7 правил для успешного продюсирования мероприятий

«Зачем мне правила? Я уже восемь лет занимаюсь организацией и знаю все этапы подготовки и проведения мероприятий, как свои пять пальцев», — скажете вы. Да, кажется, что опытных специалистов уже ничем не удивить. Но давайте посмотрим чуть глубже. Возможно, вы не очень довольны тем, как проходят ваши дни перед концертами. Вы устаете, работаете как вол, но не всегда полные залы и выручка вас радуют. Ваш мозг работает и днем, и ночью: переживает за низкие продажи и постоянно генерирует новые акции и пути привлечения клиентов. Наша статья не даст вам волшебную таблетку от всех бед, но поможет наладить свою работу так, чтобы уставать меньше, а зарабатывать больше. Мы дадим вам правила для успешного продюсирования мероприятий, которыми с нами поделились опытные организаторы. С их помощью вы еще раз посмотрите на всё, что делали раньше, и еще раз проверите, оптимально ли выстроена ваша схема работы.

• Обозначить цель мероприятия
• Определить способ ее достичь
• Собрать команду
• Выбрать билетный сервис
• Узнать целевую аудиторию
• Сформировать смету
• Расписать сроки для каждого этапа

Правило 1. Цель

Если вы не знаете, куда идти, то в конечном итоге никуда и не придете. Прежде чем начинать подготовку к проведению концерта или любого другого мероприятия, подумайте, зачем вам это надо. Какая у вас цель? Провести мероприятие — это не цель, а только лишь способ ее осуществления. Копайте глубже. Заработать десять миллионов? Стать популярным? Освоить новый регион? Поработать со знаменитым артистом? Получить опыт в проведении непривычных для вас мероприятий? Например, вы много лет занимаетесь организацией концертов, знаете все нюансы, но вдруг захотелось попробовать себя в чём-то еще, например в организации фестиваля или спортивного соревнования. Вы не пойдете сразу договариваться с футбольным клубом, а возьмете менее масштабный проект. Потому что ваша цель — попробовать свои силы в другом направлении. А вот если вы хотите заработать 10 миллионов с одного события, то тут нужно продумывать другую стратегию.

Глобально мероприятия можно разделить на несколько типов:

• Для заработка на билетах. Это спортивные мероприятия, концерты, фестивали, спектакли.
• Деловые мероприятия — повышают узнаваемость бренда и презентуют продукт или услугу. Подробнее об этапах подготовки и проведении деловых мероприятий можно прочитать в нашем блоге.
• Спонсорские мероприятия часто делают бесплатными, их цель привлечь партнеров. Например, организовывают выставку или форум и зарабатывают не на продаже билетов на мероприятие, а на поиске бизнес-партнеров и заключении контрактов
• Корпоративы, свадьбы, частные вечеринки. То есть мероприятия под заказ клиента.

Правило 2. Стратегия

После того как вы определились с целью, переходим к планированию своих действий. Другими словами, составляем стратегию. Для удобства мы разделили ее на 8 шагов:

Шаг 1. Определяем бюджет мероприятия. Об этом мы еще расскажем подробнее в нашей статье.

Шаг 2. Разбираемся с необходимым количеством мероприятий. Например, если вы хотите получить новый опыт, вам будет достаточно одного, чтобы посмотреть, ваше это или нет. Если хотите заработать определенную сумму, возможно, одним подходом не обойдется и нужно организовывать серию или тур. Не стоит их бояться, да, туры требуют больше времени, внимания и ответственности. Но у них есть и сильные стороны: известные артисты предпочитают работать с теми, кто уже умеет организовывать туры. К тому же, если концерт провалился в одном городе, убытки сможет перекрыть успешное мероприятие в другом. Если вы совершили ошибку, то при подготовке и проведении концерта в другом городе уже не повторите ее.

Если задумались об организации туров, обязательно почитайте статью в нашем блоге.

Шаг 3. Подобрать площадку под мероприятие: открытую или закрытую, на какое количество человек.

