним не придется привязываться к площадкам, где есть оборудование, или брать его в аренду и отвечать за сохранность — достаточно выдать сотрудникам смартфоны или позволить использовать личные телефоны. Даже подключаться к интернету не обязательно — можно скачать билеты и работать офлайн. Однако режим работы без интернета не рекомендован при более чем одном сканировщике.

Подведем итоги: какую билетную систему выбрать?

Начните с составления шорт-листа: изучите предложения в интернете, почитайте отзывы, расспросите знакомых из ивент-сферы, пообщайтесь с представителями разных сервисов. Отсейте тех, кто не нравится или чьи условия не устраивают уже на этом этапе.

Чтобы выбрать из нескольких фаворитов сервис, который станет надежным партнером и помощником, нужно предварительно решить для себя, какие критерии действительно важны. Составьте свой чек-лист, опираясь на предложенный нами, и оцените кандидатов по каждому пункту. Изучив результаты, вы увидите, какая платформа подходит оптимально.

Исходите из своих целей. Например, если хотите повысить средний чек, то можете предлагать мерч или отдельный вход при покупке билетов. Это экономит время гостя, позволяет вам рассчитать количество сувениров и не переплачивать за изготовление лишних, а еще — увеличивает продажи. На эмоциях от покупки билета, например, на концерт любимого исполнителя человек скорее всего купит кепку или футболку, не задумываясь об их цене.