Как стать организатором концертов с нуля и дорасти до организации туров

Новички в менеджменте организации музыкальных мероприятий набивают одни и те же шишки. Мы попросили опытных товарищей рассказать о том, что они делали не так на старте своей карьеры, и написали статью, которая поможет вам избежать распространенных ошибок.

Рассмотрели:

• Риски работы без сметы

• Просчеты при выборе артиста

• Преимущества концертных туров для менеджеров мероприятий

• Рекомендации опытных организаторов для тех, кто планирует первый тур

Ошибка №1: работа без сметы

Один из концертных менеджеров признался, что к первому концерту подошел по-дилетантски. Не разобравшись, потратил на таргетированную рекламу 30 000 рублей вместо оптимальных 15 000, не представлял, сколько удастся заработать, и просто надеялся хотя бы окупить расходы. Билеты продавались плохо, но в итоге вышел в ноль. Повезло.

Чтобы не переживать о результате, важно продумать все статьи расходов и возможности заработка, составить смету и правильно рассчитать стоимость билета. Мы написали статью о том, как это сделать, — прочтите обязательно!

Минимум 30% должны стать вашей прибылью. Есть негласная рекомендация: разница между запланированными валом и расходами должна составлять 30-40%. Так вы обезопасите себя в финансовом плане.

Ошибка №2: просчеты при выборе артиста

Организаторы иногда действуют наобум, выбирая тех, от кого зависит их заработок. Один из наших собеседников пошел на поводу у знакомого — тот уверял, что исполнитель востребованный, и обещал помочь заполнить зал. Не помог: из 200 билетов смогли продать только 40. Оказалось, что артист не популярен в данном регионе

Все расходы легли на плечи организатора: пришлось из своего кармана оплачивать гонорар, гостиницу, транспорт, аренду площадки. Несмотря на провал, он не потерял запал и продолжил организовывать концерты. Но стал подходить к менеджменту организации мероприятий более обдуманно и серьезно.

О том, как выбирать исполнителей, читайте в материале «Тонкости концертного бизнеса».

Ошибка №3: боязнь заниматься турами

К организации туров приходят немногие — это другой уровень ответственности, требующий больше сил и времени. Но если готовы вкладываться, отдача не заставит себя ждать — букинг-менеджеры исполнителей отдают предпочтение организаторам, которые умеют работать с турами.

Учтите, что затраты и риски выше. Организатор туров, с которым мы общались, рекомендует обзавестись финансовой «подушкой безопасности». Например, если у артиста гонорар больше миллиона рублей, у вас должно быть более 5 миллионов свободных средств. Он также отметил, что важно правильно выбрать билетный сервис. Если у платформы недостаточный функционал, она «падает» при повышенной нагрузке или не предоставляет качественную поддержку, вам будет сложно работать над масштабными проектами.

По словам организатора, сделать всё своими силами и проконтролировать каждое действие — нереально. Представьте, что в каждом из десятков городов нужно заключить договор с билетным агентом — некоторое время вы будете заниматься исключительно документами. Ускорить и упростить менеджмент организации мероприятий поможет онлайн-платформа для продажи билетов.

Организаторы туров, которые используют для продажи билетов Qtickets, отметили такие полезные функции:

1. Автоматизация промоутеров. Промоутеры регистрируются и в личном кабинете выбирают мероприятия, доступ к которым открывает организатор. Организатор видит все проданные билеты, за которые рассчитывается с промоутером. Такая схема позволяет увеличить продажи билетов «холодной» аудитории до 20%. Это хорошая стратегия для менеджмента организации мероприятий.

2. Промокоды и «правильные» скидки. Их применение упрощает проведение акций, обеспечивающих рост продаж до 15%.

3. Горящие билеты. Эта функция помогает создать ажиотаж вокруг мероприятия — показывает покупателям, что билеты заканчиваются и стоит поторопиться с покупкой.

«Еще одна хорошая опция — остатки билетов. Их можно как скрыть, так и показать. Эта функция также помогает стимулировать продажи».

Один из концертных менеджеров также отметил возможность персональной работы с каждым покупателем, которая помогла ему сэкономить около миллиона рублей. Когда в 2020 тур пришлось перенести на следующий год, многие покупатели хотели сдать билеты. Другие платформы в 99% случаев возвращали деньги автоматически, а в Qtickets решение за организатором — наш клиент связался с покупателями, нашел компромисс и избежал потерь.

Другой сделал акцент на возможности моментального вывода средств. Концертный менеджер отметил, что ни разу за 3 года сотрудничества не пришлось ждать — если деньги нужны, их можно получить в кратчайшие сроки.

Как стать организатором концертных туров с нуля: 4 совета от опытных участников ивент-рынка

Если размышляете над тем, как стать организатором мероприятий без опыта, учтите эти советы:

1. Изучите условия артиста. Узнайте расценки и райдер, посчитайте, сколько можно заработать с одного концерта. Возможно окажется, что с известным и «дорогим» артистом собрать зал не удастся. Как это узнать: провести два тестовых концерта и посмотреть на статистику. Важно помнить, что даже два успешных концерта — не гарантия того, что и третий «выстрелит». Однако благодаря тому что у концертов тура общая экономика, ивенты «в минус» должен перекрыть доход от более успешных. Если уверены, что так и будет, можно планировать тур!
2. Проанализируйте популярность артиста. Не стоит ориентироваться на мнения друзей. Лучше сесть и изучить «спрос на артиста» в конкретном городе (например, через Яндекс.Wordstat). Далее сделать парсинг по аудио (как — читайте в нашей статье): посмотреть, сколько людей и где именно покупают билеты на конкретного артиста. Даже если в вашем городе музыкант не востребован, в другом он может быть очень популярен. Не стоит рассматривать города с населением меньше 500 000 человек — в них риск того, что концерт провалится, гораздо выше.
3. Не берите кредиты. Event — одна из самых рискованных сфер. Сегодня вы можете быть в шоколаде, а завтра — сработать в минус. Поэтому заниматься организацией мероприятий на последние деньги или в кредит не нужно. Лучше начинать с небольших фестивалей, приглашать местных артистов и таким образом изучать сферу. Если работаете с Qtickets, можете в любой момент вывести заработанные деньги и вложить их в продвижение. Главное — правильно выбрать артиста, чтобы гарантировано получить быстрые первые продажи. При одновременном запуске продаж в нескольких городах, где востребован артист, вы получите хорошую финансовую поддержку для расходов на рекламу и подрядчиков.
4. Продумайте логистику. Это крайне важный пункт в менеджменте организации мероприятий. Многие начинающие организаторы теряют деньги именно на ней. Важно заранее купить билеты на транспорт — так дешевле и не придется переживать, что артист не успеет на концерт. Если планируете тур, составляйте программу с умом. Допустим, запланировано три концерта: в Нижнем Новгороде, Казани и Краснодаре. Если из Нижнего ехать на концерт сначала в Казань, а потом в Краснодар, можно сэкономить 13,5 часов.
5. Отслеживайте ковидные ограничения в городах, куда едете. Условия проведения массовых мероприятий постоянно меняются, поэтому важно держать руку на пульсе .