Шаг 4. Убедиться, что все разрешающие документы на проведение мероприятия у вас на руках. 

Шаг 5. Утвердить дату и время. Лучше не пересекаться по времени с другими крупными мероприятиями в городе и учитывать особенности целевой аудитории.

Шаг 6. Сформировать список необходимого оборудования. Для этого нужно изучить технический райдер артиста и посетить площадку, где планируется концерт. Лучше лично убедится в исправности оборудования. Если концерт будет на открытой площадке, стоит заранее позаботится об укрытиях в случае непогоды.

Шаг 7. Обозначить старт продаж билетов, рекламный бюджет и определить каналы продаж: кассы, промоутеры, агенты или самостоятельная продажа с помощью билетного сервиса.

Шаг 8. Утвердить стратегию продвижения мероприятия. 

Правило 3. Команда

Один в поле не воин. Чтобы заниматься успешным продюсированием мероприятия, нужно собрать сильную команду, удерживая в голове свою цель и стратегию. Не нужно тянуть всё на себе или взваливать на одного ассистента. 

• Маркетолог поможет найти нишу, в которой компания будет успешнее развиваться, расскажет об услугах на понятном клиенту языке и ускорит продвижение. Поможет правильно найти подрядчиков на запуск рекламной кампании и сэкономить бюджет
• Менеджер планирования распределит бюджет мероприятия, найдет подрядчиков и согласует с ними цену, выберет подходящую локацию и согласует все нюансы с артистом.
• Креативщик нужен, чтобы события отличались, были не такими, как у всех, и как зрители, так и артисты понимали, что работая с вами, они точно получат уникальное, запоминающееся мероприятие. В принципе его может заменить хороший маркетолог или вы сами, главное, чтобы все были профессионалами в обоих направлениях.
• Координатор держит у себя в органайзере все этапы подготовки и проведения мероприятий — от дат вылета до времени, когда нужно встречать кейтеринг.
• SMM-специалист продвигает услуги компании в социальных сетях. Может быть как в штате, так и на аутсорсе. Часто организаторы совершают ошибку, пытаясь переложить эту задачу на маркетолога. Важно понимать, что хороший маркетолог — это голова, которая управляет, а руки лучше взять на аутсорс.

Команда — это не только люди, но и сервисы, которые вам помогают. Билетный сервис — это тоже часть команды, ведь он может заменить отдельных сотрудников. Например, вам не нужно расширять штат менеджеров или загружать личного ассистента, которые не справляются с потоком желающих, — ведь QTickets принимает оплату от клиента и доставляет билеты до покупателя. Также вы можете настроить сервис автоматических возвратов, и покупатели смогут самостоятельно вернуть деньги за билет. 

Часто даже опытные организаторы совершают распространенную ошибку и сильно расширяют свой штат — в итоге теряют в прибыли и теряют фокус. Например, нанимают дизайнера, чтобы сделать страницу для продажи билетов, или делают лендинг под каждое мероприятие. Это путь в никуда. Чаще всего на странице покупки оказывается человек, которого не надо убеждать купить билет. Он сам к вам пришел после рекламы или социальных сетей. Ему нужна просто удобная страница, где он выберет место и оплатит свой билет. Если вы можете переложить задачу на билетный сервис, смело делайте это с Qtickets, который даст вам готовую страницу под каждое мероприятие. 

Правило 4. Билетный сервис

Продюсирование мероприятий не заканчивается на организации, нужно еще и продвигать событие и продавать билеты. Самый очевидный способ продаж — это работа с кассами в городе и посредниками/агентами. Но в этом случае организатор упускает массу возможностей: он не видит аналитику продаж, не понимает, откуда клиенты узнали о концерте, не может собрать собственную «теплую» базу. Исправить это поможет прямая модель продаж D2C — вы самостоятельно занимаетесь продвижением и продажами билетов напрямую клиентам с помощью билетного сервиса. 

Организатору не придется контролировать работу посредников и «разгребать» последствия, а хороший билетный сервис сделает процесс продаж и маркетинговых исследований простым. Более подробно о модели D2C читайте в нашей статье. Не игнорируйте прямые продажи — используйте возможности билетного сервиса Qtickets — это маркетинговый инструмент, с помощью которого вы сможете анализировать продажи, собирать базу клиентов, влиять на конверсию, делать допродажи и  продавать не только на сайте, но и напрямую через социальные сети.

При этом к Qtickets подключены все самые популярные билетные операторы, и вы без труда сможете выдать им свои билеты под реализацию в автоматическом режиме, если появится желание или потребность. Поэтому еще одно важное правило продюсирования — подобрать правильный билетный сервис. Он должен облегчать вам жизнь, а не наоборот. Обращайте внимание на такие нюансы:

• Работает ли сервис с юридическими лицами. Если нет, то вы не сможете продавать билеты компаниям и потеряете в доходе, или вам придется делать всю работу вручную и нагружать менеджера дополнительной задачей. Qtickets автоматически формирует счет и акт для оплаты юридическим лицам.
• Как быстро можно вывести деньги. Некоторые сервисы ограничивают количество и сроки вывода денег, а в ивент- бизнесе часто свободные финансы нужны «вчера». С Qtickets вы сможете выводить деньги мгновенно и в любое время на банковскую карту или банковский счет ИП/юрлица.
• Что входит в тариф. Есть сервисы, которые берут низкую комиссию, но какой  ценой? Дополнительный сервисный сбор, ограничение по выводу денег, грабительские комиссии за вывод больше определенной суммы, комиссии за возврат, дополнительная комиссия за эквайринг и т. д. Зачастую сразу не поймешь, сколько платишь на самом деле.
• «Гибкость» сервиса. Важно, чтобы организатор мог настраивать работу под свои потребности: менять схемы зала в зависимости от типа мероприятий, добавлять или убирать поля на странице покупки билета, устанавливать сроки акций.
• Самостоятельность системы. Хороший билетный сервис снимет с вашей команды максимальное количество задач — отправит чеки и билеты покупателю, оформит возврат, соберет статистику, будет надежно хранить информацию о ваших покупателях и никому ее не продаст, не передаст.

Если цель продюсирования мероприятия — заработать на билетах, без билетного сервиса не обойтись. Почитайте наш кейс о подготовке, продвижении и проведении концерта в Олимпийском. И не забывайте подписаться на наш телеграм-канал ПБКБ (Продавай билеты как бог), где мы регулярно делимся полезными советами и лайфхаками для организаторов событий. Присоединяйтесь прямо сейчас!

Правило 5. Аудитория

Первым этапом продюсирования мероприятия должно стать определение целевой аудитории. Например, вы хотите организовать концерт рэп-исполнителя. Чтобы понять, кому продавать билеты, вам нужно в первую очередь определить географию целевой аудитории.  Это поможет понять, в каких городах делать концерты. Как это сделать? Например, с помощью сервиса Церебро Таргет или Яндекс.Музыка можно проанализировать сообщества поклонников вашего артиста и посмотреть, в каких городах их больше всего. Не стоит ограничиваться только таким прямым поиском, стоит поискать сообщества, схожие по жанру, и также проанализировать географию поклонников. Еще один помощник — это сервис Wordstat , который показывает запросы в интернете по городам и регионам. С его помощью вы увидите, сколько человек интересуется концертами и творчеством вашего исполнителя или похожих на него в любом городе. Далее вы уже сможете, используя тот же Церебро, собирать схожую аудиторию, искать сообщества, на которые она подписана. Эта информация пригодится вам в дальнейшем: для настройки рекламы, сбора look-alike аудитории для ретаргетинга, формирования лояльного комьюнити, чтобы продавать им билеты без вложений в рекламу. Подробнее об этом читайте в нашей статье «Формирование аудитории и ее прогрев: как добиться лояльности зрителей, чтобы продавать им билеты с минимальными затратами на рекламу» 

Правило 6. Смета

«Семь раз отмерь — один раз отрежь» — обязательное правило для продюсирования мероприятий. Прежде чем начинать этапы подготовки и проведения, обязательно просчитайте все доходы и расходы. Вы можете это делать в обычной таблице Excel — распишите все расходы. Например: гонорар артиста, затраты на райдер, аренда помещения, реклама, логистика. Не забывайте о комиссиях банку, взносах за сотрудников и непредвиденные траты. Многие опытные организаторы постоянно совершают одну и ту же ошибку: не закладывают бюджет на форс-мажорные ситуации. Обязательно включайте в расходы 3–10% от общей суммы на непредвиденные траты. Подробная смета поможет правильно сформировать цену билета, используя такую формулу: (точка безубыточности (сумма всех обязательных расходов + запас на непредвиденные ситуации) + желаемая прибыль организатора) / вместимость зала. 

Часто организаторы упускают возможности увеличить средний чек, соответственно, и общую прибыль от мероприятия. Как это можно сделать? Добавить к покупке билета дополнительные услуги или товары: мерч с символикой артиста, сувениры с автографом, вход без очереди, автограф-сессию.

Также смета помогает увидеть, что нужно урезать расходы, чтобы выйти в плюс. Как это можно сделать? Например, найти площадку для мероприятия подешевле. Иногда это сопровождается неудобствами: отсутствием сотрудников на площадке или плохим интернетом. Но всегда можно найти компромисс — билетный сервис Qtickets помогает провести мероприятие где угодно, хоть в чистом поле,  с помощью мобильного приложения для сканирования билетов. С таким сканером вы сможете: 

• выбрать любую площадку, даже в труднодоступных местах, где нет интернета;
• выбрать площадку, на которой нет сканера билетов;
• отказаться от дополнительной платы за оборудование при аренде площадки.

Если бюджет очень ограничен, можно даже сэкономить и не оплачивать отдельно сотрудников для проверки билетов. Любой человек из вашей команды или волонтер, если мероприятие низкобюджетное, может скачать приложение на смартфон и проверять билеты.

Правило 7. Тайминг

Когда вы определили все этапы подготовки и проведения мероприятия, распишите все сроки реализации. Это поможет, во-первых, не бегать перед концертом с огромным списком дел, а во-вторых, вы точно ничего не упустите и не забудете. Чтобы точно ничего не забыть и не упустить, можно использовать не только ежедневник, но и приложения для планирования или распределения задач. Мы собрали несколько самых популярных:

1. Trello

Представляет собой рабочее пространство с несколькими досками, на которые вносят задачи. Каждой задаче можно установить срок и добавить исполнителя. Удобно, когда работаешь с командой: все видят текущее положение дел и могут оставлять комментарии, как двигается та или иная задача.

1. Kaiten

Российский аналог Trello, где есть встроенная аналитика, которая покажет процессы, время выполнения задач и загруженность сотрудников. Позволяет бесплатно перенести данные из других сервисов.

1. Any Do

Очень простое приложение, куда можно вносить списки дел и задачи, оптимизируется с календарем и даже можно настраивать уведомления, которые приходят в мессенджер. Последняя функция, правда, доступна при платной подписке, но в целом хватает и бесплатной версии.

1. Tick Tick

Похож на предыдущий планировщик, но отличается синхронизацией с голосовыми помощникам (Сири и Алисой), а также позволяет импортировать задачи из других приложений.

1. Singularity

Еще один российский аналог планировщика, который подходит для индивидуального пользования. Работа с командой возможна только на платной версии. Есть и список задач, и проекты, и планы, и чек-листы. Сервис поддерживает функцию голосового ввода в мобильном приложении.

1. Microsoft To Do

Это простой и удобный инструмент для составления списка задач и планирования рабочего дня. Позволяет создавать задачи, устанавливать напоминания, синхронизируется с другими продуктами Microsoft.

1. Google Docs

Идеально подходит для создания и совместного редактирования документов в режиме онлайн. Вы можете вести планы, списки задач и документацию вашего проекта в Google Документах, делиться ими с командой и работать вместе в реальном времени.